Автор:
John Stephens
Дата Створення:
28 Січень 2021
Дата Оновлення:
1 Липня 2024
Зміст
Зворотній зв'язок необхідний для того, щоб допомогти співробітникам або студентам покращитися на краще. Зворотній зв'язок не тільки важливий, він також необхідний у більшості компаній та навчальних класів. Це особливо актуально, якщо ви керуєте працівниками або відповідаєте за керівництво іншими. Оскільки все більше працівників спілкуються та працюють віддалено, стає все більш важливим писати відповіді електронною поштою. Якщо ви здійснюєте нагляд за іншими працівниками, ви можете написати відгук в оцінці роботи. Якщо ви викладач, вам часто доведеться давати коментарі своїм учням.
Кроки
Спосіб 1 з 3: Напишіть відповідь працівника електронною поштою
Підтвердьте причину надсилання електронного листа. Ви можете написати причину в темі або в тексті електронного листа. Зазвичай найкраще повідомити одержувача, чого очікувати в електронному листі від тематичного речення.
- Напишіть тему на зразок "Відгуки про проектні пропозиції - Чудовий старт!"
Почніть з дружнього коментаря. Це дасть вашій аудиторії зрозуміти, що ви робите коментар у доброзичливих тонах, а не критикуєте. Це збільшить ймовірність того, що одержувач прочитає ваш відгук у позитивному напрямку.- Напишіть щось на кшталт: "Сподіваюсь, у вас хороший тиждень!"
Визнайте роботу, яку вони виконали. Швидше за все, респондент доклав багато зусиль до роботи, яку ви оцінюєте. Спочатку згадайте це, повідомте їм, що ви визнаєте їх зусилля.
- Ви можете сказати: «Дякую, що намагаєтесь реалізувати запропонований план. Я доклав багато зусиль ”.
Спершу дайте позитивні відгуки. Повідомлення одержувача про те, що вони роблять правильно, спочатку пом’якшує критику. Будьте чесними, проте спробуйте знайти щось позитивне. Ви можете зосередитися на вирішенні завдання або на минулих робочих зусиллях.- Скажіть: «Ось ще одна вагома пропозиція. Ви зібрали багато чудових цілей, і я бачу великий прогрес у вашому методі ”.
Напишіть негативний відгук як пораду. Навіть якщо ефективніше перерахувати необхідні зміни, одержувачу може бути важко прочитати їх і зірвати. Натомість зробіть речення так, ніби це зміни, які ви збираєтесь внести.- Ви можете написати: "Я видалю частини 1 і 2 і розширюю частину 3, включивши проект бюджету", або "Я скорочую другий абзац, але додаю оцінку поточних проектів. в кінці цієї частини ”.
Поясніть негативні відгуки. Скажіть одержувачу, де проблема, чітко поясніть причину проблеми, якщо це необхідно. Якщо критика пов’язана зі зміною очікувань чи напрямків, скажіть їм це, деталізуючи причину зміни.
- Скажімо, «Ми робимо перехід на всю компанію до більш детальних пропозицій, тому нам потрібно буде розширити інформацію в декількох розділах. Я перерахував місця, які потребують більше інформації ”.
- Якщо ви коментуєте поведінку одержувача, завжди вказуйте приклади того, що ви хочете передати. Наприклад, якщо ви говорите про непрофесійне вдягання на зустрічі з клієнтом, наведіть приклади того, що вони зробили неправильно. Ви можете сказати: "Минулого разу, коли ми зустрілися з клієнтом, ви були в шльопанках, а до цього ви були у футболці. Цей повсякденний одяг не приносить професійного іміджу, який ми хочемо представляти. ty ".
Визначте, як вирішити проблему. Ваш відгук не буде корисним без вирішення проблеми. Залежно від теми відповіді, це може бути перелік конкретних рішень та загальний перелік цілей, над якими слід працювати.
- Ви можете навести приклади способів вирішення проблеми. Це чудовий варіант, коли ви маєте на увазі конкретне рішення. Ви можете сказати: "Для наступної презентації використовуйте нейтральні кольори та уникайте переходів. Оскільки наші клієнти для зустрічей, вам також слід уникати розмов. у компанії ".
- Інший спосіб - це поставити запитання, які допоможуть їм придумати шляхи вдосконалення. Це буде корисно для виявлення проблеми, вирішення якої існує безліч. Наприклад, «Чи є способи вдосконалення матеріалу з цього моменту?» Або «Які зміни ви плануєте застосувати до наступної презентації?»
Нагадуйте їм про можливі наслідки. Деякі проблеми на роботі можуть завдати шкоди організації, і працівники повинні про це знати. У багатьох випадках це може мати деякі наслідки, і іноді ви втрачаєте клієнтів або надаєте неефективне обслуговування клієнтів через невдачі працівників. Залежно від ситуації, наслідки для працівника також будуть, якщо вони не зміниться. Якщо є проблема, повідомте про це персоналу.
- Наприклад, повідомте їм про побоювання, що компанія може втратити клієнтів через паперові помилки.
