Автор:
Louise Ward
Дата Створення:
4 Лютий 2021
Дата Оновлення:
1 Липня 2024
Зміст
Мета інформаційних бюлетенів - інформувати групу людей про певне питання, таке як подія, політика чи ресурс, та заохочувати їх до цього. Нижче наведено вказівки щодо написання ефективних та легких для читання інформаційних бюлетенів.
Кроки
Частина 1 з 4: Тема написання бюлетеня
Введіть слово "ПРИМІТКА" вгорі сторінки. Одразу за текстом вийшов бюлетень. Напишіть слово “ПРИМІТКА” приблизно на 4 см від верхньої частини сторінки, напівжирним шрифтом, відцентрованим або вирівняним за лівим краєм. Ви також можете вибрати для цього слова більший розмір шрифту.
- Подвійний інтервал між рядками в заголовку.
Призначаючи належним чином. Інформаційні бюлетені є формальною формою ділового спілкування, тому слід відповідати їм належним чином. Напишіть повне ім’я та ім’я особи, перед якою будете звітувати.- Якщо ви надсилаєте лист усім працівникам, ви можете написати: “ПРИЙМАЧ: всі працівники”.
Додайте одержувачів у серії CC. Рядок "CC" стосується тих, хто отримує повідомлення у формі "Шановний Co". Це не цільовий об’єкт інформаційного бюлетеня. Це особа, якій потрібна інформація про політику чи проблему, на яку ви звертаєтесь у листі.
Впишіть своє ім'я в рядок "Відправник". Тема листа повинна містити ім’я письменника та відправника листа. Ваше повне ім’я та назва вказані в цьому рядку.
Додайте дати. Напишіть повну дату, включаючи день, місяць та рік. Наприклад, напишіть: “ДАТА: 5 січня 2015 р.” Або “ДАТА: 01.05. 2015 рік "
Виберіть конкретний абзац для вашої теми. Тема повинна повідомляти читачеві, про що йдеться в бюлетені. Будьте конкретні та стислі.- Наприклад, замість того, щоб писати тему як: "Чорнило", пишіть конкретніше як: "Проблема з використанням чорнила в Office".
Відповідно відрегулюйте формат заголовка. Заголовок повинен бути у верхній частині сторінки, вирівняний за лівим краєм. Заголовні слова "ОТРИМАТЕЛЬ:", "ВІДПРАВНИК:", "ДАТА:" та "ПРО РОБОТУ:".
- Приклад заголовка буде виглядати так:
Одержувач: Ім'я та назва одержувача
ВІДПРАВНИК: Ваше ім'я та назва
ДАТА: Дата, місяць, рік, коли було написано повідомлення
ПРО: (або ПОВ’ЯЗАНО З: :) Проблема, згадана в бюлетені (якось виділяючи). - Складаючи заголовки, переконайтеся, що елементи подвоєно в два рядки та вирівняно текст.
- Ви можете додати рядок під заголовок, який проходить по ширині сторінки, щоб відокремити заголовок та тіло бюлетеня.
- Приклад заголовка буде виглядати так:
Частина 2 з 4: Написання вмісту бюлетеня
Поміркуйте, хто одержувач. Щоб усі могли читати та відповідати на інформаційний бюлетень, важливо відповідати формулюванню, довжині та урочистості повідомлення тим, хто його буде читати. Щоб це добре працювало, потрібно добре уявляти, хто отримує повідомлення.
- Подумайте про уподобання та проблеми своїх читачів.
- Спробуйте передбачити питання, які може задати ваш читач. Подумайте про деякий зміст бюлетеня, як приклади, докази чи інша інформація, щоб переконати їх.
- Перевірте, чи сприймають ваші читачі вашу згадку про недоречну інформацію чи почуття.
Пропустити ритуальні привітання. Інформаційний бюлетень не починався з привітання на зразок "Шановний містере Едвардс". Натомість перейдіть безпосередньо до питання, яке буде обговорене у повідомленні з самого початку.
Згадайте проблему в першому абзаці. Запишіть, чому ви хочете, щоб читач вчинив щось. Це трохи нагадує вступ до есе, тобто введення проблеми та причини проблеми.Ви також можете розглядати вступ як короткий зміст усієї частини бюлетеня.
- Зазвичай вступ займає близько одного абзацу.
