Автор:
Eugene Taylor
Дата Створення:
11 Серпень 2021
Дата Оновлення:
22 Червень 2024
Зміст
Бізнес-звіти є одним із найефективніших засобів спілкування в сучасному діловому світі. Бізнес-звіт має декілька цілей, і компанії або приватні особи можуть використовувати його для прийняття важливих рішень. Щоб написати ефективний бізнес-звіт, ви повинні спочатку зрозуміти, що це таке і як його можна використовувати.
Крок
Частина 1 із 2: Вирішіть, який звіт писати
Представити ідею. Звіт, який представляє ідею, називається рекомендаційним звітом / консультативним звітом. Ви можете використовувати ці звіти для надання консультацій керівництву або іншим важливим особам, що приймають рішення. Цей звіт, як правило, містить короткий зміст та зміст. Резюме наголошує на вашій пораді. - Можливо, вам знадобиться 3D-принтер для вашого відділу. Щоб переконати менеджера придбати його, ви можете написати консультативний звіт, в якому офіційно попросите принтер у керівної команди.
Представте ризики конкретної можливості. Звіт про розслідування може допомогти визначити ризики конкретної дії. Цей звіт допомагає компанії зрозуміти, на які можливі наслідки вона може очікувати. Цей звіт включає вступ, середній розділ та висновок. Вступ висвітлює проблему, що розслідується. Середній розділ використовується для обговорення фактів та результатів розслідування. І висновок підсумовує все це. - Припустимо, фармацевтична компанія X хоче співпрацювати з фармацевтичною компанією Y, але все ще має застереження. Компанія Х не хоче співпрацювати з компанією, яка мала (або мала) фінансові проблеми зараз чи в минулому. Компанія X проводить розслідування та використовує звіт про дослідження, щоб детально обговорити фінансову інформацію про Компанію Y та її директорів.
Надайте інформацію про відповідність керівному органу. Цей звіт, який називається звітом про відповідність, допомагає компаніям продемонструвати свою відповідальність. Компанія використовує звіт про відповідність, щоб довести керівному органу (міській раді, уряду тощо), що вона дотримується всіх чинних законів / положень і що вона розумно витрачає гроші. Цей звіт містить вступ, зміст та висновок. Вступ зазвичай містить огляд найважливіших глав звіту. Середній розділ містить конкретні дані, факти тощо, які керівний орган повинен знати. Висновок узагальнює все. - КАЛПЕРС (Пенсійний план робітників у Каліфорнії) повинен був продемонструвати правлінню, що у 2010 році він дотримувався всіх чинних законів та норм. CALPERS підготували щорічний звіт про відповідність, щоб продемонструвати свою щорічну діяльність.
Представити можливість реалізації ідеї чи запропонованого проекту. Звіт про дослідження, який визначає, працює ідея чи ні, називається техніко-економічним обґрунтуванням. Цей звіт повинен містити короткий зміст та текст. Резюме представляє ідею. Організм містить переваги, потенційні проблеми та пов'язані з цим витрати ідеї. Компанія може використовувати техніко-економічне обґрунтування, щоб відповісти на такі запитання: - Чи можна виконати цей проект в рамках бюджету?
- Чи вигідний цей проект?
- Чи може цей проект бути виконаний у встановлені терміни?
Представити результати досліджень інших досліджень. Цей звіт про дослідження представляє розслідування певної проблеми. Він надає детальну точку зору на дуже конкретну проблему. Звіт повинен містити реферат (резюме), вступ, методи, результати, висновок та рекомендацію. Слід також навести джерела цитованих досліджень. - Наприклад, компанія може провести розслідування компанії, щоб визначити, чи слід виключати куріння у вітальні працівників. Той, хто пише дослідження, повинен скласти звіт про дослідження.
Допоможіть компанії вдосконалити політику, продукти чи процеси шляхом моніторингу. Цей звіт, який називається періодичним звітом, пишеться так часто, наприклад, щотижня, щомісяця, щокварталу тощо. Він вивчає ефективність, прибуток та збитки або інші вимірювані показники за обраний інтервал. - Наприклад, торговий співробітник фармацевтичної компанії може надавати щомісячний підсумок своїх дзвінків у відділ продажів.
Повідомте про конкретну ситуацію. Конкретна ситуація - на відміну від конкретного інтервалу - вимагає ситуаційного аналізу. Ситуація може бути простою, як інформація, представлена на конференції, або складною, як звіт про реакцію на стихійне лихо. Ці звіти містять вступ, зміст та висновок. Скористайтеся вступом, щоб описати подію та надати короткий попередній перегляд того, що ви будете обговорювати у середньому розділі. У висновку обговорюються дії, вжиті або необхідні в ситуації. - Наприклад: урядовий орган хоче провести ситуаційний аналіз / звіт після урагану.