- Інший спосіб - повідомити їм, що їх можуть звільнити з проекту, якщо вони не спробують поліпшити свою документацію.
Завершіть запитом про роз’яснення та пояснення ваших відгуків. Це дружній спосіб закінчити електронні листи, які допомагають людям дізнатися, що ви їх підтримуєте. Крім того, їм буде комфортно запитувати пояснення, якщо вони не розуміють, що ви написали.
- Напишіть: "Будь ласка, дайте мені знати, якщо у вас є якісь запитання або вам потрібне пояснення щодо проблеми".
Метод 2 з 3: Написання зворотного зв’язку при оцінці компетентності
Поставте цілі для оцінки компетенцій. Ось чому ви робите огляд. Знання своїх цілей може допомогти вам написати кращий відгук і допоможе вашим працівникам знати, чого очікувати.
- Наприклад, ви зосереджуєтесь на вдосконаленні співробітників? Ви проводите оцінку на рівні всієї компанії, щоб вирішити, який тип кар’єрного розвитку найбільше принесе користь вашій компанії? Ви робите щоквартальний огляд?
- Поговоріть з персоналом про свої цілі, коли ви дасте відгук. Можна сказати: "Компанія планує підтримати програму розвитку кар'єри на основі потреб співробітників, тому я проводжу оцінку результатів діяльності для кожної людини".
Перегляньте попередні відгуки про них. Це може включати відповідь з попереднього огляду, а також неофіційну інформацію, опубліковану під час огляду. Ви також повинні оцінити, що вони зробили на основі цих відгуків. Чи використовували його для вдосконалення? Вони не звертали на це уваги?
- Якщо вони вже діяли за відгуками раніше, це може сприйматися як позитивний рейтинг цього разу.
- Якщо вони раніше не звертали уваги на відгуки, ви можете обговорити як попереднє питання, так і відсутність самосвідомості, не звертаючи уваги на відгуки.
Поясніть позитивні відгуки, наведіть конкретні приклади. Найкраще завжди починати з позитивних коментарів. Скажіть співробітникам, що вони добре роблять, і вкажіть на всі досягнення, яких вони досягли. Будьте чесними, але намагайтеся включати якомога більше позитивів та негативів.
- Наведіть приклади, наприклад: «Ви виявляли самодисципліну, коли добровільно керували проектом, і продемонстрували гарне керівництво, добре працюючи з командою, включаючи пропозиції. від інших членів та розподіл обов’язків ».
- Хваліть те, що ви хочете, щоб вони робили.
Наведіть конструктивну критику, наведіть конкретні приклади. Зосередьте свою критику на тому, що є найбільш вигідним для компанії або цілей роботи працівника. Скажіть їм, з чим у вас виникають проблеми, і чому проблема в цьому.
- Наведіть конкретні приклади. Наприклад, «В останніх 3 презентаціях ви забули проект бюджету, сповільнили проект» або «Середня кількість рахунків, здійснених за останній квартал, становила 6, але вам просто гарантовано. 2. Це вважається недієздатним ”.
Встановіть цілі роботи на наступний етап оцінки. Це допоможе працівникам знати, на чому їм слід зосередитись у майбутньому, дозволяючи вам повідомляти про те, що потрібно компанії від ваших працівників. Це також зробить відгуки більш корисними, оскільки співробітники знають, що ви хочете, щоб вони зрозуміли під час сеансу огляду.
- Цілі повинні бути короткими та конкретними. Наприклад, "У середньому працівник буде продавати 4 товари на день", "Персонал збільшить зв'язок із клієнтами" або "Персонал завершить навчання лідерству".
- Переконайтеся, що наступний аудит, який ви проводите для своїх працівників, буде зосереджений на цих робочих цілях, оскільки саме цього вони очікують.
Запропонуйте можливості для кар’єрного розвитку. Запропонуйте конструктивні пропозиції щодо коментарів, надані вами раніше. Залежно від ресурсу, це може бути обмін знаннями, тренінг, навчання в компанії або сеанс обміну життєвим досвідом. Ви навіть можете шукати курси в Інтернеті, якщо вам бракує ресурсів.
- Будьте готові змінити ці рекомендації після обговорення оцінки з працівником. Наприклад, працівник може попросити кар’єрного розвитку, про який ви ніколи не думали.
- Слід враховувати кар’єрні цілі працівника. Наприклад, якщо працівник хоче перейти на керівну посаду, ви можете рекомендувати тренінг з керівництва як варіант кар’єрного розвитку. Інший варіант - якщо працівник цікавиться графічним дизайном, ви можете дозволити йому відвідувати навчальні курси, щоб вони могли використовувати ці навички для компанії.
Завершіть словами заохочення. Якою б позитивною не була оцінка діяльності, ніхто не любить нагадувати про недоліки або про те, що їм потрібно покращити. Закриття словами заохочення може допомогти мотивувати працівника, замість того, щоб на нього чинити тиск або знеохочення.
- Скажіть так: «У вас були несподівані проблеми в минулому кварталі, але ви добре закінчили свою роботу, регулюючи навантаження. Нам подобається ваш результат і ми сподіваємось побачити більше хороших результатів у цьому кварталі ".
