Зміст

• Крок
• Частина 1 з 2: Написання порядку денного
• Створіть порядок денний з нуля
• Використання шаблону календаря
• Частина 2 з 2: Найкращі практики використання календаря
• Поради

Для впорядкованої зустрічі потрібен чітко прописаний порядок денний. Нехай ваша зустріч не стане такою нудною та ефективною, якою здається багато зустрічей. Дотримуючись детального, але гнучкого порядку денного, ви можете підтримувати свою зустріч упорядкованою та цілеспрямованою, щоб досягти всіх цілей зустрічі в найкоротші терміни. Якщо ви хочете написати свій власний календар, скористатися шаблоном або максимально використати календар, який у вас вже є, див. Крок 1 нижче, щоб розпочати!

Крок

Частина 1 з 2: Написання порядку денного

Створіть порядок денний з нуля

1. Почніть із назви календаря. Від найкращої літератури до найсухішої електронної таблиці майже кожен важливий документ потребує заголовка, і порядок денний зустрічей не є винятком. Ваш заголовок повинен розповідати читачеві про дві речі: по-перше, що він чи вона читає порядок денний, а по-друге, тему, про яку йдеться на зустрічі. Коли ви вирішили, поставте свою назву вгорі чистого документа. Назва не повинна бути квітучою або складною - у діловому контексті найкраще підходять прості та прямі назви.
   • Втримайтеся від бажання використовувати окремі або великі шрифти для свого заголовка. У більшості випадків вам захочеться використовувати простий гідний шрифт, такий як Times New Roman або Calibri, і зробити заголовок таким же розміром, як і інші літери в документі (або просто трохи більший). Пам’ятайте, що мета Вашого заголовка - поінформувати читачів про те, що вони дивляться, не обов’язково розважати чи відволікати їх.
2. Додати "ВООЗ?’, ’правда?"і"коли?"дані до заголовка. Після заголовка порядок денний засідань зазвичай має заголовок, який може детально відрізнятися залежно від того, наскільки офіційним є ваше робоче місце. Цей заголовок зазвичай стосується рядка під заголовком. Зазвичай у шапці ви коротко перелічуєте фактичну інформацію про зустріч, яка не має нічого спільного з обговорюваною темою. Це для того, щоб люди, які не присутні, знали, коли і де це відбулося, і хто був присутній. Нижче наведено кілька речей, які ви можете додати; незалежно від вибраних вами даних, переконайтеся, що ви чітко ідентифікуєте кожну інформацію (роблячи текст ярлика жирним тут добре працює):
   • Дата і час. Вони можуть бути згруповані разом або у своїх окремих розділах.
   • Розташування. Якщо у вашої компанії декілька місцеположень, ви можете записати адресу, але якщо є лише одне місце, ви можете назвати кімнату, в якій ви збираєтесь (наприклад, кімната засідань №3).
   • Присутні. Назви посади, як правило, необов’язкові, але не обов’язкові.
   • Присутні спеціальні особи. Це можуть бути спеціальні гості, спікери або керівники конференцій.
3. Напишіть коротку заяву з цілями. Наради, які не мають чітко визначеної мети, ризикують витратити дорогоцінний час, оскільки учасники вирішують, про що говорити. Пропустіть рядок після заголовка та використовуйте жирний або підкреслений текст, щоб позначити розділ цілей заголовком, як-от "Ціль" або "Ціль", за яким ставиться двокрапка або новий рядок. Потім ви описуєте кількома стислими та різкими реченнями моменти, які слід обговорити під час зустрічі. Поставте собі за мету написати тут приблизно 1-4 речення.