Наприклад, ви можете написати: «1 липня 2015 року компанія XYZ запровадить новий поліс щодо медичного страхування. Співробітники отримуватимуть медичне страхування і отримуватимуть мінімальну зарплату 6 мільйонів на місяць ”.
Надайте інформацію щодо обговорюваних питань. Читачеві може знадобитися якась загальна інформація про проблему, яку ви вирішуєте. Надайте трохи інформації, але вона коротка, і просто вкажіть, що потрібно.
- За необхідності продовжте сповіщення, вказавши причину, за якою політика була впроваджена. Наприклад, ви можете написати: "Місцева влада проголосувала, щоб вимагати, щоб усі працівники району отримували мінімальну заробітну плату в розмірі 6 мільйонів донгів / місяць".
Підтримайте аргументи в дискусії. Підсумуйте дії, які потрібно виконати. Докази та аргументи щодо запропонованого вами рішення. Почніть з найважливішої інформації, а потім висвітліть конкретні факти, що підтверджують. Покажіть своїм читачам, що корисно робити те, що ви пропонуєте, або що шкоду не сприймати.
- Не соромтеся додавати графіку, списки або діаграми, особливо для довших повідомлень. Просто переконайтесь, що ця інформація справді актуальна та переконлива.
- Для довших повідомлень рекомендуємо написати коротший заголовок, щоб кожен розділ був зрозумілим. Наприклад, замість написання "Політика" напишіть "Нова сезонна політика щодо працівників". Будьте конкретні та стислі у кожному заголовку, щоб читач чітко бачив основи бюлетеня.
Запропонуйте дію, яку повинен зробити читач. Інформаційний бюлетень - це заклик до дії з певного питання, будь то повідомлення про нову продукцію від компанії, нова політика звітування про витрати або презентація про те, як компанія працює над цим. предмет. Згадайте дію, яку читач повинен виконати в кінці або реченні.
- Наприклад, ви можете написати: "Усі працівники повинні використовувати нову систему бухгалтерського обліку станом на 1 червня 2015 року".
- Ви можете додати кілька доказів на підтримку своїх пропозицій.
Закінчіть лист позитивним та обнадійливим резюме. Останній абзац бюлетеня повинен повторювати наступні кроки для вирішення проблеми. Сюди входить нагадування про організаційну солідарність.
- Ви можете написати: "Я був би радий обговорити це з вами пізніше і продовжуватиму обговорювати ваші рішення".
- Можна завершити, сказавши: «Ми раді такому розширенню категорії. Ми віримо, що це допоможе бізнесу розвиватися і компанія працюватиме більш стабільно ».
- Цей абзац зазвичай має близько 1-2 речень.
Частина 3 з 4: Повний бюлетень
Форматуйте інформаційні бюлетені належним чином. Використовуйте стандартний формат для полегшення читання повідомлень. Використовуйте шрифт Times New Roman або Arial розміром 12. Лівий, правий та нижній поля складають 2,5 см.
- Вирівняти абзаци. Розділіть абзаци, подвійний інтервал та поля чи ні.
Огляд бюлетеня. Перегляньте та відредагуйте повідомлення, щоб воно було чітким, стислим, переконливим та без помилок. Перевірте послідовність формулювань. Типи академічних слів або професійних слів.
- Перевірте наявність орфографічних, граматичних та змістових помилок. Зверніть особливу увагу на імена, дати чи цифри.
- Перевірте, чи повідомлення надто довге, і виріжте непотрібний вміст.
Підписи. Інформаційний бюлетень не має рядка підпису. Однак слід додати до заголовка і до вашого імені. Це доводить, що ви підтвердили розсилку.
Використовуйте бланки. Ви можете створити спеціальний фірмовий бланк спеціально для розсилок або використовувати звичайні ділові бланки.
- Якщо ви складаєте електронні документи (наприклад, для надсилання електронних листів), вам потрібно створити окремий фірмовий бланк у програмі Word, який містить логотип вашої компанії та основну контактну інформацію. Використовуйте цей заголовок як шаблон для бюлетенів, які ви надсилаєте.
Виберіть спосіб надсилання пошти. Виберіть найкращий спосіб надсилання бюлетенів. Ви можете роздрукувати його та розповсюдити серед усіх. Ви також можете надіслати електронною поштою.
