Скоротити електронну пошту

Зміст

Крок
Частина 1 з 4: Зміна підходу
Частина 2 з 4: Скорочення масової електронної пошти
Частина 3 з 4: Встановіть власні фільтри
Частина 4 з 4: Зміна звичок
Поради
Попередження

Якщо ви покладаєтесь на електронну пошту як основну форму спілкування, у вас можуть бути сотні непрочитаних повідомлень. Пробираючись по цьому болоту, намагаючись з’ясувати, які електронні листи варто прочитати, це може бути надзвичайно неприємно. Щоб уникнути щоденної роботи з горою електронних листів, спробуйте зменшити кількість електронних листів, які ви отримуєте. Тож важливо обмежити кількість електронних листів, які ви отримуєте, до тих, що вас цікавлять.

Крок

Частина 1 з 4: Зміна підходу

Навчіть свою електронну програму розпізнавати спам. Позначте повідомлення, які ви вважаєте спамом, щоб у майбутньому вони автоматично зупинялися у вашій поштовій скриньці. Отримавши спам, виберіть повідомлення та позначте його як спам. Це позначить відправника як спамера, а всі наступні повідомлення потраплять у папку зі спамом.
- У більшості клієнтів веб-пошти (таких як Gmail та Hotmail) уже вбудований фільтр спаму, який автоматично переміщує спам з папки "Вхідні" до папки зі спамом. Фільтри спаму можуть розпізнавати спам за текстом та за великою кількістю одержувачів.
- Спам-повідомлення - це випадкові електронні листи, які масово надсилаються, часто для маркетингових цілей або шахрайства.
- Оскільки спам-повідомлення можуть містити віруси, радимо не відкривати повідомлення, щоб позначити його як спам. Краще просто видалити пошту, а не отримувати вірус, оскільки ви хочете позначити повідомлення як спам як спам.
Спробуйте іншу службу електронної пошти. Інші поштові клієнти іноді можуть мати потужніші фільтри спаму та інші функції. Якщо ваша послуга електронної пошти вас не вразила, спробуйте іншу.
- Як правило, Gmail вважається одним з найефективніших, коли йдеться про фільтрацію спаму, і в ньому є безліч інструментів, які допоможуть вам керувати електронною поштою.
- Якщо ваша електронна адреса вимагає використання певного клієнта, але ви все-таки хочете спробувати інший, перешліть свою електронну пошту, щоб ви могли отримувати електронні листи на іншу адресу через іншого клієнта.
Уникайте веб-сайтів та служб, які запитують електронну адресу. Пересилайте свою електронну пошту лише на веб-сайти, яким ви довіряєте та є добре відомими. Ніколи не повідомляйте свою адресу електронної пошти, якщо це не дуже важливо. Адреса електронної пошти - це одна з ваших особистих форм контакту, наприклад, номер мобільного або стаціонарного телефону. Відповідальність під час реєстрації на веб-сайтах часто сприяє зменшенню електронних листів.
- Хоча веб-сайт, на якому ви залишаєте електронну адресу, може не надсилати вам електронного листа, може трапитися так, що вони продають іншій компанії, яка потім надішле вам спам.
- Компанії, де ви залишаєте свою електронну адресу за межами Інтернету, теж можуть це зробити. Будьте особливо обережними до сумнозвісних організацій, таких як туристичні агенти та розіграші. Оскільки вони точно знають, що ви шукаєте, вони швидко перепродадуть ваші дані пов’язаним компаніям чи службам.
Не розміщуйте свою електронну адресу на веб-сайтах. Іноді у вас може виникнути спокуса розмістити свою електронну адресу на веб-сайті. Це може бути ваш власний веб-сайт або відповідь на інший веб-сайт (наприклад, веб-сайти новин або блоги). Ще однією поширеною помилкою є розміщення електронної адреси на форумах. Є тролі, які шукають в Інтернеті електронні адреси, а потім продають ці адреси компаніям, які надсилають спам. Виконавши кілька заходів, ви можете переконатися, що цього не сталося.
- Рішення, яке часто використовується, - скасувати підписку на електронне повідомлення повністю, а не як електронну адресу. Так, наприклад, "[email protected]" стає "jackjohn на email dot com".
- Якщо ви хочете опублікувати свою адресу електронної пошти на власному веб-сайті, створіть посилання, яке автоматично згенерує вам електронне повідомлення, замість того, щоб вказати адресу електронної пошти. Це називається посиланням "mailto:".

