Зміст

• Крок
• Частина 1 з 3: Визначення найкращого способу планування
• Частина 2 з 3: Складіть свій графік
• Частина 3 з 3: Дотримуйтесь свого розкладу
• Поради

Якщо ви боїтеся величезної купи справ, які потрібно робити щодня, планування може стати чудовим способом допомогти вам. Планування допомагає бути більш продуктивними та робити все ефективніше. Складіть щоденний графік, за яким ви фінансуєте свій час. З розкладом ви будете менш напружені, і ви зможете отримати від себе найкраще. Гарне планування включає досяжну кількість завдань та велику кількість вільного часу. Спробуйте різні методи, щоб знайти той, який вам підходить.

Крок

Частина 1 з 3: Визначення найкращого способу планування

1. Візьміть блокнот або відкрийте програму планування на телефоні, планшеті чи комп’ютері. Перший крок у плануванні - знайти метод, який підходить саме вам, і дотримуватися його.
   • Спробуйте різні методи протягом першого тижня. Блокнот або паперовий календар та різні програми. Визначте, з чим вам найбільше подобається працювати.
   • Доступно багато програм, які можуть допомогти вам спланувати. Деякі програми - це лише список справ; інші - це повні інструменти управління продуктивністю. Може бути спокусливо використовувати кілька програм одночасно. Однак ви швидко втрачаєте огляд. Натомість виберіть один додаток, який добре вам підходить.
   • Деякі люди люблять працювати з ручкою та папером, інші з офлайн-програмою, а деякі з додатком, який можна використовувати на декількох пристроях. Не має значення, яку з них ви виберете, якщо ви виберете та дотримуєтесь її.
2. Запишіть дату. Незалежно від того, працюєте ви на папері чи в додатку, для початку запишіть дату.
   • Якщо ви використовуєте календар, дата вже є. Потім перейдіть до правильного дня.
   • Запис дати та, можливо, дня тижня допоможе вам зосередитись. Щоденний графік стосується тут і зараз, а не того, що вам може знадобитися робити в майбутньому.
3. Запишіть все, що вам потрібно зробити. Не всі роблять те саме за один день. Але незалежно від того, перебуваєте ви на роботі, ходите до школи чи виконуєте домашні справи, важливо записати всі завдання на день. Запишіть будь-яку інформацію, яка є важливою для виконання завдань вчасно.
   • Якщо у вас зустріч о 10:30, також напишіть, де ця зустріч, з ким і як довго триватиме зустріч. Також запишіть, що взяти з собою на зустріч.
   • Це може бути трохи загадкою, щоб з’ясувати, яку інформацію для вас має сенс включити. Перший тиждень використовуйте як контрольний тиждень. Спробуйте різні речі і подивіться, що вам найкраще підходить.
   • Мета додавання інформації - допомогти вам бути краще підготовленими. Спробуйте включити більше інформації, ніж просто час. Якщо ви відчуваєте, що включаєте занадто багато інформації, сміливо залишайте трохи. Обмежтесь інформацією, яка змушує вас почуватись підготовленими.
4. Дотримуйтесь цього методу планування. Вибравши метод, утримуйте його.
   • Якщо ви знайшли програму, яка дозволяє робити все, що потрібно для вашого розкладу, використовуйте лише цю програму і не використовуйте другу поруч із нею. Якщо ваша робота не вимагає використання кількох методів, застосовується "чим менше, тим краще".
   • Можливо, вам подобається записувати своє планування на папері. На роботі можна використовувати цифровий календар. Це означає, що ви використовуєте два методи поруч для планування. Ви можете, але намагайтеся тримати їх окремо.