- Якщо ви надсилаєте повідомлення електронною поштою, ви можете відформатувати HTML-повідомлення електронного листа. Якщо ні, можна зберегти повідомлення у форматі PDF та додати його як електронне повідомлення.
Частина 4 з 4: Використання шаблону бюлетеня
Знайдіть доступні шаблони листів. Подумайте, чи спочатку ви хочете використовувати зразки літер, а не писати. Якщо так, то першим кроком є пошук хороших шаблонів пошти в Інтернеті. Microsoft Word також має шаблони листів. Зазвичай шаблони використовують однаковий базовий формат, але різні шрифти, розміри шрифту та макет.
- Завантажте відповідний шаблон для своїх потреб.
- Перед використанням будь-якого шаблону в Інтернеті обов’язково прочитайте умови використання.
Відкрийте шаблон повідомлення, завантажений на ваш комп’ютер. Після натискання клавіші завантаження шаблон листа автоматично завантажується на ваш комп’ютер, або перед початком завантаження можна зробити кілька кроків. Шаблони повідомлень завантажуються у форматі zip-файлу, їх потрібно розпакувати та відкрити в Microsoft Word.
- Рекомендується використовувати останню версію Microsoft Word, щоб переконатися, що у вас не виникають непередбачені проблеми з програмним забезпеченням і що шаблон повідомлення працює не так, як було розроблено. Якщо у вас попередня версія Microsoft Word, оновіть програмне забезпечення перед завантаженням шаблонів листів.
Створити заголовок (заголовок). Пам'ятайте, що текст зразка повідомлення може бути змінений. Ви можете налаштувати частини зразка повідомлення як завгодно. Наприклад, ви можете додати логотипи та символи авторських прав у заголовок шаблонів листів. Клацніть на заголовок і введіть інформацію про свою компанію.
Заповніть розділи в заголовку форми листа. Не забувайте заповнювати поля "ДО" та "ВІД", а також "CC" та "TEMAT". Будьте обережні, заповнюючи ці поля, щоб не пропустити їх, не залишаючи їх порожніми, часто роблять помилки під час набору тексту.
Введіть текст повідомлення. Напишіть вступ, причину, обговорення та резюме в тілі бюлетеня. Якщо ви хочете, ви можете використовувати маркери або створювати списки для упорядкування вашої інформації.
- Зберігайте формат шаблону листа. Це забезпечує вирівнювання абзаців із правильними полями та розміром шрифту.
- За потреби ви навіть можете налаштувати інформаційний бюлетень для використання таблиці. Іноді це гарна ідея, особливо якщо використання маркованих або подібних списків робить повідомлення заплутаними або важкими для читання.
- Обов’язково видаліть текст із шаблону. У той же час уважно перевіряйте свою пошту перед відправкою.
Не забудьте перевірити нижній колонтитул. Нижній колонтитул - це порожня область внизу сторінки для отримання додаткової інформації. Ви можете додати корпоративну або особисту контактну інформацію на цей сайт. Витратити час на перевірку точності інформації дуже важливо. Останнє, що ви не хочете, щоб це сталося, коли повідомлення написано ідеально, але містить неправильну контактну інформацію або відсутні дані.
Налаштуйте зовнішній вигляд повідомлення. Однією з найпривабливіших речей у зразках повідомлень є те, що ви можете змінити колір тексту. Це допомагає проявити певну індивідуальність і робить текст більш виділяється. Ви також можете вибрати правильний колір для ситуації, що склалася, щоб переконатись, що ваш бюлетень виглядає видатно, а не просто професійно.
Зберігайте інформаційні бюлетені як послідовний текст. Обов’язково збережіть копію. Ви матимете резервні електронні документи для полегшення обміну інформацією.
Збережіть шаблон для подальшого використання. Всякий раз, коли вам потрібно використовувати зразок повідомлення зі зміною теми, вам просто потрібно налаштувати елементи відповідно до конкретної теми повідомлення. Це заощадить час, допоможе вам створити уніфіковану професійну розсилку, яка привертає увагу всіх, тому її буде прочитано негайно. реклама
Порада
- Не називайте занадто багато причин. Пояснити, чому ви хочете, щоб щось було зроблено, важливо, але не перестарайтеся.
- Інформаційний бюлетень повинен бути коротким.
