Зміст

• Крок
• Частина 1 з 3: Налаштування SOP
• Частина 2 з 3: Написання SOP
• Частина 3 з 3: Забезпечення успіху та точності
• Поради

Стандартна операційна процедура (SOP) містить інформацію про те, як крок за кроком виконувати завдання. Існуючий SOP потрібно лише змінити та оновити, але ви також можете опинитися в ситуації, коли вам доведеться повністю налаштувати його.

Крок

Частина 1 з 3: Налаштування SOP

1. Виберіть формат. Немає правильного і неправильного способу написання СОП. Але у вашої компанії, мабуть, уже є ряд СОП, які ви можете переглянути, щоб отримати уявлення про бажану організацію. Для прикладу використовуйте існуючі СОП - якщо такі є. Якщо таких немає, у вас є кілька варіантів:
   • Налаштування за допомогою простих кроків. Це добре для звичайних процедур, які є короткими, дають мало можливих результатів і є досить конкретними. Насправді, окрім необхідної документації та техніки безпеки, це не що інше, як перелік моментів, що простими реченнями говорить читачеві, що робити.
   • Налаштування з ієрархічними кроками. Це добре працює для більш тривалих процедур - з більш ніж десятьма кроками, що вимагають прийняття рішень, роз'яснення та пояснення термінології. Це, як правило, список основних кроків та їх підкроків у певному порядку.
   • Налаштування з блок-схемами. Якщо процедура більше нагадує карту з багатьма різними можливими результатами, блок-схема є найкращим рішенням. Вибирайте цю установку, коли результати неможливо передбачити належним чином.
2. Подумайте про свою аудиторію. Перед написанням СОП слід врахувати три важливі речі:
   • Що вже знає ваша аудиторія? Чи знайома ваша громадськість з організацією та її процедурами? Чи знають вони термінологію? Мова, якою ви користуєтесь, повинна відповідати знанням та внеску читача.
   • Мовні здібності вашої аудиторії. Чи можливо, що люди, які не розмовляють вашою мовою, читають ваш SOP ""? Якщо так, то доцільно включити зображення з підписами та схемами.
   • Розмір вашої аудиторії. Якщо ваш SOP одночасно читає багато людей (у різних ролях), вам доведеться налаштувати документ як діалог у п'єсі: користувач 1 щось робить, потім користувач 2 тощо. Таким чином, кожен користувач може побачити, як він або вона є гвинтиком у плавно працює машині.
3. Подумайте про «свої» знання. Суть у наступному: Ви правильна людина, щоб записати це? Ви розумієте, про що йдеться? Як це могло піти не так? Як це повинно бути безпечно? Якщо ні, то краще передайте роботу комусь іншому. Погано написаний - або ще гірше, неправильно написаний - SOP не тільки призводить до зниження продуктивності та організаційних збоїв, але також може бути небезпечним і впливати на все, від вашої команди до навколишнього середовища. Коротше кажучи, ви не хочете ризикувати.
   • Якщо це проект, який ви відчуваєте зобов’язаним виконати, не бійтеся просити про допомогу тих, хто займається процедурою щодня. Проведення співбесід є загальною частиною процесу створення СОП.
4. Вибирайте між коротким або довгим SOP. Якщо ви пишете або оновлюєте SOP для групи людей, які знайомі з протоколом, термінологією тощо і просто хочуть короткий та стислий SOP, такий як контрольний список, ви можете зробити це коротким.
   • Окрім загальної мети та іншої відповідної інформації (дата, автор, ідентифікаційний номер тощо), вона містить лише перелік кроків. Якщо додаткові деталі чи роз’яснення не потрібні, цього досить.
5. Майте на увазі мету СОП. Зрозуміло, що ви маєте справу з процедурою, яка постійно повторюється у вашій організації. Але чи є якась конкретна причина, через яку цей СОП настільки цінний? Чи слід у ньому наголошувати на безпеці? Заходи дотримання вимог? Він використовується для тренувань чи щодня? Ось кілька причин, чому ваш СОП необхідний для успіху вашої команди:
   • Для забезпечення дотримання стандартів відповідності
   • Щоб максимізувати виробничі вимоги
   • забезпечити, щоб процедура не чинила негативного впливу на навколишнє середовище
   • Для забезпечення безпеки
   • Щоб переконатися, що все проходить за графіком
   • Щоб уникнути виробничих дефектів
   • Для використання як навчальний документ
     • Знаючи, на чому слід наголосити у своєму СОП, буде простіше структурувати документ навколо цих пунктів. Також легше зрозуміти, наскільки важливим є ваш СОП.

