Зміст

• Кроки
• Порада
• Увага

Потрібно написати професійний та ввічливий робочий лист? Більшість робочих повідомлень надходять у попередньо відформатованому вигляді та їх легко копіювати, потрібно лише змінити вміст повідомлення. Службова пошта завжди повинна містити дату, інформацію про відправника, одержувача та деякі абзаци в тілі повідомлення. Якщо ви хочете написати малюнок, виконайте наведені нижче дії та виправте необхідні моменти відповідно до стандартів вашої компанії.

Кроки

Частина 1 з 4: Вступне повідомлення

1. 

   Зрозумійте формат. Незалежно від того, про що йдеться у вашому листі, існують деякі стандарти зовнішнього вигляду листа, яких потрібно дотримуватися. Ділові листи слід набирати та писати таким популярним шрифтом, як Arial або Times New Roman. Вам потрібно виділити абзаци у повідомленнях вручну. Це означає, що ви починаєте новий абзац, ввівши двічі клавішу "return". Не використовуйте команду відступу для виділення абзаців.
   • Залиште поле близько 2 см по всіх краях.
   • Електронну пошту також слід писати популярними шрифтами. Не використовуйте шрифти, що імітують рукописний текст або мають барвистий колір, крім чорно-білих у робочій пошті.

2. 

   
   
   Виберіть правильний тип паперу. Робочий лист слід надрукувати на папері розміром 22 см x 28 см (“розмір листа”). Якщо ви не в США, ви можете використовувати папір формату А4. Деякі довгі контракти можна надрукувати на папері розміром 22 см х 36 см ("законного розміру").
   • Якщо ви друкуєте для розсилки, ви повинні надрукувати його на фірмовому бланку. Це надає листу більш професійний вигляд, а також надає логотип та контактну інформацію вашої компанії.

3. 

   
   
   Надайте інформацію про свою компанію. Вкажіть назву компанії та адресу, в якій кожна частина адреси написана в іншому рядку. Якщо ви є власником або самостійно працюєте, замініть назву компанії на власне ім’я або напишіть своє ім’я над ним.
   • Якщо у вашої компанії є заздалегідь розроблений фірмовий бланк, ви можете використовувати його, а не вводити назву та адресу компанії.
   • Якщо ви вводите адресу самостійно, вам слід вирівняти праворуч або вирівняти ліворуч у верхній частині сторінки, залежно від вас та уподобань вашої компанії.
   • Якщо ви надсилаєте пошту за кордон, введіть назву країни великими літерами.

4. 

   
   
   Додайте дату. Повна дата - це найбільш професійний вибір. Наприклад, ви можете написати "1 квітня 2012 року" або "1 квітня 2012 року". Дату слід залишити вирівняною, на кілька рядків нижче адреси відправника.
   • Якщо ваш лист написаний протягом декількох днів, вкажіть дату закінчення листа.

5. 

   Надайте інформацію про одержувача. Напишіть повне ім’я одержувача, назву (якщо така є), назву компанії та поштову адресу та розділіть цю інформацію на окремі рядки. За потреби додайте контрольний номер. Інформацію про одержувача слід залишити вирівняною на кілька рядків нижче дати.
   • Найкраще надіслати лист вказаній особі. Таким чином особа, якій ви надсилаєте повідомлення, може відповісти на ваше повідомлення. Якщо ви не знаєте імені людини, якій слід надіслати пошту, невелику перевірку. Ви можете зателефонувати в їх компанію, щоб попросити точне ім’я та звання людини.

6. 