Заохочуйте відгуки одержувачів. Це може бути усна відповідь після того, як ви обговорили з ними оцінку, або ви можете дати їм форму зворотного зв'язку для заповнення. Ви отримаєте більш ефективний відгук, якщо дозволите співробітникам коментувати оцінку ефективності та синтезувати інформацію у вашу відсутність.
- Попросіть інших прокоментувати ваші відгуки. Наприклад, "Якби ви могли покращити одну річ щодо способу, яким я даю відгук, яким би він був?" І "Чи був відгук чітким та корисним?"
Метод 3 з 3: Забезпечення зворотного зв’язку зі студентами
Зосередьтеся на навчанні. Мета зворотного зв’язку - допомогти студентам вчитися, тому робіть корисні коментарі, які спрямовують їх на вдосконалення своєї роботи, а не критикують помилки. Візьміть це як орієнтир, а не просто критику.
- Ви можете надати письмові відгуки про типи студентських робіт, включаючи письмові завдання, презентації та проекти.
Надайте відгук про зміст та структуру. Обидві частини важливі, і студенти повинні знати, як їх вдосконалити. Це особливо важливо, якщо один студент в одній частині справляється краще, ніж інший. Наприклад, студент може мати прекрасне уявлення про розробку контенту, маючи при цьому помилки друку, неправильну пунктуацію, неповні абзаци та помилки відступу.
- Якщо ви коментуєте усні презентації чи проекти, обов’язково надайте відгуки про кожну частину вправи.
- Наприклад, словесна презентація включатиме коментарі як до вмісту, так і до навичок публічного виступу, тоді як проект міг би отримати відгук про вміст, творчість та навички. сьогодення.
Дайте конкретні позитивні та негативні відгуки. Написання коментарів на зразок "хороша робота", "дійсно хороша" або "потрібно працювати" не говорить студентам, що їм потрібно робити, щоб покращитись, або що вони роблять правильно. Щоб зворотний зв’язок був ефективним, студенти повинні знати, що вони зробили добре чи ні.
- Напишіть так: «Ваша дисертація чітка, добре написана і використовує необхідний формат. З іншого боку, тематичні речення потребують більше зусиль, оскільки вони не пов’язані з тезою ”.
- Запропонуйте так: "Мої ідеї добре розвинені, але я хочу, щоб ви звернулися до мене, щоб отримати вказівки щодо того, як використовувати коми і неповні речення".
- Включає поєднання позитивних коментарів та конструктивної критики.
Запропонуйте способи вдосконалення, а не виправлення помилок. Ви можете виділити кілька помилок, але уникайте виправлень на сторінці. Визначте проблему, яку ви виявили в статті, наприклад, використовуйте занадто багато коми, а потім запропонуйте навички, які б ваші учні могли вдосконалити.
- Наприклад, «Я використав у своєму есе занадто багато коми. Вчитель запропонував вам переглянути правила використання коми і як уникнути помилок через кому. Якщо ви підете до викладача, ми зможемо переглянути уривок разом.
Встановіть пріоритети для наступного проекту або вправи. Це дасть студентам конкретні моменти, на які слід зосередитись відтепер. Ви можете розставити пріоритети в навчальних цілях чи потребах своїх учнів, залежно від типу завдання.
- Скажіть: "Зараз я хочу, щоб ви зосередились на використанні активних предметів і уникали неповних речень".
Якщо проблема полягає в часі, обмежте зворотний зв’язок однією частиною або одним вмінням. Зосередьте увагу на поточних навчальних цілях чи потребах учнів, яких ви оцінюєте. Переконайтесь, що студенти знають, що ви оцінюєте лише певні частини їхніх творів, щоб вони не вважали інші розділи ідеальними.
- Можливо, вам доведеться розфарбувати або виділити коментарі.
- Перш ніж повертати студентам завдання, повідомте їм, що ви даєте відгук лише про частину завдання.
- Ви також можете дозволити студентам вибрати навички або розділи, про які вони хотіли б отримати відгук.
Уникайте тиску на учнів. Якщо помилок багато, не намагайтеся їх виправити одним коментарем. Надання занадто багато інформації одночасно може викликати у студентів відчуття пригніченості. Натомість починайте з основних налаштувань або найпростішого місця.
- Наприклад, ви можете почати, зосередившись на неповних реченнях і шукаючи слова, які ви не знаєте, як пишеться.
- Ви також можете просто зосередитися на навчальній меті, на яку спрямована вправа.
Заохочуйте учнів продовжувати намагатися. Завершіть позитивною нотою, яка спонукає їх продовжувати намагатися. Ви можете посилатися на інші вдосконалення у своїх вправах, що дає їм мотивацію націлюватися вище.
- Напишіть: «Після усвідомлення того, що ваше написання значно покращилось протягом навчального року, я знаю, що ви чудово виконаєте своє завдання відповідно до цих пропозицій. Я з нетерпінням чекаю вашого наступного есе! "
