Напишіть звіт про роботу

Зміст

Крок
Частина 1 з 3: Планування звіту про роботу
Частина 2 з 3: Складання звіту про роботу
Частина 3 з 3: Зробіть звіт ефективним
Поради
Попередження

Написання робочого звіту може бути вражаючим, хоча це може бути простіше, ніж ви думаєте. Звіти про роботу зазвичай використовуються для пояснення прогресу робочого проекту або для висновків та рекомендацій щодо питань на робочому місці. Щоб легко написати ефективний звіт про роботу, почніть з розгляду вашої мети, аудиторії, дослідження та повідомлення. Потім підготуйте звіт, використовуючи стандартний формат бізнес-звіту. Нарешті, ви можете змінити звіт, щоб зробити його ефективним.

Крок

Частина 1 з 3: Планування звіту про роботу

Визначте мету та предмет доповіді. Можливо, хтось попросив у вас звіт. Ціль або тема, ймовірно, буде включена в запит. Якщо ви не впевнені, яка мета або тема, розгляньте, що ви повідомляєте своїй аудиторії. Ви також можете попросити пояснень у свого начальника або керівника.
- Наприклад, метою може бути аналіз бізнес-проблеми, пояснення результатів проекту, над яким ви працювали, або надання керівнику огляду вашого прогресу в роботі.
Визначте тон і мову, які підходять для цільової аудиторії. Поміркуйте, що цільова аудиторія вже знає, а також жаргон, який вони зрозуміють. Під час написання звіту про роботу часто можна використовувати більш професійну мову та жаргон, ніж під час написання для широкої громадськості.
- Хто прочитає звіт? Долучіть до своєї аудиторії тих, хто міг би обґрунтовано використовувати звіт.
- Якщо ви пишете для читачів різних типів, додайте всю необхідну інформацію, щоб навіть найменш обізнаний читач міг легко її зрозуміти. Однак використовуйте заголовки для кожного розділу, щоб поінформовані читачі могли пропустити непотрібну їм інформацію. Ви також можете включити розділи для кожної аудиторії, щоб задовольнити її індивідуальні потреби.
Зберіть свої дослідницькі та допоміжні матеріали, якщо це можливо. Включіть матеріали, за якими ви робили висновки чи розробляли рекомендації. Ви збираєтесь посилатися на це під час підготовки звіту, і, можливо, вам доведеться включити його в додатки до звіту. Ось такі речі слід врахувати під час підготовки звіту:
- Фінансові деталі
- Столи
- Графіки
- Статистика
- Опитування
- Анкети
- Розмови з експертами, колегами, замовниками тощо.
Переглядайте свій прогрес, коли пишете звіт про хід. Хороший звіт про хід дає короткий огляд виконаної вами роботи, того, що ви будете робити, і чи іде проект на шляху. Найкраще думати про це як про відповідь на запитання людей щодо вашого проекту. Ось що слід включити у свій звіт:
- Чи змінився термін проекту?
- Які завдання ви виконували з часу останнього звіту про хід?
- Які завдання ви будете робити далі?
- Ви готові вчасно виконати проект? Якщо ні, то чому?
- З якими вузькими місцями стикалися і як ви збираєтеся їх вирішувати?
- Ти чогось дізнався цього місяця?
Зробіть контур з інформацією для включення до вашого звіту. Запишіть свої ідеї конспектом і використовуйте їх як допоміжний засіб для письма. Роблячи це, розробляйте заголовки для вашого звіту, щоб допомогти вам організувати, що сказати. Огляд не повинен бути акуратним або добре розробленим, оскільки він призначений лише для власного використання.
- У більшості випадків слід розпочати звіт з пояснення результатів та висновків чи рекомендацій. Потім поясніть, як ви дійшли до цього моменту, та свої міркування, якщо це можливо.
- Якщо ви збираєтеся зробити суперечливий висновок чи рекомендацію, спочатку поясніть процес та міркування, щоб ваша цільова аудиторія могла зрозуміти, чому ви придумали цю ідею.

