Зміст

• Крок
• Метод 1 із 2: Створіть план управління організаційними змінами
• Метод 2 із 2: Відстеження змін до проекту
• Поради

Існує два типи планів управління змінами. Одного з них турбує вплив змін на організацію та пом’якшення перехідного періоду. Інший вносить зміни в один проект і дає чіткий запис коригувань або змін, внесених до продукту на рівні проекту. Обидва плани мають на меті чітко повідомити про те, що потрібно робити правильно і точно.

Крок

Метод 1 із 2: Створіть план управління організаційними змінами

1. Покажіть причини змін. Перелічіть фактори, які призвели до рішення про зміну, такі як розриви в ефективності, нові технології або зміна місії організації.
   • Одним із можливих підходів є опис поточної ситуації в організації та майбутньої ситуації, яку хоче створити цей план.
2. Визначте, яку зміну внести та її величину. Коротко опишіть очікуваний характер плану управління змінами. Вкажіть, чи вплине це на посадові інструкції, процедури, політику та / або структурну організацію. Перелічіть відділи, робочі групи, системи або інші сфери, які зазнають змін.
3. Перелічіть підтримку зацікавлених сторін. Перелічіть усі зацікавлені сторони, на яких діє план, такі як, наприклад, вищий менеджмент, керівники проектів, спонсори проектів, кінцеві користувачі та / або працівники. Напишіть кожній групі, якщо зацікавлена ​​сторона підтримує зміни.
   • Ви можете відобразити графік для короткого та чіткого передавання цих даних. Ви можете розділити графіки на "Поінформованість", "Рівень підтримки" та "Вплив" для кожної зацікавленої сторони на основі високого / середнього / низького рейтингу.
   • Якщо можливо, ви можете вести індивідуальні бесіди, щоб заручитися підтримкою.
4. Зберіть команду управління змінами. Ця команда відповідає за хороший зв’язок з усіма зацікавленими сторонами, перелік проблем та забезпечення того, щоб процес змін був якомога плавнішим. Вибирайте людей, які користуються неабияким авторитетом у компанії та які мають гарні навички спілкування.
   • Ця команда включає ініціатора процесу змін з найвищого рівня управління. Підкресліть, що це передбачає дійсно активну роботу щодо стимулювання змін і що мова йде не лише про затвердження плану.
5. Розробити підхід для залучення керівного складу організації. Надзвичайно важливо отримати підтримку від керівників організації, щоб зміни були успішними. Попросіть кожного виконавчого працівника надати відгук про зміни та співпрацювати з кожною особою, щоб взяти активну роль у просуванні змін.
6. Підготуйте план для кожної зацікавленої сторони. Для кожної зацікавленої сторони, включаючи тих, хто підтримує зміни, оцініть ризики та проблеми. Доручіть команді управління змінами вирішити ці проблеми.
7. Складіть план спілкування. Спілкування є найважливішою частиною плану управління змінами. Регулярно спілкуйтеся з усіма, на чию роботу впливають зміни. Підкресліть причини внесення змін та переваги, які приходять із ними.
   • Зацікавленим сторонам слід надати можливість двостороннього спілкування віч-на-віч. Приватні зустрічі дуже важливі.
   • Спілкування повинно надходити від головного ініціатора змін, від безпосереднього керівника кожного працівника та від будь-якого додаткового представника, якому довіряє зацікавлена ​​сторона. Вся комунікація повинна передавати послідовне повідомлення.
8. З’ясуйте, звідки береться опозиція. Зміни завжди призводять до протидії. Це відбувається на індивідуальному рівні, тому поговоріть із зацікавленими сторонами особисто, щоб з’ясувати, чому. Відстежуйте скарги, щоб команда управління змінами могла їх вирішити. До них, зокрема, належать:
   • люди не мають мотивації до змін або не відчувають нагальності
   • люди не розуміють загальної картини або того, чому зміни необхідні
   • бракує участі в процесі
   • люди невпевнено ставляться до своєї роботи, майбутньої посади чи вимог та навичок
   • керівництво не відповідає очікуванням щодо впровадження або передачі змін
9. Займіться завалами. Багато скарг можна розглянути шляхом більш інтенсивного спілкування або зміни стратегії спілкування, щоб обговорити конкретні проблеми. Інші скарги вимагають різних підходів, які можна інтегрувати у ваш план або призначити команді управління змінами для їх реалізації. Подумайте, який із цих підходів відповідає ситуації у вашій організації:
   • Що стосується змін в посадових інструкціях або процедурах, визначте пріоритетом навчання працівників.
   • Якщо ви очікуєте стресового переходу або такого, що мало мотивує, організуйте захід або надайте переваги працівникам.
   • Якщо зацікавлені сторони не мотивовані до змін, надайте стимули.
   • Якщо зацікавлені сторони відчувають себе виключеними, організуйте зустріч, щоб зібрати відгуки та обміркувати, які зміни ви можете внести в план.