   Виберіть привітання. Привітання - це повага до одержувача повідомлення, і те, яке привітання використовується, залежить від того, чи знаєте ви людину, якій ви надсилаєте повідомлення, наскільки ви її знаєте та наскільки урочистий лист. . Ви можете розглянути такі варіанти:
   • "Для кого це може стосуватися" (Для тих, хто бере участь) лише коли Ви не знаєте, кому, особливо кому ви хочете надіслати повідомлення.
   • Якщо ви не знаєте одержувача вашої пошти, починаючи з "Шановний пане / пані" (Safe Dear / Madam ") - це безпечний варіант.
   • Ви також можете використовувати заголовок і ім'я одержувача, наприклад "Шановний докторе Сміт" (Шановний професоре Сміт).
   • Якщо ви добре знаєте одержувача пошти і маєте з ним тісні стосунки, ви можете зателефонувати їм по імені, наприклад "Дорога Сьюзан".
   • Якщо ви не впевнені в статі одержувача повідомлення, просто введіть повне ім'я, наприклад, "Шановний Кріс Сміт" (Hello Kris Smith).
   • Не забудьте ввести кому після привітання або двокрапку після "Для кого це може стосуватися".
   реклама

Частина 2 з 4: Складання вмісту повідомлення

1. 

   Прямо до проблеми. Час - це гроші, як говорить максима, більшість підприємців ненавидять марно витрачати час. Тому зміст листа слід подавати коротко та професійно. Напишіть лист, де одержувач зможе швидко його прочитати, переходячи прямо до суті та узагальнюючи вашу думку в першому абзаці. Наприклад, ви завжди можете почати з "Я пишу вам щодо ..." (я пишу йому про ...) і почати звідти.
   • Не використовуйте текстуровану мову, великі удари або довгі круглі речення - ви повинні якомога коротше і чіткіше переказати те, що вам потрібно сказати.
   • Висловіть це переконливо. Здається, головна мета написання листа - переконати читача щось зробити: передумати, виправити помилку, надіслати гроші або вжити якихось дій. Спробуйте переконати одержувача повідомлення зробити те, що ви хочете.

2. 

   Використовуйте займенник особа. В ідеалі, ви повинні використовувати в своєму листі займенники "Я" (Я), "ми" (ми) та "Ви" (Ви). Опишіть це як «Я» (я) і покличте читача на «ти» (друг / дідусь / бабуся / брат / сестра).
   • Зверніть увагу, якщо ви пишете від імені організації. Якщо ви даєте перспективи для розвитку своєї компанії, вам слід використовувати "ми" (нас), щоб повідомити читачам, що ви говорите від імені компанії. Якщо ви пишете про свою особисту думку, використовуйте “Я” (я).

3. 

   
   
   Пишіть чітко, коротко і лаконічно. Нехай ваші читачі точно знають, що ви хочете сказати. Читачі швидко відповідатимуть на ваше повідомлення, лише якщо вміст вашого повідомлення чіткий. Зокрема, якщо ви хочете, щоб читачі зробили висновки або вжили заходів у відповідь на ваш лист, тоді скажіть їм. Поясніть свою тезу найбільш стисло.

4. 

   
   
   Використовуйте активні речення. Описуючи ситуацію або роблячи запит, використовуйте активний, а не пасивний. Пасивні речення можуть зробити ваш лист неясним або не вказати причетну особу. Крім того, активне речення є впорядкованим і більш прямим. Наприклад:
   • Пасивне речення: Сонцезахисні окуляри не розроблені та не виготовлені з огляду на їх міцність.
   • Попереджувальне твердження: Ваша компанія розробляє та виробляє сонцезахисні окуляри, не враховуючи їх довговічності.

5. 

   
   
   Будьте належно відкритими. Листи написані людьми і адресовані людям, тому уникайте жорстких написів, якщо це можливо. Ви не можете побудувати нові стосунки неличним листом та відсутністю відкритості. Однак уникайте використання розмовної мови або сленгу, таких як фрази "ти знаєш" (ти знаєш), "я маю на увазі" (я маю на увазі) або "хочу" (скорочувати - скоротити "хочу"). великий '). Зберігайте свій тон серйозним, але доброзичливим та захопленим.
   • Якщо ви добре знаєте одержувача, вам слід неодноразово надіслати приємні побажання.
   • Використовуючи власне судження, вирішуючи, якою мірою висловлюватись. Іноді трохи гумору може допомогти вам укласти успішну угоду, але будьте обережні, коли дражнити це може бути помилкою.

6. 