Частина 2 з 4: Скорочення масової електронної пошти

Скасувати підписку на розсилки. Окрім спаму, інформаційні бюлетені є одним з основних факторів, що сприяють великому припливу електронної пошти. Коли ви створюєте облікові записи на різних веб-сайтах (таких як газети та Інтернет-магазини, де ви коли-небудь купували щось), де вам потрібно вказати електронну адресу, ці сайти автоматично підписують вас на свої бюлетені.
- Щоб припинити отримувати розсилки, потрібно лише відкрити та прокрутити повідомлення вниз. Обов’язковим є розміщення посилання внизу інформаційного бюлетеня, що дозволяє одержувачеві скасувати підписку на інформаційний бюлетень. Клацніть на посилання скасувати підписку або скасувати підписку, і ваша електронна адреса буде видалена зі списку розсилки, тому ви більше не будете отримувати бюлетені з цього веб-сайту.
- Ваш фільтр спаму не фільтруватиме ці повідомлення, оскільки вони надходять із законних веб-сайтів.
Змініть налаштування соціальних мереж. Облікові записи в соціальних мережах, такі як Facebook і Twitter, часто створюються для надсилання вам електронних листів кожного разу, коли ви отримуєте повідомлення, згадуєте, подобається, улюблене або коментуєте. Якщо ви втомилися витрачати свій час на перевірку свого мобільного телефону щоразу, коли це вказує на те, що прийшов лайк, змініть налаштування свого облікового запису, щоб отримувати сповіщення лише тоді, коли трапиться щось важливе, або щоб ви взагалі не отримували сповіщення про події.
- Замість того, щоб отримувати ці постійні сповіщення, краще вручну перевірити свій рахунок на активність наприкінці дня. Це краще, ніж пробиратися через море електронних листів.
Налаштуйте окрему електронну адресу для спаму. Іншим варіантом, якщо ви використовуєте багато сайтів, де вам потрібно вказати адресу електронної пошти або ви хочете отримувати стандартні масові повідомлення, є запит на окрему адресу електронної пошти для отримання цих конкретних повідомлень. Передайте це веб-сайтам та компаніям і використовуйте свою приватну чи ділову електронну адресу, як вона призначена.
- Ви також можете це змінити і попросити нову електронну адресу для приватного та ділового використання.

Частина 3 з 4: Встановіть власні фільтри

Створіть власний фільтр. У більшості клієнтів веб-пошти є фільтр для фільтрації повідомлень. Фільтри повідомлень працюють так само, як і фільтри спаму, за винятком того, що перші встановлюються користувачем вручну. Ви можете створити фільтр для певних адрес електронної пошти таким чином, щоб кожного разу, коли ви отримуєте повідомлення від цього облікового запису, воно автоматично потрапляло у смітник.
- Щоб створити фільтри, перейдіть у налаштування свого облікового запису та виберіть опцію "Фільтр". Тепер ви можете вказати адресу електронної пошти, яку слід відфільтрувати та куди її слід перенаправити (наприклад, до кошика або певної папки у вашому обліковому записі).
Фільтрувати за відправником. Якщо ви постійно отримуєте небажані електронні листи з певних адрес електронної пошти (як-от ті дратівливі щоденні жарти, які ви отримуєте від веселого колеги чи однокласника), подумайте про їх фільтрування з папки "Вхідні". У цьому випадку вам, мабуть, доведеться фільтрувати за адресою електронної пошти відправника, а не за веб-сайтом. Потім ви можете переконатися, що повідомлення з цих електронних адрес потрапляють в окрему папку або переміщуються до небажаної пошти.
Фільтрувати за темою. Якщо спаму вдається пройти через сітку стандартних фільтрів, ви можете налаштувати власні фільтри, перевіряючи поширені фрази спаму. Тут ви фільтруєте вміст рядка теми повідомлення електронної пошти.
- Приклади можуть включати такі слова: "Сіаліс", "Віагра" або "пеніс".
- Переконайтеся, що не використовуєте слів, які часом є правильними, а іноді неправильними. Можливо, ви втомилися від електронних листів про пропозиції, але використовувати слово "пропозиція" як причину надсилання повідомлення в смітник - це не дуже гарна ідея. Може статися так, що вас зацікавила певна пропозиція.
Фільтрувати за вмістом. Інший варіант - встановити фільтри, які перевіряють вміст електронного листа на наявність ключових слів або виразів, а потім перенаправляти цей електронний лист, якщо це необхідно. Це корисно, якщо ви втомилися отримувати електронні листи на певну тему, яка часто є в новинах, або якщо ви знаєте, що надходитиме багато повідомлень про те, що щось відбувається.
- Наприклад, припустимо, ви керуєте модною компанією і щойно випустили нову сорочку для хітової серії "Бойовий загін веселки єдинорога". Ви можете налаштувати фільтр, щоб повідомлення про цю сорочку пересилалися до спеціальної папки, щоб ви могли обробляти ці електронні листи, не втрачаючи інших важливих листів, які ви отримуєте.

