Автор:
Tamara Smith
Дата Створення:
26 Січень 2021
Дата Оновлення:
2 Липня 2024
Зміст
Підготовка пропозиції для управління корисна, якщо ви бачите можливості для вдосконалення процесів, збільшення товарообігу або реалізації економії. Ви також можете написати пропозицію, якщо бачите щось, що слід чи можна змінити у ваших очах. Якщо ви хочете підготувати пропозицію для керівництва вашої компанії, знайдіть час, щоб зібрати необхідну інформацію. Обговоріть пропозицію з колегами, щоб побачити, чи погоджуються вони. Підходити до управління належним чином.
Крок
Частина 1 з 2: Написання вашої пропозиції
Визначте проблему. Якщо ви хочете внести пропозицію щодо впорядкування процесів або щодо зменшення витрат, ви повинні чітко уявити, в чому проблема. Ви часто самі про це уявляєте, але якщо ви хочете сказати щось і вирішити щось, переконайтесь, що ви можете коротко описати проблему. 
Проведіть дослідження. Перш ніж почати писати свою пропозицію, важливо перевірити всі факти. Поговоріть із зацікавленими сторонами. Це можуть бути колеги, керівники або замовники. Прочитайте про порівнянні компанії та про те, що вони можуть робити інакше. - Наприклад, якщо ви вважаєте, що ваша компанія повинна замінити організацію харчування, поговоріть із працівниками на кухні, які працюють у поточного громадського харчування. Що вони думають? Можливо, вони працювали з іншими громадськими організаціями в інших місцях? Які відмінності вони бачать? Що ваші колеги думають про громадського харчування? Якщо вас не влаштовує їжа, це може бути просто ваш особистий смак, замість того, щоб якість була нижчою.
Напишіть опис проблеми. Щоб представити свою пропозицію, опишіть, яка ситуація склалася на сьогодні. Будь ласка, зазначте всі відповідні факти. Наприклад, хто бере участь, дати та місця. Ще не висловлюйте ціннісне судження в цьому розділі; обмежтесь об’єктивним нарисом поточної ситуації. - На прикладі громадського харчування ви можете написати, наприклад: «Компанія X працює з громадським організацією« Y »вже 7 років. За цей період кількість страв, з яких можна вибрати, зменшилася з п’яти до двох. Кількість вегетаріанських страв зменшилася, і в деякі дні вегетаріанські страви взагалі не пропонуються ".
Поясніть, яке саме рішення. Визначивши проблему, опишіть рішення, яке ви пропонуєте. Якщо ваша пропозиція складається з декількох елементів, почніть з найважливішого елемента у вашій пропозиції. Покажіть, що ваші висновки базуються на дослідженнях. - Наприклад, ви можете написати: «Я раджу компанії X перейти на іншого підприємства громадського харчування. Компанія X має тут кілька варіантів. Caterer W та Caterer Z обидва пропонують більший вибір страв та мають порівнянний рівень витрат, як поточний постачальник. Крім того, Cateraar Z може краще задовольнити потреби наших співробітників, оскільки вони мають великий асортимент вегетаріанських, веганських та безглютенових страв. Хоча Cateraar W пропонує менше веганських страв, вони теж будуть хорошим варіантом. Дослідження на початку цього року показують, що 40% наших співробітників є вегетаріанцями, 10% - веганами, а 2% наших співробітників дотримуються дієти без глютену ".
Складіть план. Опишіть кожен крок, який потрібно зробити для реалізації пропозиції. Вкажіть для кожного кроку, які витрати пов’язані з цим кроком, і який час виконання. Будьте прозорими, коли витрати є певними, а які залежать від певних факторів. При бажанні ви можете пронумерувати кроки. Потім надайте більш детальну інформацію. Не переоцінюйте повернення своєї пропозиції. Вкажіть якомога об’єктивніше, якою є очікувана прибутковість. - ”Щоб змінити організацію харчування, необхідно: 1. Скасувати діючий контракт з організацією харчування“ Y ”; 2. Запросити громадського харчування W і Caterer Z на пробне засідання; 3. Зробіть вибір для одного з двох підприємств громадського харчування; 4. Укладіть договір з обраним громадським харчуванням. Очікується, що витрати за новим контрактом будуть порівнянними з витратами за поточним контрактом із організатором харчування. Якщо ми дотримуємося строку попередження, узгодженого в чинному контракті з організатором харчування, витрат, пов’язаних із скасуванням, немає. Тому перехід на іншого підприємства громадського харчування може бути нейтральним з точки зору витрат, що може мати позитивні наслідки для задоволення працівників, оскільки пропозиція в їдальні збільшена ».