   Ввічливий і ввічливий. Навіть якщо ви пишете лист, щоб скаржитися або висловлювати занепокоєння, ви все одно можете бути ввічливими. Встаньте на місце приймача і будь-які ідеї, які ви висуваєте, пропонуйте розумним чином, щоб читачі побачили, що ви завжди з ентузіазмом і готові допомогти.
   • Наприклад, ви можете зробити різку скаргу на зразок цього: "Я думаю, що ваші сонцезахисні окуляри погані, і я ніколи їх більше не буду купувати". Однак ви можете написати більш ввічливим чином: " Я розчарований сонцезахисними виробами вашої компанії, і в майбутньому я планую купувати окуляри деінде.

7. 

   Використовуйте шаблон заголовка “друга сторінка” для додаткових сторінок. Більшість ділових листів повинні бути короткими на одній сторінці. Але якщо проблема, про яку ви говорите, довша, як договір чи юридична проблема, вам може знадобитися ще кілька сторінок. Використовуйте шаблон бланка "друга сторінка", який, як правило, має скорочену адресу та такий самий тип паперу, як бланки першої сторінки.
   • Нумерація сторінок у верхній частині сторінки з другою та наступними сторінками. Ви також можете додати імена одержувачів та дати.

8. 

   Зміст змісту. В останньому абзаці узагальніть основні моменти та чітко сформулюйте кроки у своєму плані дій або що очікувати від одержувача повідомлення. Зверніть увагу, що одержувач може зв’язатися з вами, щоб запитати або поговорити, подякувати їм за інтерес до листа та вашого питання. реклама

Частина 3 з 4: Закінчення листів

1. 

   Доберіть закінчуване речення. Заключне речення, як привітання, демонструє повагу одержувача та ступінь урочистості листа. "З повагою" або "З повагою", як правило, безпечний вибір; Ви можете розглянути інші варіанти, такі як "Сердечно", "З повагою" (З найкращими побажаннями), "З повагою" та "З повагою" (З повагою). Ви також можете вибрати дещо менш офіційне, але професійне закінчення, як-от "Все найкраще", "Найкращі побажання". , "Теплі привітання" та "Дякую" та "Дякую". Використовуйте коми після речення.

2. 

   Підписати. Залиште приблизно чотири рядки порожніми, а потім підпишіть. Підпишіть свій підпис після друку листа або, якщо ви надішлете його електронною поштою, відскануйте зображення підпису та вставте його в цю частину повідомлення. Для підпису слід вибрати чорнило синього або чорного кольору.
   • Якщо ви підписуєте лист від імені когось, напишіть перед підписом “pp:”. "Pp" означає "per procurationem" (наприклад, "агентством" або "від імені").

3. 

   Введіть своє ім’я та контактну інформацію. Під вашим підписом введіть своє повне ім’я, назву, номер телефону, адресу електронної пошти та будь-які можливі способи зв’язку. Кожна інформація пишеться в окремому рядку.

4. 

   Додайте абревіатуру друкарки. Якщо хтось, крім вас, набрав лист, під підписом слід додати ініціали цієї особи. Іноді включали ініціали особи, яка написала лист. Тому важливо розрізняти особу, яка написала лист, і того, хто набрав лист.
   • Наприклад, якщо ви просто додаєте ініціали друкарки, напишіть їх малими літерами: mj
   • Якщо ви додаєте скорочення письменника, пишіть їх великими літерами, а скорочення друкарки - малими літерами: RW: mj. Ви також можете використовувати скісну риску між двома скороченнями: RW / mj.

5. 

   Примітка доданих документів. Якщо ви додаєте документ, щоб одержувач бачив його, додайте до нього декілька рядків нижче своєї контактної інформації, зазначивши номер та тип документа. Наприклад, ви можете написати: "Додатки (2): резюме, брошура" ("Додаток (2): резюме, брошура").
   • Ви також можете скоротити “Корпуси” як “Корпуси”. або "Enc.".

6. 

