Напишіть звіт про ефективність

Зміст

Крок
Частина 1 з 3: Підготовка звіту про ефективність
Частина 2 з 3: Створення змістовного змісту
Частина 3 з 3: Використання ефективної мови
Поради

Чи потрібно писати звіт про ефективність? Багато позицій цього вимагають, і часто це самооцінки з проханням повідомити про те, чим ви займалися протягом року. Можливо, вам доручили написати замість цього звіт про зустріч. Знання про те, як правильно писати такий звіт, може мати велике значення, сприймають вас як успішного чи ні.

Крок

Частина 1 з 3: Підготовка звіту про ефективність

Почніть із підсумкового абзацу. Підсумуйте огляд у верхній частині оцінки. Повідомте читачам про загальний виступ.
- Можливо, ви пишете звіт про результати діяльності для некомерційної організації. Ви можете підсумувати такі успіхи, як організація успішних заходів для зацікавлених сторін, здобуття визнання в галузі та розширення клієнтської бази.
- Вам не потрібно захаращувати резюме деталями. Тут ви узагальнюєте найважливіші моменти. Ви надаєте огляд. Намагайтеся не робити звіт занадто довгим. Дві сторінки - це хороший принцип, якщо роботодавець не має конкретного бажання. Попросіть свого роботодавця перевірити, чи існує рекомендований формат.
Надайте деталі, що підтверджують кожну точку резюме. Тепер вам потрібно обґрунтувати основні моменти в резюме на початку, з деталями далі у звіті.
- Використовуйте контур тексту. Організуйте різні області у своїх абзацах і використовуйте підзаголовки під кожним заголовком. Наприклад, один із ваших абзаців може називатися "Організовані події".
- Під таким заголовком ви можете розмістити (з маркерами чи літерами) короткий підсумок кожної події, її мети та того, як це допомогло місії групи. Будьте тут конкретні.
Використовуйте професійний формат. Не збирайте звіт. Ви хочете, щоб звіт виглядав добре організованим, професійним шрифтом і на приємному папері.
- Створіть заголовок та відцентруйте його у верхній частині сторінки. Використовуйте жирні підзаголовки для упорядкування інформації.
- Надайте основну інформацію у верхній частині звіту. Укажіть дати, на які поширюється оцінка, а також ім’я та звання особи, яка її створила.
Ведіть журнал протягом усього періоду, про який йде мова. Це стає набагато простіше, якщо ви відстежуєте прогрес, як це відбувається.
- Ведіть щоденник або папку, де ви відстежуєте свої результати протягом періоду оцінювання. Це значно полегшить вам життя, коли прийде час писати звіт.
- Якщо цього не зробити, це може призвести до забуття важливих досягнень, які відбулися на початку періоду.