Частина 2 з 3: Складіть свій графік

1. Встановіть рівні пріоритету. Не кожне завдання поспішає однаково. Крім того, є великі і малі завдання. Розробіть власну систему для цього; робіть те, що для вас є найбільш розумним.
   • Якщо вам подобається планувати все з моменту, коли ви встаєте до моменту, коли ви повертаєтеся спати, може бути корисно скласти свій щоденний графік у хронологічному порядку. Якщо ви використовуєте програму календаря, створіть окремий календар для свого щоденного розкладу. Ви можете використовувати цей календар "щоденної рутини", поки вам не знадобиться інший календар для певного завдання.
   • Часто ви не плануєте все, що вам потрібно зробити, наприклад, встати і приготувати сніданок. Якщо ви віддаєте перевагу планувати лише завдання, які не повертаються щодня, можливо, зручніше записувати завдання від найбільшого до найменшого, а не в хронологічному порядку.
   • Будь-який спосіб планування хороший, якщо він вам підходить і ви можете дотримуватися графіка. Для деяких завдань важливо виконувати їх у визначений час. Наприклад, зустріч, а також покупки, які потрібно зробити перед закриттям. Ви можете планувати інші завдання в порядку важливості. Наприклад, якщо у вас зустріч о 11:30, ви можете запланувати одне чи два завдання, які важливі для виконання цього дня. Потім можна виконувати менш важливі завдання в другій половині дня. На той час, коли ваша зустріч закінчується, ви зробили найважливіше.
2. Спершу запишіть важливі завдання. Спробуйте скласти свій графік навколо найважливіших завдань. У вашій власній системі добре переконатися, що у вас є час для важливих завдань, перш ніж планувати менш важливі.
   • Навіть якщо ви складаєте свій щоденний графік у хронологічній послідовності, важливо знати, які завдання вам обов’язково потрібно виконати цього дня, а які можна відкласти, якщо це необхідно. Спочатку заплануйте важливі та основні завдання, а потім подивіться, скільки незначних чи другорядних завдань ви також можете запланувати.
   • Починаючи з найбільших і найважливіших завдань, ви добре зрозумієте, наскільки ви зайняті в цей день. Таким чином ви уникнете планування занадто багатьох завдань. Ваша мета - виконати всі заплановані завдання; так що не плануйте стільки, що ви більше не зможете пройти через це.
3. Запишіть час початку та час закінчення кожного завдання. Незалежно від того, чи робите ви це в додатку, календарі чи блокноті, запис часу початку та кінця дасть вам кращу уявлення про те, чи досі ви дотримуєтеся розкладу.
   • Початок кожного завдання вчасно змусить вас менше відволікатися.
   • Встановлення часу дратівливих дій (наприклад, прибирання) запобігає зволіканню. Сплануйте час початку виснажливих робіт і виконуйте їх на той час, замість того, щоб робити «одноразове» миття посуду сьогодні, яке все ще там о 23:00 ...
   • Запис часу початку та кінця часу дає вам гарне уявлення про те, як виглядає ваш день. Тоді у вас складеться гарне враження про те, де ви перебуваєте в певний момент і чи потрібно коригувати своє планування.
