Зміст

• Крок
• Частина 1 з 2: Ввічливо скасуйте зустріч
• Частина 2 з 2: Призначте інший прийом
• Поради

Будь то через несподівану затримку, проблеми з дорожнім рухом чи непорозуміння у плануванні, іноді неминуче доводиться скасувати зустріч. Повідомлення новин людині, за якою ви будете сумувати, може бути страшним, але якщо ви будете чесними, ввічливими та повідомте їх якомога швидше, людина, швидше за все, зрозуміє. Призначте нову зустріч одночасно із скасуванням або якомога швидше, і запропонуйте зустрітися поруч із людиною, щоб полегшити їй.

Крок

Частина 1 з 2: Ввічливо скасуйте зустріч

1. Зв’яжіться з людиною, з якою ви домовились, якомога швидше. Чим довше ви будете з цим чекати, тим складніше йому буде. Скасувавши заздалегідь, ви вказуєте, що поважаєте його або її час.
2. Зателефонуйте, щоб скасувати зустріч особисто, якщо ви скасуєте в останню хвилину. Якщо це менше доби, вам слід зателефонувати людині, з якою ви домовились. Повідомлення електронною поштою, надсилання текстових повідомлень або телефонний дзвінок співробітника можуть стати недбалими, коли турбуєте його або її в останню хвилину.
3. Запрошуємо щирі вибачення. Навіть якщо ви скасуєте заздалегідь, повідомте йому або їй, що ви шкодуєте, що вам довелося скасувати зустріч. Можливо, він або вона скасували інші плани зустрічі з вами, і ви, ймовірно, завдали йому незручностей, скасувавши.
   • Досить коротких і простих вибачень, таких як: "Вибачте, що цього разу не встигаю".
   • Не використовуйте туманну лексику і не кажіть, що «можливо» не можете дотримати домовленості. Завжди краще бути прямолінійним і чесним.
4. Коротко поясніть, чому у вас не вийде. Якщо у вас є поважна причина, наприклад, проблеми з дорожнім рухом або хвороба, повідомте йому або їй, що саме тому вам довелося скасувати. Якщо у вас є менш прийнятна причина, наприклад, ви забули про зустріч або випадково призначили подвійну зустріч, надайте загальне пояснення, наприклад: "Виникла річ, від якої я не можу піти".
   • Не потрібно детально розказувати причину, навіть якщо ви чесні. Продовжуючи вишивати, може здатися, що ви щось вигадуєте.
   • Ніколи не кажіть "щось важливіше прийшло між собою" тощо.
   • Не виправдовуйтесь. Ви ризикуєте виявити, що інша людина була нечесною, що може погіршити ситуацію.
5. Повідомте людині, що ви цінуєте її час. Обов’язково наголосіть на тому, що ви цінуєте його або її перенесення, і що вам шкода, що вам доведеться скасувати. Дайте зрозуміти, що ви усвідомлюєте, що його час не обмежений.
   • Це особливо важливо, якщо інша особа зустріне вас як послугу, наприклад, професіонал у вашій галузі з більшим досвідом.

Частина 2 з 2: Призначте інший прийом

1. Запропонуйте зустрітися ще раз, якщо скасуєте. Це не тільки позбавить вас від клопоту з перекладом пізніше, але і покаже, що ви все ще зацікавлені у призначенні. Зателефонувавши або надіславши електронне повідомлення для скасування, вам слід закінчити, сказавши, що хочете перенести час, коли це йому найбільше підходить.
2. Дайте кілька разів, коли будете готові зустрітися. Ви повинні докласти максимум зусиль, щоб виконати графік іншої людини, але корисно дати їм кілька варіантів на вибір. Дізнайтеся три чи чотири рази, що ви доступні, і запитайте, чи зручний для нього такий час.
   • Наприклад, ви можете сказати: "Я вільний у п’ятницю після 14:00 і завжди в понеділок або вівторок з 13:00 до 17:00. Чи зручний для вас той час, чи ви віддаєте перевагу іншому часу? "
3. Запропонуйте зустрітися поруч з ними. Щоб компенсувати скасування першої зустрічі, непогано спробувати полегшити йому перенесене побачення. Запропонуйте зустрітися з людиною в її кабінеті або десь поблизу того місця, де вона буде знаходитися в той час.
   • Ви також можете запропонувати зустріч через Skype або Google Hangouts, якщо особа, з якою ви намагаєтеся перенести час, дуже зайнята або далеко.
4. Виберіть час, коли будете знати, що зможете це зробити. Після скасування одного разу, повторна відміна може бути ще більш надокучливою або незручною, і ви можете завдати шкоди своїй репутації людині, з якою ви зустрічаєтесь. Уважно перевірте свій графік і переконайтеся, що новий погоджений час вам зручний і що за цей час немає великих шансів на щось несподіване.
   • Наприклад, якщо у вас немає зустрічей у грудні, але ви з досвіду знаєте, що ваш календар буде наповнений навколо свят, краще не переносити зустріч на ці дні.
5. Запишіть погоджений час. Вибравши час для перенесення зустрічі, внесіть його у свій календар. Ви також можете створити фізичну нотатку і покласти її кудись, щоб побачити, щоб нагадати собі.
6. Подякуйте людині за терпіння при зустрічі. Почніть свою зустріч, подякувавши людині чи людям, з якими ви познайомились, за перенесення зустрічі. Вам не доведеться ще раз вибачатися, але демонстрація того, що ви цінуєте його або її за коригування вашого розкладу, свідчить про те, що ви цінуєте його час.

Поради

• Слід уникати відміни зустрічей якомога більше, оскільки це може погано для вас зашкодити вашим стосункам.
• Якщо ви зустрічалися з кимось, за чиї послуги ви платите, наприклад з консультантом, перевірте, чи дотримується він політики щодо скасування.