   • Наприклад, якщо ми хочемо написати заяву про цілі для бюджетної наради, ми можемо використовувати такі: "Завдання: Перелічіть ключові бюджетні цілі на 2014-2015 фінансовий рік та обговоріть довгострокові заходи економії коштів. Крім того, директор з досліджень та розробок Маркус Фельдман представить результати недавнього опитування щодо конкуренції ".
   • Якщо ви коли-небудь писали в науковому контексті, подумайте про цілі як про підсумок наради. Ви в основному говорите, що потрібно обговорити на засіданні, не вдаючись до деталей.
4. Напишіть розклад основних моментів зустрічі. Графіки допомагають боротися з тенденцією ділових зустрічей тривати занадто довго. Пропустіть рядок після заяви про цілі, дайте своєму графіку жирний або підкреслений заголовок і починайте створювати час (відповідно до ключових моментів обговорення) у своєму графіку. Щоб його було легко читати, надайте кожному періоду часу свій рядок.
   • Позначте кожен проміжок часу за допомогою або запланований час початку та закінчення, або кількість часу, який ви хочете витратити на кожну частину. Вибирайте ту чи іншу систему та будьте послідовними - змішувати речі виглядає непрофесійно.
   • Іншими словами, ви хочете позначити кожен проміжок часу як часом початку, так і кінця для цієї теми розмови, або просто записати, як довго ви хочете, щоб вона тривала. Наприклад, приклад рядка може бути "14:00 - 14:05: Вступ та презентація " або ’5 хв: Вступ та присутність. ”Однак слід уникати перемикання між двома системами.
5. Виділіть час у графіку для будь-яких особливих гостей. Якщо гості приходять на вашу зустріч для обговорення важливих тем, ви хочете виділити час на зустрічі для цих людей. Дайте кожному гостю свій часовий інтервал, навіть якщо у них більше однієї теми розмови. Таким чином кожен може організувати власні теми за бажанням.
   • Щоб уникнути незручних питань складання розкладу, заздалегідь зв’яжіться з гостями, щоб дізнатися, скільки часу кожному з них знадобиться на свою тему розмови.
6. Залиште додатковий час наприкінці зустрічі для будь-яких інших справ. Протягом цього часу люди можуть просити пояснень щодо заплутаних тем розмов, висловлювати власну думку, пропонувати теми для майбутніх зустрічей та робити інші коментарі. Ви можете зробити це опитування явним, включивши його як останній пункт у свій графік, або ви можете підняти його самостійно після останнього пункту зустрічі.
   • Якщо ви дійшли до кінця наради і ніхто не має додаткових питань чи коментарів, ви завжди можете закінчити зустріч достроково. Багато ваших присутніх, мабуть, подякують вам за це!
7. Ви також можете надати огляд тем розмови. Зазвичай графік - це левова частка в порядку денному зборів - тієї частини, на яку люди прагнуть вести дискусію. Однак, хоча не потрібно докладати ці додаткові зусилля, надання додаткового огляду ключових моментів може бути дуже корисним для відволікаючих учасників. Конспект нагадує учасникам про ідеї, представлені на зустрічі, і допомагає тим, хто важко стежить за кожною згаданою темою. Нижче наведено приклад типу резюме, який ви, мабуть, хочете використовувати:

