Як упорядкувати офісні документи: 7 кроків (з фото) - Чайові

Відеоролик: [Вебінар] Організація діловодства у дошкіллі та позашкіллі

Зміст

Кроки
Порада
Що тобі потрібно

Організація офісних файлів не є простим завданням, особливо якщо мова йде про організацію великих обсягів файлів та документів. Однак ви можете подолати цю проблему, спланувавши заздалегідь та прийнявши рішення про систему подання. Це допомагає організувати профіль вашого бізнесу та гарантує швидше знаходження важливих документів. Ви можете ознайомитись із наведеною нижче статтею про те, як упорядкувати офісні записи для початку своєї місії.

Кроки

Частина 1 з 3: Розмістіть час правильно

Виділіть певний час, щоб впорядкувати свою програму, щоб уникнути відволікань посередині. Перед початком роботи підготуйте картон та наклейки для створення нового профілю. реклама

Частина 2 з 3: Організуйте документи та записи

Розділіть купу документів і файлів на менші, більш керовані фрагменти.
- Обробляйте стопки по черзі та очищайте або знищуйте непотрібні папери, щоб зменшити кількість та обмежити надмірність.
- Розділіть решту документів та файлів на дві окремі частини, одну для файлів, які потрібно обробити в найближчі місяці, а другу для архівних файлів, які не потребують термінової обробки.
Організуйте папки за алфавітом, якщо у вас є профіль клієнта. Наприклад, якщо кожен зв’язувальний матеріал був ім’ям особи чи компанії, ви можете відсортувати записи за іменем цієї людини. У цьому випадку ви повинні позначити кожну картку профілю, що містить повне ім’я клієнта.Впорядкуйте обкладинки за алфавітом, а потім позначте ящик для подання, щоб побачити, який ящик має назву, яка починається з певної літери.
Відсортуйте за категорією, якщо записи містять багато частин бізнесу. Деякі записи стосуються рахунків-фактур, гарантій або контрактів, і вам потрібно розділити їх на різні категорії. Позначте кожен запис відповідним чином і розмістіть на ньому всі відповідні документи. Можливо, вам доведеться створити вторинний профіль, тому використовуйте підвісну обкладинку, щоб позначити кожну категорію, а обкладинку - другорядною.
- Створіть портфоліо термінових документів, щоб ви могли швидко знаходити важливі документи.
- Покладіть тимчасові файли спереду, а архівні - у тильну сторону шухляди, щоб ви могли легше отримувати доступ до файлів, які потребують обробки.
реклама

Частина 3 з 3: Сортувати записи за місяцями

На додаток до використання наведених вище методів, ви можете впорядковувати свої підшивки за місяцями (та роками). Якщо у вас немає часу відразу розібратися, ви можете помістити свої документи в щомісячний запис для обробки дати. Цей крок також допомагає визначити, де швидше зберігати документи.
- Щомісячний профіль також підходить для зберігання паперів, які не належать до іншої категорії.
В кінці року перевірте документи, що залишились у щомісячному записі, і ви можете виявити, що шаблон, а також нова група профілів (назва категорії) відсутні в системі. Створіть профілі для цих статей у новому році.
Відріжте решту паперів за місяцями. Зберігати у файлі в групі “Змішана” (Рік-). реклама

Порада

Впорядкувавши свої записи, вам потрібно підтримувати порядок в офісі. Виправте систему ведення діловодства та поверніть документи на місце.
Викидайте, переробляйте або знищуйте непотрібні документи, щоб уникнути втручання в нову систему діловодства.