Частина 2 з 3: Написання SOP

1. Опишіть необхідний матеріал. Технічні СОП загалом, "крім" самої процедури, складаються з чотирьох елементів:
   • Титульна сторінка. Це включає 1) назву процедури, 2) ідентифікаційний номер SOP, 3) дату видачі або модифікації, 4) назву компанії, підрозділу або підрозділу, до якого відноситься SOP, та 5) підписи з тих, хто підготував та затвердив СОП. Ви можете налаштувати цю сторінку як завгодно, поки ця інформація є чіткою.
   • Індекс. Це необхідно, лише якщо ваш SOP довгий, щоб ви могли легко його переглянути. Тут вам потрібна проста стандартна настройка.
   • Якість та контроль якості. Процедура погана, якщо її неможливо перевірити. Переконайтесь, що у вас є необхідні матеріали та деталі, щоб читач міг перевірити, чи досягнутий бажаний результат. Це може бути у формі інших документів, таких як, наприклад, приклади оцінки.
   • Довідково. Переконайтеся, що у вас є список усіх цитованих або цитованих довідників. Посилаючись на інші СОП, переконайтеся, що необхідна інформація міститься у додатку.
     • Можливо, ваша організація використовує інші протоколи, окрім цих. Якщо ви можете посилатися на вже існуючі СОП, відпустіть цю структуру і дотримуйтесь того, що вже є.
2. У самій процедурі обов’язково дотримуйтесь наступного:
   • Сфера застосування та застосовність. Іншими словами, опишіть мету процесу, його межі, а також те, як він буде використовуватися. Додайте стандарти, положення, ролі та обов'язки, а також вхідні та вихідні дані.
   • Методологія та процедури. Це м’якоть на кістках - перелічіть усі етапи, включаючи необхідні деталі та все необхідне обладнання. Включіть подальші процедури та фактори прийняття рішень.Визначте пункти "що ... якщо" та будь-які потенційні порушення чи проблеми безпеки.
   • Уточнення термінології. Визначте скорочення та словосполучення, які не є загальномовними мовами.
   • Попередження щодо охорони праці. Перелічіть їх в окремому розділі, а також перелічіть поряд із кроками, до яких вони стосуються. Не байдужіть ці речі.
   • Обладнання та матеріали. Перелічіть, що потрібно, і яке обладнання чи стандарти ви можете знайти, коли і де.
   • Попередження та проблеми. Тож проблемний відділ. Поговоріть про все, що може піти не так, на що слід звернути увагу та що може бути проблемою для остаточного, ідеального продукту.
     • Дайте кожній темі окремий розділ (як правило, нумерований), щоб ваш СОП не став занадто лінгвістичним та заплутаним та забезпечив доступ до речей.
     • Це не вичерпний перелік; це лише вершина процедурного айсберга. Ваша організація може вказати, які інші аспекти вимагають уваги.
3. Зберігайте свої твори стислими та легкими для читання. Швидше за все, ваша аудиторія читає їх не для розваги. Нехай він буде коротким і солодким - інакше ви втратите увагу, або їм буде важко проникнути документ і важко зрозуміти. Зберігайте свої речення якомога коротшими.
   • Ось один погано приклад: Перед використанням видаліть увесь пил із повітрозабірників.
   • Ось один добре приклад ": Перед використанням пилососьте весь пил із повітрозабірників.
   • Загалом, не говоріть на «ти». Це говорить саме за себе. Говоріть активно і починайте свої речення з імперативу.
4. За необхідності опитуйте працівників, які беруть участь у процесі, про те, як вони виконують роботу. Останнє, що ви хочете, це написати SOP, який просто не має сенсу. Ви ставите під загрозу безпеку, ефективність та час роботи вашої команди, і ви не берете до уваги процедури, що вже використовуються - те, що ваші колеги не віддячать вам. Задавайте запитання, якщо це необхідно! Це треба робити правильно!
   • Якщо речі незрозумілі, попросіть різних людей взяти на себе всі ролі та обов'язки. Один член команди може не дотримуватися SOP, а інший може брати участь лише у деяких діях.
5. Розбийте великі фрагменти тексту на частини за допомогою діаграм та блок-схем. Якщо ви маєте справу з одним або двома особливо складними кроками, ви можете полегшити читачам діаграму чи діаграму. Його стає легше читати, і це дає розуму відпочити від усіх зусиль, щоб все зрозуміти. І для вас це виглядає більш повно і добре написано.
   • Не просто використовуйте їх, щоб оживити або зробити ваш СОП більш вражаючим; робіть це лише тоді, коли це має сенс або якщо ви намагаєтесь подолати мовний бар’єр.
6. Переконайтесь, що кожна сторінка має правильне кодування. Безперечно, ваш СОП є одним із багатьох СОП. З цієї причини ваша організація повинна вести своєрідну базу даних, в якій все ведеться на основі певної системи індексації. Ваш SOP є частиною цього індексування, тому для отримання потрібна якась форма кодування. Ось чому це має бути чітко сформульовано.
   • Кожна сторінка повинна мати короткий заголовок або ідентифікаційний номер, дату та номер сторінки. Можливо, вам знадобляться виноски; це залежить від політики вашої організації щодо цього питання.

