Зміст

• Крок
• Частина 1 з 4: Складання карт та налаштування вашого інструктажу
• Частина 2 з 4: Опис справи
• Частина 3 з 4: Висновки та рекомендації
• Частина 4 з 4: Перевірка інструктажу
• Поради

Брифінг окреслює певну тему та її передумови, як правило, для державного чиновника чи іншого директора. Цим особам, що приймають рішення, доводиться щодня робити важкі рішення з багатьох різних тем, і вони не встигають детально дослідити кожну проблему. Брифінг допомагає привернути увагу однієї проблеми та окреслює важливі деталі, які вона / вона повинна знати. Потім на брифінгу пропонуються рішення та вносяться пропозиції щодо вдосконалення. Вміння писати брифінг - це корисна навичка для студентів, ділових людей, політиків та активістів. Переконливий брифінг лаконічний, добре організований і охоплює найважливіші та найрелевантніші факти та рішення.

Крок

Частина 1 з 4: Складання карт та налаштування вашого інструктажу

1. Визначте обсяг інструктажу. Сфера охоплення включає як глибину, так і тривалість інструктажу. Якими подробицями ви збираєтесь висвітлювати тему? Скільки різних тем ви охопите? Це залежить від того, скільки інформації ви можете знайти та скільки інформації вам потрібно надати для підтвердження своїх претензій.
   • Визначення обсягу інструктажу має важливе значення, оскільки воно дозволяє читачеві точно знати, яка інформація обговорюється, а яка ні.
2. Знай свою аудиторію. Перш ніж почати писати свій інструктаж, важливо знати, хто його буде читати. Це контролює вибір, який ви зробите в документі. Перш ніж почати, подумайте про наступні питання, і якщо ви ще не знаєте відповіді, спробуйте з’ясувати наступне:
   • Хто буде читати цей документ? Урядовці? Керівники бізнесу? Журналісти? Поєднання цих?
   • Скільки читач вже знає про цю проблему? Вони взагалі щось про це знають? Що повинен читацька аудиторія знає?
   • Який авторитет має читач з цього приводу? Які зміни він / вона може внести?
3. Сплануйте основні моменти. Перш ніж почати писати свій брифінг, вам слід намітити (або в думках, або в окреслих) основні моменти, на які ви хочете вказати.
   • Оскільки брифінг зазвичай триває не більше однієї або двох сторінок, він повинен бути стислим. Політики дуже зайняті, і ваше питання не є єдиним на їх тарілці. Немає місця для зайвої інформації чи довготривалих пояснень. Заздалегідь вирішіть основні моменти для створення стислого інструктажу.
4. Подумайте про використання шаблону. Хоча формат інструктажу не повинен бути надто складним, ви можете заощадити час, завантаживши один із безлічі безкоштовних онлайн-шаблонів для створення інструктажних документів у MS Word.
   • Шаблон може допомогти вам упорядкувати свої думки та швидше підготувати інструктаж.
5. Придумайте ім’я, дату та тематичні рядки. Якщо ви не використовуєте шаблон, вам слід почати з написання імені, дати та рядків теми.
   • Ім’я відповідає особі, якій призначений інструктаж.
   • Дата відповідає даті подання інструктажу.
   • Тема повинна кількома словами описати основну тему брифінгу, таку як `` Поширеність знущань у школі в регіоні Утрехта ''. Це дозволяє читачеві знати, навіть не дивлячись на документ, що проблема в тому, що буде лікуватися.
6. Розгляньте можливість включення короткого викладу. Деякі інструктажі включають короткий зміст на початку інструктажу, який узагальнює весь текст у кілька пунктів. Вирішіть, чи хочете ви це зробити, і якщо так, зарезервуйте місце для цього розділу.
   • Для дуже зайнятого читача резюме надає основні моменти заздалегідь, полегшуючи перегляд решти документа.
   • Добре продуманий інструктаж часто є досить стислим, щоб зробити цей розділ зайвим. Однак, якщо є проблеми, що вимагають негайних дій, це може бути способом вказати на терміновість інструктажу, чітко вказавши часові рамки в резюме.
   • Підсумок не повинен перевищувати трьох-чотирьох балів.

Частина 2 з 4: Опис справи

1. Побудуйте вступ, який узагальнює справу. Наступна частина інструктажу повинна детально описувати проблему чи проблему. Почніть із короткого відкриття, яке зазвичай називають "Проблемою" або "Ціллю", описуючи одним або двома реченнями основну проблему, на якій фокусується брифінг, та / або чому ви створили цей інструктаж.
   • Наприклад, ви можете написати щось на зразок: "Збільшилось число випадків жорстокого залякування в школах регіону Утрехт". Поточна дисциплінарна політика може бути недостатньою для вирішення цього питання ".
2. Надайте огляд найважливіших фактів / передумов. Наступний розділ, "Міркування" або "Довідка", повинен містити детальну інформацію про стан проблеми чи проблеми, зосереджуючи увагу на останніх подіях та / або поточному стані справ.
   • Цей розділ повинен містити інформацію, необхідну читачеві для прийняття рішення з цього питання. Інформацію, яка для цього не потрібна, якою б цікавою вона не була, можна опустити.
   • Якщо ви цього ще не зробили, проведіть дослідження перед написанням цього розділу. Інформація в цьому розділі повинна бути якомога точнішою, конкретнішою та актуальнішою.
   • За потреби перекладіть інформацію для своєї аудиторії, щоб зробити цей розділ зрозумілим та простим. Уникайте жаргону, технічної мови чи інформації, яка безпосередньо не цікавить громадськість.
   • Використовуйте статистику та дані, де це доречно, але поясніть речі такими словами, які ваша аудиторія зможе зрозуміти швидко та легко.
3. Залиште власну думку. Ваша думка щодо цієї ситуації та / або про те, що з цим слід робити, не належить до цього розділу. Дотримуйтесь фактів.
   • Однак ви можете обговорити плюси і мінуси різних запропонованих або поточних дій, визначивши сильні та слабкі сторони кожного.

