Зміст

• кроки
• Частина 1 з 3: Підготовка до імпорту даних з Excel в Access
• Частина 2 з 3: Імпорт даних з Excel в Access
• Частина 3 з 3: Використання майстра імпорту даних
• попередження

Access - це реляційна система управління базами даних, в яку можна імпортувати одну або кілька таблиць Excel і узгодити їх однорідні елементи. Більш того, за допомогою Access можна зібрати і проаналізувати велику кількість даних, так як один файл Access включає кілька таблиць Excel. Але для початку необхідно імпортувати дані з Excel в Access; це можна зробити, виконавши кілька основних дій.

кроки

Частина 1 з 3: Підготовка до імпорту даних з Excel в Access

1. 1 На комп'ютері запустіть Excel і Access. Необхідно купити і завантажити пакет Microsoft Office, який містить і Excel, і Access. Це можна зробити на офіційному сайті компанії Microsoft.
   • Встановивши пакет Microsoft Office, в Windows натисніть "Пуск" - "Усі програми".
   • Натисніть "Microsoft Office" і в меню, виберіть "Access" (або "Excel"). Швидше за все, у вас вже є таблиця Excel, яку ви завантажили або отримали по електронній пошті. За допомогою програми Excel ви зможете відкрити таку таблицю.
2. 2 Перед імпортом даних в Access обробіть таблицю Excel. Це сильно полегшить завдання по перенесенню даних з Excel в Access.Суть в тому, що в різних таблицях певні дані повинні мати один формат.
   • Для початку переконайтеся, що перший рядок кожної імпортованої таблиці містить назви (заголовки) стовпців - назви повинні ясно характеризувати дані, занесені в стовпці. Наприклад, якщо стовпець містить прізвища людей, назвіть його "Прізвища". Давайте точні назви, щоб полегшити процес узгодження заголовків стовпців в різних таблицях.
   • В Access ви можете узгодити однорідні елементи в двох і більше таблицях Excel. Наприклад, у вас є таблиця Excel з даними по заробітній платі, яка містить ПІБ (прізвище, ім'я, по батькові), адреси і суми заробітної плати. Припустимо, ви хочете порівняти цю таблицю з іншою таблицею, що включає дані про пожертвування на якийсь проект (ПІБ, адреса і суми пожертв). В Access ви можете узгодити заголовки стовпців в різних таблицях. У нашому прикладі узгодьте назви стовпців з прізвищами, щоб з'ясувати, які люди присутні в обох таблицях.
   • Перегляньте кожну таблицю Excel і переконайтеся, що дані внесені в одному форматі; в іншому випадку обробіть таблицю так, щоб привести дані до одного формату. Такий підхід до формату даних відображає слово «реляційна» (від relation - залежність, зв'язок) в описі Access. Наприклад, якщо в зарплатної таблиці в стовпці "ПІБ" введені прізвища, імена та по батькові, а в таблиці про пожертвування в стовпці "ПІБ" - тільки прізвища і імена, то Access не вважає дані стовпці однорідними (тобто не зможе узгодити їх). Тому однаковими повинні бути як назви стовпців, так і формат даних, які містяться в цих стовпцях.
3. 3 Розділіть дані в стовпцях таблиці Excel. Для того щоб зробити елементи таблиці Excel однорідними (для їх імпорту в Access), розділіть інформацію у шпальтах.
   • Наприклад, ви можете помістити прізвище в один стовпець, ім'я - в другій, а по батькові - в третій. Аналогічним чином зробите з відповідним стовпцем у другій таблиці. Тепер в Access ви зможете узгодити, наприклад, прізвища з однієї таблиці з прізвищами з іншої і знайти людей, які присутні в обох таблицях.
   • Для поділу даних в стовпці Excel виділіть необхідний стовпець. В панелі інструментів натисніть "Дані". Потім натисніть "Текст за стовпцями". Рекомендується вибрати опцію "З роздільниками". Потім натисніть "Далі".
4. 4 Для поділу даних, розташованих в одному стовпці, дотримуйтеся порад Майстра текстів. Виконайте наступні дії:
   • Виберіть символ-роздільник між даними. Пам'ятайте, що інформація, занесена в клітинку, розділяється якимось символом. Як правило, таким символом-роздільником є ​​пробіл, кома або крапка з комою. У переважній більшості випадків інформація поділяється прогалиною. Наприклад, в осередок занесена наступна інформація: Іванов Іван Іванович. Тут Прізвище відділена від імені прогалиною, а ім'я відокремлено від по батькові також пропуском. В цьому випадку у вікні Майстра текстів виберіть опцію "Пропуск".
   • Натисніть "Далі". Потім натисніть "Готово". Стовпець з осередком "Іванов Іван Іванович" розділиться на три стовпці. Тепер ви можете присвоїти ім'я кожному з трьох нових стовпців, тобто назвати їх як "Прізвище", "Ім'я", "По батькові". Перед поділом інформації праворуч від розділяється стовпця вставте кілька порожніх стовпців, щоб Excel заніс в них розділені дані (а не в уже заповнені стовпці з іншими даними).