Частина 2 з 3: Складання звіту про роботу

Використовуйте титульну сторінку або титульну сторінку. На титульній сторінці має бути назва звіту, а потім дата - окремим рядком - коли ви його подали. У третьому рядку ви вказуєте імена всіх авторів. Потім напишіть назву своєї організації на четвертому рядку.
- У деяких випадках ви також можете включити мотиваційний лист із поясненням, чому ви написали звіт, що він передбачає та що, на вашу думку, слід робити далі. Це частіше зустрічається у звітах, на підготовку яких потрібен тривалий час або потрібні додаткові пояснення, перш ніж читач перегляне сам звіт.
- У звіті про хід ви вказуєте своє ім’я, назву проекту, дату та звітний період на титульній сторінці. Помістіть кожен предмет в окремий рядок. Ви можете позначити кожен рядок "іменем", "назвою проекту", "датою" та "звітним періодом", а можете просто перерахувати інформацію.
- Запитайте свого начальника, чи є якісь конкретні рекомендації щодо форматування вашого звіту про роботу. Він або вона є найкращим джерелом для підготовки вашого звіту.
Надайте короткий виклад найважливішої інформації. Включіть свої висновки, обґрунтування та рекомендації. Це дозволяє зрозуміти основні моменти вашого звіту, не читаючи звіт повністю. Вам не потрібно писати докладні пояснення, але читач повинен мати можливість зрозуміти, про що йдеться у звіті. Короткий зміст повинен складати від однієї до п’яти сторінок.
- Вам не потрібно узагальнювати повний звіт. Зосередьтесь лише на основних ідеях у звіті, таких як основні рекомендації чи висновки, які ви подаєте.
- Якщо ви пишете звіт про хід, ви можете пропустити цей розділ.
Додайте зміст до того, що є у звіті. Вкажіть заголовки розділів у змісті та номери сторінок, де цей розділ починається. Це дозволяє читачам легко переглядати звіт, щоб знайти необхідну інформацію.
- Використовуйте заголовки та заголовки для кожного розділу, щоб звіт було легко читати.
- Під час написання звіту про хід роботи, як правило, вам не потрібно включати зміст, якщо ваш начальник не віддає перевагу. Однак додайте заголовки та заголовки для кожного розділу, щоб полегшити навігацію по звіту.
Напишіть вступ дати огляд звіту. Розкажіть читачеві, чому ви написали цей звіт про роботу. Підсумуйте контекст звіту та поясніть свою мету. Сформулюйте питання, на які ви відповісте, або проблему, яку вирішите. Вкажіть термін звіту та план заходів із його змістом.
- Вступ не повинен бути довгим. Будьте прямими та конкретними, щоб читач зрозумів контекст і мету без довгих пояснень.
- Напишіть два-чотири абзаци для вступу.
- У звіті про хід вступ може містити не більше одного або двох абзаців. Він повинен узагальнити проект та те, чого ви сподіваєтесь досягти. Ви також можете вказати, що ви вже виконали і що будете робити далі.
Поясніть результати або висновки, які ви подаєте. Надайте базовий огляд проведених вами досліджень або оцінок стосовно цього проекту. Потім обговоріть та інтерпретуйте свої спостереження та те, як вони пов’язані з темою доповіді.
- У більшості випадків цей розділ містить вступний абзац та список висновків, до яких ви дійшли.
- Ось так виглядає один висновок: «1. Наше населення старіє, що призводить до більших ризиків для здоров'я наших клієнтів ".
- Коли ви пишете звіт про хід, у вас немає результатів чи висновків. Натомість перелічіть свої досягнення або виконані завдання у розділі, що слідує за вступом. Ви також можете написати короткий абзац із 2 до 4 речень у цьому розділі. Однак, як правило, достатньо переліку. Ви можете перерахувати: "200 євро, зібрані для оплати фестивального намету", "Укладено з партійним планом управління плануванням фестивалю" та "опитано 1500 жителів, щоб зібрати громадський внесок".
Дайте вам рекомендації на майбутнє. Ваші рекомендації повинні пояснити, що буде в майбутньому. Поясніть, що дадуть рішення та як вони пов’язані з вашими висновками. Написавши пояснення, дайте свої рекомендації у вигляді пунктів дій у пронумерованому списку. Перелічіть свої рекомендації від найважливіших до найменш важливих.
- Наприклад, ви можете написати: "1. Навчіть усіх працівників виконувати СЛР ".
- Якщо ви пишете звіт про хід, натомість заявіть про завдання чи цілі, які ви хочете досягти у наступному робочому періоді. Наприклад, ви можете вказати "Знайти постачальників для фестивалю", "Затвердити дизайн фестивалю" та "Замовити рекламні плакати".
Обговоріть процес та міркування, що призвели до ваших висновків. Поясніть, як ви звертались до теми, проблеми чи проблеми. Перегляньте свої спостереження, а потім поясніть, як вони ведуть до ваших рекомендацій. Розділіть обговорення на різні розділи з заголовками, які повідомляють читачеві, що в цьому розділі.
- Це включає більш тривале обговорення досліджень та оцінок.
- Цей розділ повинен бути найдовшим у записі.
- Якщо ви пишете звіт про хід, ви можете пропустити цей розділ. Натомість включіть розділ, присвячений перешкодам, з якими ви стикалися під час роботи над проектом, та способах їх усунення. Ви можете написати: "Багато жителів не повернули опитування, оскільки це не була поштова оплата. Надалі ми будемо включати передплачену пошту в наші опитування або дозволити мешканцям заповнити своє опитування цифровим способом ".
Перелічіть усі посилання, які ви використовували при підготовці звіту. Довідкова література може включати статті в журналах, статті новин, інтерв’ю, опитування, анкети, статистичні дані та іншу пов’язану інформацію. Цитуйте ці посилання в кінці звіту та позначайте сторінку як "Посилання".
- Якщо не вказано інше, використовуйте формат APA для бізнес-звітів.
- Ви можете пропустити цей розділ, якщо готуєте звіт про хід.
Надайте додатки до матеріалів, таких як опитування, анкети чи електронні листи. Не кожен звіт про роботу потребує вкладень. Однак ви можете включити їх, якщо хочете надати читачам матеріали, на які ви посилалися, або якщо хочете надати додаткову інформацію, яка допоможе їм краще зрозуміти тему або ваші спостереження. Позначте кожен вкладення окремим листом.
- Наприклад: "Додаток A", "Додаток B" і "Додаток C."
- Якщо ви пишете звіт про хід, вам не потрібно включати цей розділ.
Закрийте короткий висновок разом із підсумком своїх спостережень або прогресу. Можливо, вам не потрібно робити висновок, але його написання може бути приємним підсумком ваших зусиль. Зберігайте свій висновок у трьох-чотирьох реченнях, узагальнюючи інформацію, яку ви подали у своєму звіті.
- Ви можете написати: "Проект планування фестивалю мистецтв працює і буде виконаний за графіком. Ми завершили 90% наших заходів з попереднього планування і зараз переносимо фокус на придбання необхідного обладнання. У проекту немає явних перешкод, але ми будемо поступово вирішувати будь-які майбутні перешкоди ".