Сформулюйте, які заперечення можуть бути. Покажіть, що ви усвідомлюєте, що можливі заперечення проти пропозиції. Наприклад, чи слід очікувати опору від працівників? Можливо, деякі колеги є величезними шанувальниками нинішнього громадського харчування. Вкажіть, що можна зробити, щоб усунути будь-які заперечення та мінімізувати ризики. 
Вкажіть, що потрібно для реалізації пропозиції. Якщо ваша пропозиція означає, що предмети потрібно придбати або залучити додаткових співробітників для реалізації, будь ласка, вкажіть це. Також вкажіть, який час вимагається. Ви можете зробити це у формі контрольного списку. Наприклад: - "Потрібно: робоча група, яка оцінює різні підприємства громадського харчування (4 працівники з різних частин організації), 2 години на пробну сесію, 3 години на підготовку звіту про оцінку".
Закінчіть основними перевагами. Яку б зміну ви не запропонували, повторіть її в кінці. Підсумуйте три найважливіші моменти і завершіть одним підсумковим реченням. Подумайте про це як про резюме. Наприклад: - Як показує ця пропозиція, компанія Caterer Y за останні 7 років зменшила асортимент страв. Caterer W та Caterer Z пропонують більший асортимент за однакової вартості. Я рекомендую організувати пробну сесію з цими двома громадськими організаціями з метою вибору нового громадського харчування для нашої компанії. Очікується, що це збільшить задоволеність та утримання працівників ".
- Визначте фінансові та кількісні вигоди. Наприклад, чи призводить ваша інновація до економії коштів? Тоді вкажіть це.
- Визначте якісні переваги. Іноді переваги пропозиції не можна вказати твердими цифрами. Наприклад, якщо ваша пропозиція підвищує задоволеність працівників, будь ласка, вкажіть це. Якісні переваги можуть бути такими ж цінними, як і кількісні.
Частина 2 із 2: Подання вашої пропозиції
Нехай пропозиція буде прочитана колегою. Попросіть колегу відгукнутися про вашу пропозицію. Можливо, ваш колега повністю погоджується з вашою пропозицією. Якщо ваш колега не повністю погоджується з вашою пропозицією, подумайте про їхні заперечення. Якщо ви вважаєте заперечення виправданими, відкоригуйте свою пропозицію. Якщо ви вважаєте, що заперечення самі по собі виправдані, але не приводять до іншого висновку, будь ласка, вкажіть заперечення у тому розділі, в якому ви пояснюєте можливі заперечення проти пропозиції. 
Скребти вгору. Після того, як ваша пропозиція буде готова, і ви вже прочитали її хтось інший, ретельно перегляньте її ще раз. Чи всі речення добре працюють, чи немає орфографічних помилок, чи досить стисло. Ви не хочете, щоб ваша пропозиція була занадто довгою, бо тоді керівництво може її не прочитати. Максимум дві сторінки - це гарна довжина. 
Подати пропозицію керівництву. Коли ваша пропозиція буде завершена, визначтесь, кому її подати. У деяких організаціях зрозуміло, хто висловлюється щодо певної теми. Це менш зрозуміло в інших організаціях. Запитайте, до кого зв'язатися. Часто секретарі це добре знають. - Як тільки ви знайдете потрібну людину, спробуйте призначити фізичну зустріч з нею для обговорення пропозиції. Таким чином ви отримуєте більше уваги до пропозиції, ніж коли надсилаєте її на папері або електронною поштою.