Частина 3 з 4: Висновки та рекомендації

1. Зробіть це актуальним. Ваш брифінг повинен закінчуватися такими розділами, як "Висновок" та / або "Рекомендації" або "Наступні кроки". Таке закриття має пояснити, чому читач повинен вважати це питання важливим.
   • Постарайтеся пов’язати питання безпосередньо з інтересами читача, щоб зробити ваш брифінг більш переконливим.
   • Наприклад, ви можете сказати щось на кшталт: "Випадки знущань змушують батьків розглянути питання про приватну школу. Вони пов’язані з нижчими оцінками та успішними показниками, що робить наші школи менш ефективними в очах суспільства. Вони зменшують шанси регіону забезпечити фінансування державними грантами та приватним фінансуванням ".
2. Запропонуйте рішення. Багато інструктажів пропонують вирішення описаної проблеми, пов’язуючи проблему зі зміною політики щодо покращення ситуації.
   • Деякі брифінги викладають запропоновані рішення в розділі, який називається "Рекомендації", але деякі автори віддають перевагу "Подальшим крокам", оскільки вони відчувають, що вони відчувають м'якше відчуття і менш зухвалий чи агресивний. Пам’ятайте, що останнє слово приймає і приймає рішення читач, а не ви.
   • Цей розділ не повинен бути "збалансованим", як розділ довідки / міркувань. Тут можна висловити свою думку щодо того, що слід робити.
   • Однак слід зазначити, що вам не потрібно надавати жодного конкретного рішення. Крім того, ви можете просто перерахувати деякі варіанти з їх плюсами та мінусами, і закликати читача розглянути цей вибір та вжити якихось заходів для вирішення цієї проблеми. Не обов’язково вказувати, яка дія буде найбільш доречною.
3. Використовуйте факти для підтвердження своєї аргументації. Ваші пропозиції в цьому останньому розділі повинні логічно випливати з інформації, що міститься в попередніх розділах. Наведеними фактами покажіть, чому запропоноване рішення є хорошим рішенням.
   • Переконайтеся, що будь-яке запропоноване вами рішення є чітким і має безпосереднє відношення до проблеми, як ви це окреслили. Наприклад, припустимо, ви згадали про відсутність програм запобігання знущанням у попередньому розділі. У цьому розділі має сенс запропонувати таку програму та, можливо, вказати іншим школам на їх ефективність. Якщо ви ще не згадали про будь-які профілактичні програми, таке рішення здається несподіваним.

Частина 4 з 4: Перевірка інструктажу

1. Зробіть інструктаж більш стислим. Брифінг не повинен перевищувати двох сторінок. Якщо інструктаж став довшим за цей, спочатку на фазі контролю потрібно шукати фрагменти, які можна пропустити.
   • Шукайте інформацію, не пов’язану з темою чи менш важливу для неї, та видаліть цей матеріал, особливо якщо він не пов’язаний із рішеннями, які ви пропонуєте.
   • У цьому ж світлі не повинно бути відсутніх важливих відомостей, необхідних для того, щоб зробити ваш аргумент чітким та переконливим. Можливо, вам доведеться обміняти певну інформацію на іншу.
   • Спробуйте поставити себе на місце політика чи бюрократа під час редагування тексту. Подумайте, скільки інформації отримують ці люди щодня. Не сприяйте проблемі. Будьте частиною рішення, надаючи інформацію, необхідну для прийняття рішення - ні більше, ні менше.
2. Видалити технічну мову. На етапі редагування зверніть увагу на технічну мову або жаргон, які зроблять ваш інструктаж менш доступним. Навіть якщо ви намагалися уникнути цього під час написання брифінгу, можливо, деякі складні терміни потрапили в документ.
   • Особливо, якщо ви фахівець у темі, про яку пишете, на мить легко забути, що для вас повсякденна мова може бути важкою для розуміння.
   • Майте на увазі, що для людей, які не надто знайомі з темою, також не завжди відразу стає зрозуміло, чому щось важливо. Політичні особи, як правило, не можуть бути експертами з усіх питань, щодо яких їм потрібно приймати рішення.
3. Переконайтеся, що структура має сенс. Переконайтеся, що основні факти, які ви зафіксували, логічно випливають із справи, як ви її узагальнили. Також перевірте, чи всі запропоновані вами рішення насправді стосуються цих найважливіших міркувань.
4. Уважно перевірте свою роботу на наявність помилок. Перевіривши тривалість та хід інструктажу, ретельно перегляньте текст ще раз, щоб переконатися, що в нього не закралися помилки.
   • Читач робить інструктаж з орфографічними помилками, стилем чи граматичними помилками менш серйозним. Можливо, ви робите більше користі, ніж шкоди, подавши таку записку, оскільки це може дискредитувати вашу думку.

Поради

• Перегляньте брифінги, написані видатними керівниками та професорами, щоб дізнатись про їхній стиль переконання.
• Майте на увазі, що, хоча ваш брифінг може бути спрямований на конкретну особу, інші - персонал, колеги та навіть ЗМІ - можуть його прочитати. Це вагомий привід тримати вашу мову якомога доступнішою, навіть якщо передбачуваний читач має певні знання з цієї теми.