Частина 2 з 3: Створення змістовного змісту

Нагадуйте людям про ваші цілі та очікування щодо ефективності. Вам потрібно нагадати людям, якими були цілі на початку періоду оцінювання. Якими були цілі? Які очікування від завдання? Якщо ви не знаєте, нехай ваш роботодавець надасть це.
- Потім поясніть, як їх було досягнуто, показавши фактичні цифри. Суть полягає в порівнянні того, що ваша діяльність чи результати були проти початкових проектів.
- Наприклад: якщо ви зібрали більше грошей, ніж очікувалося, це позитивно позначиться на інвесторах чи керівництві. Однак, якщо ви не вказали еталон, важче оцінити, чи і наскільки це мало успіх.
Надайте кадри. Додайте кілька графіків або діаграм, якщо ви вважаєте, що вони допомагають читачеві оцінити дані, які ви представляєте.
- Пам’ятайте, деякі читачі лише проглядатимуть звіт, оскільки вони, ймовірно, будуть зайняті. Тому наочні посібники часто можуть передавати вашу думку трохи ефективніше.
- Однак не бомбардуйте читач занадто великою кількістю графіків. Виберіть один або два графіки, які підкреслюють основні моменти.
Зосередьтеся на АВТОМОБІЛІ. Цей прийом допомагає вам задокументувати свої результати. Це означає Виклик, Дія та Результати. Це допоможе вам організувати виступ.
- Подивіться на завдання завдання. Потім окресліть дії, які ви вжили для вирішення проблеми, а потім задокументуйте свої результати. Наприклад, припустимо, ви менеджер ресторану. Ви можете написати: Виклик - рядки занадто довгі в обідній час, збільшуючи скарги клієнтів на 10 відсотків. Дія - Офіціантка, розгорнута на годину раніше, щоб збільшити кількість співробітників у напружені години. Результат - скарги клієнтів на тривалий час очікування зменшились до двох, зменшившись на 80 відсотків.
- Головне тут бути конкретним. Загальні досягнення на кшталт "Я командний гравець" не мають особливого сенсу, бо кожен може сказати подібні речі. Головне - пов’язати результати з основними проблемами та продемонструвати успіх за допомогою даних та специфікацій.
Вкажіть свою методологію. Якщо ваша програма передбачає певну форму збору даних, корисно коротко пояснити методологію, яку ви використовували.
- Повідомте читачам причину обраного методу дослідження. Поясніть переваги та результати опитування. Чому це був надійний метод? Наприклад, використовуйте ресторанний сценарій, щоб пояснити, чому має сенс використовувати скарги як методологію.
- Поясніть, що означають дані дослідження та чого ви намагалися досягти за допомогою дослідження.
Зосередьтеся на вас продуктивність. Щоб точно налаштувати досягнення, які ви хочете презентувати, подумайте, чим ви найбільше пишаєтесь у той період. Можливо, це був ваш заспокійливий вплив на стурбованих відвідувачів. Можливо, це було навчання інших. Не кидайте занадто багато деталей перед читачами.
- Іншим методом, який ви можете використовувати для цього, є метод STAR. Цей метод складається із короткого опису ситуації та завдання, дій, які ви вжили для її досягнення, та результатів, яких ви досягли. Як і для методу CAR, ціль тут полягає в тому, щоб пов’язати проблеми з результатами та пояснити, як ви їх досягли.
- Зосередьтеся на таких проблемах, як труднощі, унікальність, перший час, висока видимість, дотримання термінів, інновації та обсяг та вплив вашої роботи.
- Прикладом цього є пояснення того, що коли ви починали працювати керівником філії, річна плинність працівників становила 35 відсотків. Ви провели опитування щодо задоволеності працівників, налагодили наставництво працівників та розпочали щотижневі збори персоналу. Як наслідок, плинність кадрів впала до 15 відсотків. Як показує цей приклад, продуктивність не повинна бути надмірно дослівною, якщо вона надає правильні посилання.
Поясніть свою цінність. Не просто скажіть, які ваші результати, але також поясніть, чому ці виступи є цінними для організації.
- Наприклад, припустимо, ви почали проводити збори персоналу. І потім? Яке значення це створило для організації? Подумайте над цим ретельно. Якщо конкретної цінності немає, можливо, доведеться наголосити на чомусь іншому.
- Якщо зустрічі персоналу допомогли підвищити моральний дух працівників, про що свідчить падіння днів хвороби (що заощадило гроші роботодавця), то ви продемонстрували свою цінність.
Перечитайте звіт перед його подачею. Ви перемагаєте мету звіту про завершення роботи, якщо ви передаєте щось несумісне, що є непрофесійним.
- Прочитайте звіт за граматичні, пунктуаційні та орфографічні помилки. Залиште звіт на ніч і прочитайте його наступного ранку. Не пишіть звіт в останню хвилину.
- Роздрукуйте друковану копію та перевірте її на наявність помилок під час вичитки. Іноді очі людини настільки прив’язуються до екрану комп’ютера, що явних помилок більше не помічається.

Частина 3 з 3: Використання ефективної мови

Стверджуйте негативні речі позитивно. Якщо є щось, де ви не виправдали сподівань, краще не уникати цього. Не робіть це центральним акцентом у звіті, а зосередьтеся на ньому.
- Ставтеся до місць, де у вас не так добре виходило, з позитивною мовою. Наприклад, зосередьтеся на конкретних кроках, які ви робите для вирішення проблеми, а не на вині чи вибаченнях.
- Не звинувачуйте інших у звіті про ефективність. Залишайтеся зосередженими на тому, що ви зробили. Залишатися позитивним. Зосередьтеся на речах, які ви або ваша група добре зробили. Визначте напрямки, на яких ви можете наголосити.
Використовуйте цифри та статистику. Якщо ви можете бути дуже конкретними, ваші відповіді здадуться більш правдоподібними. Де це можливо, обґрунтуйте те, що ви говорите, чимось вимірюваним.
- Загальні суперлативи, такі як "відмінно" або "надійно", не мають особливого сенсу. Хтось може сказати комусь, що у вас був „відмінний рік”.
- Запам’ятайте цю фразу: не кажи, покажи це. Замість того, щоб розповідати людям, що у вас був відмінний рік, покажіть їм свої досягнення за допомогою деталей та даних. Замість того, щоб сказати, що ви добре спілкуєтеся з клієнтами, цитуйте результати опитувань про задоволеність клієнтів, отримані листи та зменшення кількості скарг клієнтів.
- Цифри використання. Сказати, що ви керували великою кількістю працівників, не означає багато, якщо не ясно, наскільки великою була ця кількість. Використовуйте цифри, щоб виразити розмір бюджету та окреслити розмір завдань.
Завжди говори правду. Не перебільшуйте. НЕ лежать. Якщо вас спіймає брехня, у вас можуть бути великі неприємності.
- Інша проблема брехні, навіть через очевидний пропуск, полягає в тому, що з часом ви втратите впевненість і не зможете вдосконалитись.
- Швидше показуйте чесну оцінку періоду оцінки, маючи як слабкі, так і позитивні моменти. Усунення слабких сторін. Просто знайдіть позитивний спосіб зробити це.
Надайте іншим визнання, на яке вони заслуговують. Багато курсів ділового та технічного письма рекомендують не використовувати займенник "Я". У деяких випадках це можна зробити у звіті про ефективність.
- Наприклад, ви можете сказати: "Я найняв 100 людей". Однак не забувайте про інших людей, які сприяли досягненню успіху. Зверніться до команди (якщо є).
- Ви отримуєте додаткові бали, якщо не здаєтеся зарозумілим. Змінюйте структуру речень, щоб кожне речення не починалося словом "Я".