Частина 4 з 4: Зміна звичок

Перевіряйте свою електронну адресу в певний час. Занадто просто витратити багато часу на перевірку всіх своїх електронних листів протягом дня. Це поширена проблема, особливо в офісному середовищі. Тому радимо спробувати змінити свої звички і витрачати менше часу на обробку електронної пошти. Встановіть обмеження і дайте собі лише 2 або 3 короткі моменти протягом дня, дозволяючи собі перевіряти свою електронну пошту.
- Наприклад, перевіряйте електронну пошту о 9 ранку, 13:30 та 17:00 та не витрачайте більше 10 хвилин одночасно.
- Якщо ви є власником бізнесу або менеджером, ви також можете накласти ці правила на персонал для підвищення продуктивності праці.
Уникайте електронних листів, щоб бути ввічливими. Поганою практикою є відповідь на електронну пошту як ввічливість. Вони ставляться до цього як до розмови, але це просто змушує всіх отримувати ще більше електронної пошти. Не відчувайте змушення відповісти на електронне повідомлення чимось на зразок "Гарного дня" або "Дякую".
- Відповідайте лише, щоб повідомити, що Ви отримали повідомлення, якщо це важливо. Наприклад, якщо хтось надіслав вам деякі документи, вам слід відповісти лише поверненням виконаної або перевіреної роботи або надсиланням електронного листа, коли вони можуть цього очікувати.
Намагайтеся якомога більше спілкуватися за допомогою інших каналів. Електронні листи корисні для швидких, коротких повідомлень. Той тип, коли для завершення розмови потрібно не більше двох-трьох обмінів повідомленнями. Якщо потрібно надіслати набагато більше повідомлень, зручніше це зробити по телефону або домовитись про зустріч із відповідною особою, щоб ви економили один одному всі електронні листи та багато часу.
Обмежте кількість повідомлень, які ви можете надсилати на день. Якщо ви хочете допомогти зменшити час, який ви витрачаєте на електронну пошту, і кількість електронних листів, які інші повинні прочитати, спробуйте встановити обмеження на кількість електронних листів, які ви можете надсилати на день. Це змушує вас краще подумати, які повідомлення є чи не є достатньо важливими для відправлення.
- Наприклад, якщо вам незабаром доведеться надіслати повідомлення своєму начальнику, можливо, ви з меншою ймовірністю повідомте всіх, що ваша дочка розпочала новий бізнес.
- Якщо ви хочете надіслати одне і те ж повідомлення всім, є кращі методи. Спробуйте, наприклад, схопити його на кошику для обіду в холодильнику.

Поради

Бувають випадки, коли ви все одно отримуєте бюлетені навіть після відписки. Коли це станеться, увійдіть безпосередньо на веб-сайт, звідки прийшов інформаційний бюлетень, і перейдіть до налаштувань свого облікового запису, щоб припинити отримання електронних листів.
Оскільки більшість веб-клієнтів електронної пошти безкоштовні, на їх серверах є лише обмежена кількість місця для зберігання ваших електронних листів. Ось чому має сенс підтримувати чистоту поштової скриньки.