Частина 3 з 3: Забезпечення успіху та точності

1. Перевірте процедуру. Якщо ви не хочете перевіряти свою процедуру, ви, мабуть, ще недостатньо її написали. Попросіть когось із «обмеженим розумінням» процесу (або когось із представників звичайного читача) скористатися вашим SOP і керуватися ним. З якими проблемами вони стикаються? Якщо такі є, потрібно звернутися до них і внести необхідні корективи.
   • Найкраще, щоб ваш СОП перевірили кілька людей. Різні люди будуть стикатися з різними речами, що дасть вам багато (сподіваюся, корисних) відповідей.
   • Переконайтеся, що процедура перевірена тим, хто ніколи її не робив. Хтось із передбаченнями буде покладатися на це, щоб рухатись попереду, а не в першу чергу у вашій роботі, щоб вона пропустила оцінку.
2. Нехай SOP оцінюють ті, хто насправді виконує процедуру. Зрештою це не має значення насправді що ваші начальники думають про SOP. Йдеться про тих, хто там насправді повинні співпрацювати. Тому перед тим, як відправити його начальству нагорі, покажіть плоди своєї ручки тим, хто буде виконувати або вже виконує роботу. Знайти що вона цього?
   • Залучаючи їх та роблячи їх частиною процесу, вони, швидше за все, приймуть цей СОП. І у них, безсумнівно, є чудові ідеї!
3. Нехай ваш SOP перевіряється вашими консультантами та відділом контролю якості. Як тільки з командою все в порядку, ви можете переслати її своїм радникам. Вони можуть менше говорити про саму роботу, але вони повідомлять вам, чи все в порядку, якщо ви щось забули, і повідомлять, як зробити все офіційним та частиною системи.
   • Використовуйте офіційні системи маршрутизації для отримання схвалення документа, щоб ви могли бути впевнені, що процес надання дозволу належним чином підписаний. Це відрізняється від організації до організації. Ви просто хочете переконатись, що кожен сказав своє слово і дотримав усіх правил.
   • Внизу повинні бути підписи. Більшість компаній більше не мають проблем з електронними підписами.
4. Почніть використовувати свій SOP, як тільки він буде затверджений. Спочатку вам може знадобитися організувати навчання для залучених працівників, але це може також означати, що ваш папір повішений в туалеті. Як би там не було, переконайтеся, що ваша робота використана! Ти зробив це. Час трохи визнання!
   • Переконайтеся, що ваш SOP залишається актуальним. Якщо це вже не так, негайно домовтесь про оновлення, переконайтеся, що оновлення затверджені та задокументовані, і надішліть SOP знову. Від цього залежить безпека, продуктивність і успіх вашої команди.

Поради

• Просто використовуйте голландську мову, щоб пояснити кроки.
• Не забувайте залучати зацікавлені сторони, якщо це можливо, щоб письмовий процес відповідав фактичному процесу.
• Перевірте, чи існує старіша версія SOP. Можливо, ви можете обмежитися кількома швидкими налаштуваннями. Переконайтеся, що ви їх належним чином задокументували!
• Майте історію документів із кожною новою версією.
• Використовуйте блок-схеми та зображення, щоб читач міг належним чином стежити за процесом.
• Зверніть увагу на чіткість. Переконайтеся, що багато трактувань неможливі. Покажіть процедуру комусь незнайомому і запитайте їх, що вони думають: ви все одно можете зіткнутися з сюрпризами.
• Нехай ваш документ перевіряється перед затвердженням.