   • I. Статті бюджету з високим пріоритетом

     • А. Бюджет подорожей працівника

       B. Ставки дилерів

       • i. Переговори про кращу угоду?

       C. Витрати на лобіювання

     II. Заходи щодо поліпшення товарообігу

     • А. Альтернативні угоди про надання послуг

       • i. Презентуйте варіанти клієнтам

         ii. Отримайте відгук

       B. Реінвестування в мобільні технології

     ...і так далі.

8. Перш ніж роздавати їх, перевірте календар на наявність помилок. Оскільки деякі учасники можуть покладатися на порядок денний зборів, дуже гарно перевірити його на наявність помилок, перш ніж роздавати. Робити це не просто послуга присутнім - це також позитивно відображається на вашій увазі до деталей та цінності вашої посади.
   • Більше того, перевірка того, чи немає у вашому щоденнику помилок, може вам допомогти час і врятувати вас обличчя Витрата часу на пояснення порядку денного, повного помилок, може заплутати вашу зустріч і поставити перед вас незручно, особливо коли присутні важливі люди.

Використання шаблону календаря

1. Використовуйте шаблон, що додається до вашого текстового процесора. Багато програм обробки текстів, такі як Microsoft Office, Pages для Mac тощо, мають стандартні шаблони для всіх видів особистих та професійних документів, включаючи порядок денний нарад. За допомогою цих шаблонів ви можете напрочуд швидко та легко створити професійний документ. Зазвичай такі типи шаблонів організовані в логічні розділи з естетично вигідним макетом - просто введіть відповідні дані у відповідні пробіли, і все готово!
   • Хоча кожен текстовий процесор дещо відрізняється, більшість із опцією шаблону дозволять вам переходити до шаблонів із рядка меню у верхній частині вікна програми.
   • Якщо ваш текстовий процесор може використовувати шаблони, але не має відповідних шаблонів порядку денного наради, ви можете завантажити один із веб-сайту виробника програм. Наприклад, шаблони для Microsoft Word доступні на сайті office.microsoft.com, тоді як шаблони для Pages для Mac можна знайти в магазині Apple App.
2. Ви також можете завантажити шаблон із зовнішнього джерела. Якщо ваш текстовий процесор не постачається із шаблонами календаря за замовчуванням, і ви не можете отримати їх на офіційному сайті, не хвилюйтеся - в Інтернеті є безліч безкоштовних шаблонів. Простий пошук у вибраній пошуковій системі, скажімо, "шаблону порядку денного наради", дасть вам десятки відповідних результатів. Однак, оскільки не всі ці результати походять з офіційних, надійних джерел, важливо розрізняти, вибираючи, які шаблони використовувати. Нижче наведено кілька зовнішніх сайтів, які ви можете відвідати:
   • Зберегти шаблони Word - Цей професійний сайт пропонує безліч якісних шаблонів для Microsoft Word.
   • Інтернет-шаблони Word - ще один чудовий ресурс для шаблонів Word. Однак ця сторінка пропонує лише кілька варіантів.
   • iWorkCommunity - хороший шаблон календаря для Сторінок. Однак цей шаблон призначений для старих версій Сторінок (до 2009 року).
   • В App Store також є маса шаблонів для Сторінок. На жаль, не всі вони доступні безкоштовно.
3. Заповніть поля у вашому шаблоні. Після того, як ви знайшли відповідний шаблон у своєму текстовому процесорі або завантажили той, який вам подобається, все, що вам потрібно зробити, - це заповнити шаблон необхідною інформацією. Більшість шаблонів матимуть чітко позначені області для введення імен, часу, тем розмов, назв розділів тощо. Заповніть усі відповідні поля, щоб заповнити свій порядок денний, а потім перевірте свою роботу на наявність помилок. Наскільки корисними можуть бути шаблони календаря, вони не захищають вас від орфографічних, граматичних та фактичних помилок.
   • Не залишайте жодного поля порожнім. Ніщо не виглядає так самодійно, як, скажімо, рядок у графіку, де написано лише "Введіть тут". Якщо з якихось причин є частини шаблону, які ви не хочете заповнювати, видаліть їх, а не залишайте порожніми.
4. Внесіть незначні зміни, щоб адаптувати календар до своїх потреб. Шаблони порядку денного наради можуть бути дуже корисними, але немає жодної причини, чому ви точно повинні дотримуватися типового стилю та макета календаря за замовчуванням. Не соромтеся вносити зміни до змісту та стилю шаблону, як вважаєте за потрібне, щоб переконатись, що ваш календар відповідає стандартам, які ваша компанія встановила для вас і які ви встановили для зустрічі.
   • Наприклад, якщо ви вважаєте, що певний шаблон виглядає дуже добре, але його заголовок настільки довгий, що відволікає, сміливо видаляйте всі непотрібні розділи заголовка, як вважаєте за потрібне, якщо ви робите це таким чином, макет документа не зіпсований, або порядок денний виглядає потворно.