Частина 3 з 3: Зробіть звіт ефективним

Використовуйте чіткі заголовки, щоб допомогти аудиторії орієнтуватися у звіті. Створюйте прямі заголовки та переходьте прямо до суті. Читач повинен точно знати, що містить звіт.
- Серед заголовків можуть бути вступ, виконані завдання, цілі на наступний квартал, перешкоди та рішення та висновки.
- Установіть відповідність між заголовками та інформацією у звіті.
- У звіті про хід читачів, швидше за все, будуть вашим керівником, командою або клієнтами.
Використовуйте просту і пряму мову для передачі своїх ідей. Звіт про роботу не повинен містити складних слів та творчих речень. Вам просто потрібно донести свою думку до читача. Висловіть свої ідеї найпростішими словами і можливо.
- Можна написати: "Доходи за четвертий квартал зросли на 50%", замість "Доходи зросли на 50%, щоб отримати великі доходи за четвертий квартал".
Напишіть коротко, щоб звіт був якомога коротшим. Надмірне письмо витрачає як ваш час, так і час читачів. Не будь поверховим і приступай безпосередньо до справи.
- Майте на увазі, що деякі звіти про роботу можуть бути досить довгими, оскільки можуть містити багато інформації. Однак ваше написання завжди має бути стислим.
- Це нормально писати: `` Продажі зросли в останньому кварталі після того, як відділ продажів застосував холодний дзвінок '', замість: `` Ми спостерігали експоненціальне зростання доходів у минулому кварталі, оскільки наші талановиті та віддані продавці були потенційними клієнтами дзвонить, щоб попросити їх придбати більше продуктів. '
Висловлюйте свої ідеї об’єктивною та неемоційною мовою. Дотримуйтесь фактів і нехай читач зробить власні висновки на основі об’єктивного погляду на предмет. Хоча ви можете давати рекомендації щодо проблеми, не намагайтеся викликати емоції читачів, щоб переконати їх. Нехай читач формує власні уявлення та судження на основі об’єктивного погляду на факти.
- Замість того, щоб писати: "Працівники, що не займаються", мають низький моральний дух, що робить офіс бездушною машиною ", ви можете написати:" Працівники, показники продуктивності яких набрали нижчі показники, ніж інші, повідомляють, що вони не залучені ".
Уникайте використання сленгу, а також слова "Я" у більшості звітів. Можливо, буде доречним використовувати "мене" у звіті про хід, коли ви пишете про проект, над яким працюєте самостійно. Якщо ні, не використовуйте слово "Я" або інший сленг у звіті про роботу. Однак нормально використовувати "ти", коли направляєш речення до задуманого читача.
- Тримайте свою мову професійною протягом усього звіту.
Перегляньте свій звіт, щоб переконатися, що в ньому немає помилок. Граматичні та орфографічні помилки підривають професіоналізм вашого звіту про роботу. Обов’язково перегляньте звіт, щоб переконатися, що ви не вживали помилок, неправильних формулювань чи неправильних слів. Найкраще перевірити звіт принаймні двічі.
- Якщо можливо, нехай хтось інший перевірить звіт за вас, оскільки важко виявити власні помилки.
- Якщо дозволить час, вам слід відкласти звіт принаймні на 24 години, перш ніж перевірити його.

Поради

Після того, як ви написали свій перший звіт про роботу, ви можете використовувати його як шаблон для майбутніх звітів.
Напевно, у вас на робочому місці вже є шаблон робочих звітів. Зверніться до свого керівника, щоб дізнатись, чи можете ви використовувати шаблон для звіту.
Якщо можливо, засновуйте формат звіту на основі існуючого звіту про роботу вашої компанії чи організації. Перевірте файли у своєму офісі або попросіть колегу або керівника копію наявного звіту.