4. Залиште вільний хід. Спокусливо планувати весь день, щоб якомога більше зробити. Ви можете зробити це, якщо у вас багато термінів, але краще вбудувати певну гнучкість у плануванні.
   • Ви часто можете легко спланувати вісім годин щоденних завдань. Однак завжди трапляються несподівані речі. Телефонує ваш колега, мати чи друг, ваш начальник приїжджає з поспішною роботою, або у вас закінчилася кава, і вам доведеться бігти до супермаркету. Заплануйте 5–10 хвилин між завданнями, щоб несподівана подія не негайно порушила весь ваш графік.
   • Навіть коли не відбувається незапланованих речей, приємно встигнути між двома завданнями. Потім ви можете витратити трохи часу на себе і розпочати своє наступне завдання спокійно.
   • Посилення гнучкості також означає, що ви встановлюєте час завершення завдання раніше, ніж кінцевий час завершення. Наприклад, якщо вам потрібно закінчити певну пам’ятку о 17:00 у п’ятницю, плануйте закінчити її до четверга. Таким чином, вам не доведеться піддаватися стресу, якщо ваш графік закінчується.
5. Виберіть хороший баланс між завданнями та вільним часом. Заплануйте час закінчення на кожен день. Наприклад, що посуд готується о 19:00, і ви маєте цілий вечір для себе. Або якщо ви в основному використовуєте щоденний графік на роботі, то зробили всю роботу за цей день до 18:00 і можете повернутися додому. Спочатку може бути важко підрахувати, скільки часу вам потрібно для певних завдань, але через кілька тижнів ви виявите, що можете дуже реально планувати і бути готовим у той час, який ви маєте на увазі.
   • Використовуйте ці знання, щоб спланувати свій день із визначеним часом закінчення. Ваша мета - виконати всі заплановані завдання того дня. Але це не означає, що вам доведеться продовжувати будь-яку ціну і жертвувати вільним часом. Звичайно, може трапитися так, що вам доводиться працювати понаднормово на роботі, або ви все ще миєте посуд о 20:00, але намагайтеся зводити такі дні до мінімуму. Сплануйте час, який вам підходить, і насолоджуйтесь вільним часом.
   • Дотримуйтесь запланованого часу завершення.Якщо ви плануєте чистити зуби о 22:00 і лежати в ліжку о 10:15, дотримуйтесь цього. Якщо ви плануєте закінчити роботу о 17:30, не забудьте бути готовими і повернутися додому до того часу.
   • Знайдіть час для веселих речей. Пообідайте з колегами, випийте чашку чаю надворі на сонці або почитайте свої соціальні мережі. Знайдіть баланс між обов’язковими речами та цікавими речами, які вам підходять.
6. Сплануйте веселі заходи. Ви можете легше дотримуватися свого щоденного розкладу, якщо ви також додасте цікаві завдання. Це також може бути у вигляді винагороди: якщо ви виконали три втомливі завдання, можете з’їсти сорбет.
   • Якщо у вас робочий день, наповнений презентаціями, зустрічами та дедлайнами, вам буде легше пройти через це, якщо у вас буде що чекати ввечері.
   • Якщо ви ходите на вечерю з другом, ходите на побачення або переглядаєте новий сезон улюбленого шоу, впишіть це у свій графік, щоб вам було над чим працювати.
   • Враховуйте розслаблюючі заходи при плануванні. Наприклад, заплануйте годину на вечір для улюбленого телесеріалу.