Частина 2 з 3: Імпорт даних з Excel в Access

1. 1 Запустіть Access. Для цього натисніть "Пуск" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". Для імпорту даних з Excel створіть нову базу даних Access.
   • Для створення бази даних у вікні програми Access натисніть "Нова база даних".
   • Якщо хочете, надайте створеній базі даних ім'я. Потім натисніть "Створити".
2. 2 Імпорт таблицю Excel в Access. Тепер ви можете імпортувати дані з однієї або декількох таблиць Excel в Access.
   • На панелі інструментів (у вікні програми Access) натисніть "Зовнішні дані".У деяких версіях Access на панелі інструментів натисніть "Файл" - "Зовнішні дані".
   • У розділі "Файл" натисніть "Огляд", щоб знайти потрібну таблицю Excel.
   • Поставте прапорець у опції "Імпортувати вихідні дані в нову таблицю в поточній базі даних" (ця опція активована за замовчуванням).
   • Знайшовши потрібну таблицю, клацніть по ній. Потім натисніть "OK". Відкриється майстер імпорту даних з Excel в Access.

Частина 3 з 3: Використання майстра імпорту даних

1. 1 Виконайте вказівки майстра імпорту даних. Це необхідно зробити для завершення процесу імпорту таблиці Excel в Access.
   • Виберіть лист в таблиці Excel, дані якого ви хочете імпортувати в Access. Часом це дуже легко, тому що таблиця містить всього один лист. Але іноді одна таблиця Excel включає безліч листів, вкладки яких відображаються в нижній частині вікна програми Excel; в цьому випадку потрібно вказати певний лист. Потім натисніть "Далі".
   • З'явиться вікно з питанням, чи містить перший рядок таблиці заголовки стовпців. Тут маються на увазі назви, що характеризують дані в кожному стовпці (наприклад, прізвище, адреса, сума заробітної плати і так далі). Прекрасно, якщо до цього ви обробили таблицю Excel так, що перший рядок містить строго певні назви стовпців; в цьому випадку відзначте опцію, що перший рядок містить заголовки стовпців. Потім натисніть "Далі".
   • Якщо в першому рядку заголовків стовпців немає, у вікні відобразиться запитання про те, чи хочете ви привласнити імена "полях" (в Access під "полями" розуміються заголовки стовпців). Якщо до цього ви не вводили назви стовпців, зробіть це зараз.
2. 2 Завершіть імпорт даних. Вам залишилося виконати лише кілька дій. У вікні визначте первинний ключ (якщо хочете).
   • Ви можете, але не зобов'язані, робити це. Первинний ключ - це унікальний номер, який присвоюється кожному рядку з даними; це може стати в нагоді при сортуванні даних. Потім натисніть "Далі".
   • В останньому вікні відобразиться ім'я за замовчуванням. Ви можете перейменувати таблицю Excel (по завершенні імпорту вона відобразиться у вигляді таблиці Access на лівій стороні екрану).
   • Натисніть "Імпорт", а потім натисніть "Закрити". Таблиця відобразиться на лівій стороні екрану; це означає, що вона повністю імпортована в Access.
   • Якщо ви хочете узгодити кілька баз даних, виконайте вищеописані дії для імпорту однієї або декількох додаткових таблиць Excel. Тепер ви можете приступити до узгодження даних в Access.

попередження

• Майте на увазі, що якщо версія Excel, в якій була створена таблиця, відрізняється від версії Access, ви можете зіткнутися з проблемами при імпорті даних.
• Повторимо ще раз: перед імпортом даних обробіть таблицю Excel. Тобто зверніть увагу на формат даних, з якими ви збираєтеся працювати.
• Зробіть копію вихідної таблиці, щоб в крайньому випадку ви змогли імпортувати дані ще раз.
• В Access можна імпортувати не більше 255 стовпців.