   Додайте одержувачів. Якщо ви надсилаєте копію листа іншій особі, ви повинні вказати в ньому ім’я цієї особи. Ви можете анотувати, ввівши "cc:" у рядку "Enclosures", "cc" означає "копія ввічливості", з іменем та титулом особи ("cc" для «Карбонова копія» (копія), коли лист набирається на копіювальному папері).
   • Наприклад, напишіть: "cc: Мері Сміт, віце-президент з маркетингу" ("Шановна: Мері Сміт, заступник менеджера з маркетингу").
   • Якщо ви хочете додати іншого одержувача, введіть ім’я другої особи безпосередньо під іменем першої особи і не потрібно "cc:".
   реклама

Частина 4 з 4: Готово

1. 

   Відредагуйте повідомлення. Зовнішній вигляд є ключовим елементом професійного буквенеру. Напевно читач легко побачить, що ви компетентні та відповідальні, виправивши найменші недоліки в листі. Ви можете запустити команду правопису, щоб перевірити правопис на слові, але ви також можете перевірити, уважно прочитавши лист перед відправкою.
   • Цікаво, чи лист був чітким і лаконічним. Чи є абзац довжиною більше трьох-чотирьох речень? Якщо так, чи можете ви видалити непотрібні абзаци.
   • Якщо лист дійсно важливий, ви можете попросити друга чи колегу швидко перевірити його. Іноді лише кілька секунд, щоб прочитати, може допомогти вам виявити помилки або незграбне вживання слів, яких ви, можливо, не бачили.

2. 

   Не скріплюйте пошту. Якщо повідомлення має багато сторінок, уникайте зшивання повідомлення. Якщо ви хочете переконатися, що сторінки правильно вибудовані, скористайтесь скріпкою у верхньому лівому куті.

3. 

   Розсилка. Якщо ви надсилаєте пошту, використовуйте діловий конверт. Якщо є конверт із логотипом вашої компанії, використовуйте його. Чітко надрукуйте адресу повернення та адресу одержувача. Складіть лист на три частини, щоб, коли одержувач відкрив повідомлення, перша частина повідомлення згорнулася у верхній частині, а потім відкрилася в нижній. Переконайтеся, що у вас достатньо штампів, а потім надішліть його.
   • Якщо ви відчуваєте, що рукописна адреса забруднена і не відповідає вашому професійному стилю, введіть адресу словом, покладіть конверт у принтер і надрукуйте адресу на конверті.
   • Якщо лист надзвичайно важливий та / або терміновий, вам слід надіслати його кур’єром.
   • Якщо ви хочете надіслати повідомлення електронною поштою, перетворіть його у формат HTML або збережіть повідомлення у форматі PDF, щоб зберегти формат. Однак паперова пошта краще.
   реклама

Порада

• Підписуйте листи хорошою ручкою.
• Швидко. Якщо ви не можете відповісти на запит відправника протягом тижня, повідомте йому про це та повідомте їм, коли вони зможуть отримати від вас відповідь.
• Зосередьтеся на позитиві. Поговоріть про те, що ви можете робити, а не про те, що ви не можете. Наприклад, якщо у вас немає товару на складі, не повідомляйте покупцеві, що ви не можете виконати його замовлення, натомість скажіть, що товар популярний, тому ваша сторона відсутня на складі. . Тоді скажіть їм, коли ви можете запропонувати їм товар.
• Якщо ви пишете лист із великим вмістом, спершу вам слід перерахувати ці речі.
  • Перелічіть усі речі, які ви хочете висвітлити. Не турбуйтеся про замовлення.
  • Для кожного змісту перелічіть ключові слова, приклади, аргументи та факти.
  • Перегляньте вміст у своєму контурі, щоб він відповідав вашій меті та вашій аудиторії.
  • Виріжте будь-які непов’язані проблеми.
  • Розташуйте інформацію в тому порядку, який найкращий для читача.

Увага

• Не пишіть листи з улесливими реченнями. Справжній комплімент є прийнятним, але якщо ви зробите це надмірно, читач відчує, що ви працюєте лестощами, а не вашими здібностями.
• Не використовуйте занадто різкий і імпозантний тон. Пам’ятайте, що ви намагаєтеся зміцнити або започаткувати професійні стосунки діловим листом.