Частина 3 з 3: Дотримуйтесь свого розкладу

1. Складайте свій щоденний графік щодня в один і той же час. Якщо ви складаєте свій щоденний графік щодня в один і той же час, це стає звичним. Через кілька тижнів ви робите це автоматично, і складання графіка - це шматок пирога.
   • Ви можете спланувати решту дня вранці з першою чашкою кави або ввечері як останнє завдання дня. Все, що вам підходить.
   • Складання розкладу - це така ж частина вашої рутини, як і дотримання вашого розкладу. Тож також плануйте планування.
2. Зосередьтеся на одному завданні за раз і спочатку виконуйте великі завдання. Виконуйте завдання одне за одним у тому порядку, в якому ви їх запланували. Якщо ви не будете дотримуватися свого розкладу, він також не спрацює.
   • Вдень ви стаєте менш продуктивними. Тож обов’язково виконуйте найважливіші завдання, коли енергії все ще вистачає. Виконуйте завдання, які вимагають менше продумування пізніше, наприклад, архівування пошти чи сортування документів.
   • Якщо ви намагаєтеся робити кілька речей одночасно або вас відволікають дії, яких немає у вашому графіку, дотримуватися свого графіка стає дуже важко. Зосередьтеся на завданні, яке ви запланували на той момент. Чим раніше ви закінчите заплановані завдання, тим швидше ви зможете почати займатися цікавими справами.
   • Звичайно, бувають випадки, коли ви не можете дотримуватися свого розкладу. Швидка робота, яка приходить, або електронне повідомлення від вашого начальника, на яке потрібно негайно відповісти. На щастя, у вас є вбудована свобода дій у вашому календарі, так що у вас є час для термінових додаткових завдань. Якщо це не терміново, заплануйте обробку додаткового завдання на пізніший час.
3. Позначте, які завдання ви виконали. Перевірка завдань дає гарне відчуття; ви робите видимим те, чого досягли. Це допоможе вам дотримуватися свого графіку.
   • Як тільки ви виконали завдання, поставте галочку. Якщо у вас є графік на папері, ви можете викреслити завдання. У програмі часто є можливість позначити завдання як "виконане". Коли ви бачите, що позначили в кінці дня, це викликає відчуття задоволення.
   • Позначення виконаних завдань також допомагає вам легко побачити, що ви вже зробили і що вам ще потрібно зробити. Це добре показує, чи досі ви дотримуєтесь розкладу.
   • Якщо ви не можете виконати всі свої завдання, це не повинно бути проблемою. Ви можете перенести менш термінові завдання на наступний день. Як тільки ви отримаєте більше досвіду з складанням щоденного розкладу, ви виявите, що ви можете краще оцінити, скільки часу займає завдання, і скільки часу вам потрібно виділити на несподівані речі.
4. Дозвольте собі трохи вільного часу. Не забудьте взяти час для себе, враховуючи у своєму плануванні. Якщо ви не тільки зайняті обов’язковими речами, але і веселими речами, простіше дотримуватися свого графіка. Складіть реалістичний графік і враховуйте достатні перерви.
   • Якщо ви бачите графік на початку дня, який заповнений обов’язковими завданнями і не має місця для веселих справ, це не мотивує. Намагайтеся поширювати менш приємні речі в різні дні, щоб у вас був час на веселі речі щодня.
   • Оцініть свій графік через тиждень. Ваш графік реалістичний? Чи багато завдань, які ви не змогли виконати, чи у вас залишилося більше часу, ніж очікувалося? Скористайтеся цим, коли плануєте наступний тиждень. Таким чином, ваше планування покращується.
   • Залиште достатньо часу для забавних справ, і в той же час складіть реалістичне планування. Хочете ви ходити в школу чи працювати вісім годин на день, майте на увазі, що ви не можете бути продуктивними цілий день. Навіть у восьмигодинний робочий день вам час від часу доводиться ходити в туалет, брати каву для колег або просто час від часу дивитись у вікно. Тож майте на увазі, що ці цілих вісім годин ви не будете на 100% продуктивні.
   • Спробуйте спочатку виконати завдання, які вам здаються найбільш надокучливими. Ви помітите, що тоді можете виконувати інші завдання з більшою енергією.
   • Якщо ви знаєте, що у вас спадок після обіду, не плануйте завдань, які вимагають багато сил відразу після обіду.
5. Тримайте своє планування під рукою. Будь то блокнот, календар або додаток, мати з собою свій графік, щоб ви завжди могли перевірити, що ви планували зробити, і позначити виконані завдання.
   • Простіше дотримуватися свого розкладу, якщо регулярно перевіряти свій розклад.
   • Якщо хтось попросить вас щось зробити, ви можете негайно перевірити свій графік, чи є (і коли) час на це.
   • Не бійтеся змінити свій графік. Особливо, якщо ви вже виконали найважливіші завдання того дня, ви можете легко скорегувати свій графік на решту дня або навіть перенести завдання на наступний день. Ваш графік - це не пряма куртка, і не проблема відкласти невідкладні завдання. Переконайтесь, що ви не передаєте все, щоб потім опинитися в біді.

Поради

• Дозвольте собі достатньо часу для виконання кожного завдання.
• Тримайте своє планування під рукою.
• Позначте виконані завдання.
• Плануйте великі завдання на початку дня.
• Дозвольте собі трохи вільного часу.
• Складіть свій графік на наступний день кожного разу в той же час.
• Оцініть свій тиждень і скоригуйте графік на наступний тиждень, щоб було легше слідувати своєму графіку.
• Не жертвуйте своїм нічним сном заради навчання. Якщо ви почнете втомлюватися наступного дня, вам буде важче виконати свій графік. Дотримуйтесь гарного балансу між дозвіллям та роботою.