Частина 2 з 2: Найкращі практики використання календаря

1. Спочатку виберіть найважливіші теми. При плануванні зустрічей, як правило, є доброю політикою ставити найважливішу тему на передню частину розкладу. Цим ви досягаєте двох речей. По-перше, це дозволяє кожному обговорити ці важливі теми, коли вони перебувають на своєму краю і ще не втомлені на початку зустрічі. По-друге, у випадку, якщо зустріч закінчується достроково або певним учасникам необхідно виїхати до кінця, це гарантує, що важливі теми вже обговорено.
   • Зустрічі не завжди проходять за планом. Якщо в кінці зустрічі скидаються невеликі, неважливі теми, можливо, ви зможете вирішити їх самостійно або призначити іншу зустріч пізніше. Однак, якщо ви не можете висвітлити основні теми розмов, ваша зустріч не змогла досягти тієї частини цілі, яка може бути для вас і неприємною, і незручною. Поміщення найважливіших тем у верхню частину вашого розкладу запобігає переважно ця проблема.
2. Дотримуйтесь свого календарного розкладу, але будьте гнучкими. При плануванні та проведенні зустрічі однією з найбільших небезпек є те, що вона займає більше часу, ніж планувалося. Працівники зазвичай мають одного нелюбов зустрічі, які є занадто довгими, і це правильно, оскільки вони можуть бути неймовірно нудними і заважати людям робити справжню роботу. Щоб ваша зустріч тривала за розкладом, стежте за годинником, і якщо у вас є можливість, чемно продовжуйте, вимовляючи щось на кшталт: «Нам дійсно потрібно перейти до наступної теми, якщо ми хочемо вийти звідси вчасно. "
   • Однак зустрічі часто йдуть не за планом, тому ви повинні бути готові компенсувати, якщо будь-яка частина вашої зустрічі триває довше, ніж ви хотіли б. Будьте гнучкими в обговоренні, наскільки це можливо, за обмежений час для вашої зустрічі. Наприклад, якщо частина вашої наради затримана, ви можете обробити обговорення на інші частини наради або взагалі пропустити відносно неважливі частини наради, щоб переконатися, що вона закінчиться вчасно.
3. Почніть писати свій порядок денний задовго до наради. Хоча календарі не обов’язково настільки важливі, як інші типи ділових документів (наприклад, звіти, електронні таблиці даних, слайди презентацій тощо), ви все одно хочете, щоб ваш календар виглядав професійно та гладко, особливо якщо ви ділитесь ним зі своїми колегами під час зустріч. Щоб у вас було достатньо часу для виготовлення якісного документа, почніть писати щоденник якомога раніше.
   • Початок на початку також дає вам перевагу отримувати відгуки про порядок денний вашої зустрічі. Обмін попередньою версією календаря з колегами чи керівниками та запит на їх введення можуть допомогти вам виправити недоліки та додати відсутні деталі, яких раніше не було. Якщо ви дочекаєтесь останньої секунди, щоб написати свій календар, можливо, ви не встигнете попросити цього відгуку.
   • Хоча ви можете позбутися написання порядку денного для регулярних щоденних зустрічей за день до наради, підготовка до важливої ​​зустрічі може зайняти тижні.
4. Поділіться порядком денним з учасниками зборів. Щоб усі прийшли на засідання з повним знанням теми, яку слід обговорити, вам слід заздалегідь поділитися з усіма розпорядком дня. Залежно від корпоративної культури, в якій ви працюєте, це може означати друк кількох копій та їх вручення особисто або просто надсилання календаря електронною поштою як вкладення. Однак ви поширюєте свій календар, перш ніж надсилати його, переконайтеся, що в ньому відсутні технічні помилки.
   • Залежно від важливості зустрічі, ви, мабуть, хочете дати учасникам порядок денний принаймні за годину-дві до наради. Для великих важливих зустрічей може знадобитися надсилати порядок денний за день або більше заздалегідь.
   • Оскільки люди часто зайняті чи забудькуваті, розумною ідеєю є принести на збори додаткові копії порядку денного, якщо хтось забуде їх.

Поради

• Якщо хтось не може бути присутнім на засіданні, спробуйте створити розділ "Оголошено відсутнім" у верхній частині порядку денного або залиште місце для цього і просто оголосіть про це під час засідання.
• Відмінний ресурс для одного продуктивний нарада використовує "DARV": цілі, порядок денний, ролі та обов'язки. Перш за все, ваша зустріч повинна мати таку об'єктивний мати. Якщо ви просто проводите зустріч для надання інформації, не витрачайте час людей на зустріч. Надішліть їм бюлетень. Ціль повинна мати активний компонент і, якщо можливо, продукт для відображення: "Встановити щоквартальні цілі для команди". Порядок денний - це перелік тем, які ви будете вирішувати для досягнення цієї мети, з обмеженням у часі, щоб тримати вас на шляху. Наприклад, "1. Перевірте стан голів останньої чверті (15 хвилин), 2. Будь-які інші ділові пропозиції щодо цілей (20 хвилин), 3. Виберіть 5 головних голів (10 хвилин) тощо". Що стосується ролей та відповідальності, ви визначаєте, хто веде зустріч, хто робить нотатки, а хто призначає завдання, які є результатом наради.
• Якщо ваша компанія має спеціальну форму для календарів, використовуйте цю форму як шаблон. У деяких місцях дотримання формули є важливим.
• Залежно від того, що воліють ваші колеги, може бути корисно встановити кінцевий термін, коли люди можуть пропонувати ідеї для порядку денного. Вкажіть дату та час закриття та дотримуйтесь його. Зробіть місце для доповнень там, де вони покращують календар або коли події замінюють ваш оригінальний календар.