Метод 2 із 2: Відстеження змін до проекту

1. Визначте функції управління змінами. Перелічіть функції, які будуть призначені для цього проекту. Опишіть обов’язки та навички на кожній посаді. Ви повинні надати принаймні одного менеджера проекту, який би впровадив зміни на повсякденному рівні, та спонсора проекту для моніторингу загального прогресу та прийняття управлінських рішень на високому рівні.
   • Для великих проектів у великій організації ви можете розподілити роль менеджера проектів між різними людьми, кожен із яких має певні навички.
2. Подумайте про створення комітету з контролю за змінами. Зазвичай програмні проекти мають комітет з контролю змін, який складається з представників кожної групи зацікавлених сторін. Цей комітет схвалює запити на зміни замість керівника проекту та повідомляє рішення зацікавленим сторонам. Цей підхід добре працює для проектів із залученням різних зацікавлених сторін та проектів, обсяг та цілі яких необхідно переглянути.
3. Встановіть процедуру подання запитів на зміни. Як тільки хтось із команди проекту знайшов спосіб рухатися вперед, як втілити цю ідею в життя? У цьому плані опишіть процедуру, затверджену командою. Ось приклад:
   • Член команди заповнює форму для запиту змін та надсилає її керівнику проекту.
   • Менеджер проекту вводить форму до журналу запитів змін та оновлює цей журнал у міру виконання або відхилення запитів.
   • Менеджер доручає членам команди розробити більш детальний план та оцінити необхідні зусилля.
   • Керівник проекту надсилає план спонсору проекту для прийняття або відхилення.
   • Зміна впроваджена. Зацікавлені сторони регулярно інформуються про прогрес.
4. Створіть форму, щоб подати запит на зміну. До кожного запиту та до журналу слід включати таку інформацію:
   • дата зміни заявки
   • номер запиту на зміну, який надає керівник проекту
   • заголовок та опис
   • ім'я, електронна пошта та номер телефону заявника
   • пріоритет (високий, середній або низький). Термінові плани управління змінами мають різні терміни.
   • номер продукту та версія (для програмних проектів)
5. Додайте додаткову інформацію до журналу змін. Цей журнал повинен також фіксувати рішення та їх виконання. На додаток до інформації, наданої у формі заявки на зміну, ви повинні передбачити місце для такої інформації:
   • схвалення чи відхилення
   • підпис особи, яка схвалює або відхиляє заявку
   • кінцевий термін для внесення змін
   • дата припинення зміни
6. Відстежуйте важливі рішення. На додаток до журналу змін, який відстежує щоденні зміни, ви також можете вести облік усіх основних рішень, які приймаються. Завдяки цьому звіту легше знайти довгострокові проекти або проекти, що зазнають змін в управлінні. Цей звіт може також служити основою для спілкування з клієнтами або вищим керівним персоналом. Для будь-якої зміни строку, розміру проекту або вимог до проекту, рівнів пріоритетів або стратегії слід відстежувати таку інформацію:
   • хто прийняв рішення
   • коли було прийнято рішення
   • короткий зміст причин рішення та порядок його виконання. Додайте документи, пов’язані з цією процедурою.

Поради

• Формуйте довіру та лояльність як у співробітників, так і у клієнтів. Люди часто відчувають незручність від змін. Передаючи повідомлення про те, що ви ставите інтереси своїх працівників на перше місце, ви завойовуєте їх підтримку.