Представити різні варіанти вирішення проблеми чи ситуації. Використовуйте звіт про оцінку, щоб запропонувати різні рішення для даної ситуації. На основі результатів письменник може запропонувати певну дію чи дію. Звіт повинен містити вступ, зміст та висновок. У вступі зазначена мета звіту. Середній розділ представляє ситуацію або проблему, а потім потенційні рішення / альтернативи. Висновок показує найкраще рішення або альтернативу. - Наприклад: VDL Nedcar хоче створити завод в Азії. Звіт може надати три варіанти країн на основі потреб бізнесу. Тоді у звіті можна зробити висновок, яка з трьох країн є найкращим місцем для розміщення нового заводу.
Частина 2 з 2: Написання бізнес-звіту
Визначте свою мету та формат. Запитайте себе, чого ви хочете досягти за допомогою звіту. Виберіть один із звітів, як згадано вище, виходячи з бажаної мети. - Складіть точний гол незалежно від відповіді. Якщо він заплутаний, ваш звіт лише заплутає читача, що вплине на надійність звіту.
- Наприклад, вам потрібен більший рекламний бюджет для вашого відділу. Зосередьте свій звіт на поточному рекламному бюджеті та на тому, як ви могли б ефективно використовувати більший бюджет.
Визначте, хто ваш читач. Читачем може бути зовнішня сторона (хтось, хто не працює у вашій компанії), або хтось у вашій компанії. Подумайте про знання читачем цього предмету та про те, наскільки він впевнений у цьому. Подумайте також про те, як читач використовуватиме інформацію у звіті. - Пам’ятайте, незалежно від вашого читача, ніщо не говорить про компанію чи клієнта чіткіше, ніж гроші.
- Наприклад, припустимо, ви хочете реалізувати програму для свого відділу, в якій спільні функціональні завдання. Ви вирішуєте, що ваша цільова аудиторія складається з кадрового директора компанії, генерального директора та операційного директора. Подумайте, скільки вони вже можуть знати про такі типи програм. Відповідь на це задає тон звіту. Якщо компанія ніколи не замислювалася про таку програму, звіт повинен бути як інформативним, так і стратегічним. Якщо компанія думала про це раніше, звіт повинен бути менш інформативним та більш переконливим.
Вирішіть, чому вчитися. Найскладніше в написанні бізнес-звіту - це не саме написання. Це складання висновку та збір необхідних даних для підтвердження цього висновку. Для цього потрібні різноманітні навички, включаючи збір даних та аналіз ринку. Що вам - і зрештою керівництву - потрібно знати, щоб мати змогу прийняти обґрунтоване рішення з даної теми? 
Зберіть правильні дані для вашого звіту. Важливо, щоб ваші дані надходили від ретельного дослідження; інакше ви ризикуєте вплинути на надійність. Збір даних залежить від типу звіту, який ви пишете. Обов’язково використовуйте точні показники, які відповідають меті звіту. - Ви можете знайти дані всередині, що означає, що ви можете зібрати їх досить швидко.Наприклад, ви можете зателефонувати у відділ продажів, щоб отримати дані про продажі, щоб ви могли швидко обробити ваші дані у своєму звіті.
- Зовнішні дані також можуть бути доступні всередині. Якщо департамент вже зробив аналіз клієнтів, ви можете його позичити. Не потрібно самостійно проводити дослідження. Це залежить від компанії, але автору бізнес-звіту, як правило, не потрібно проводити первинне дослідження.
- Наприклад, якщо ви пишете рекомендаційний / консультативний звіт, вам слід дослідити всі переваги запропонованої вами ідеї та включити ці результати у свій звіт.
Складіть звіт. Спосіб складання звіту залежить від вашої мети. Наприклад, ви складаєте звіт про відповідність інакше, ніж техніко-економічне обґрунтування. Отримавши уявлення про те, як ви хочете скласти звіт, ви можете написати його зміст. - Поділіть відповідні дані на різні глави. Бізнес-звіт не повинен бути потоком цифр та інформації. Поділ даних на окремі глави важливо для успішно складеного бізнес-звіту. Наприклад, тримайте показники продажів окремо від аналізу споживачів та надайте їм окрему назву.
- Використовуйте заголовки для структурування звіту, щоб його можна було швидко прочитати як незалежне дослідження, підтримуючи основну мету звіту.
- Оскільки деякі деталі залежать від аналізу або вкладу інших, ви можете часто працювати над частинами окремо, чекаючи аналізу.
Зробіть висновки з конкретними рекомендаціями. Зробіть чіткі висновки, які логічно випливають із даних у звіті. На основі висновку дайте чітку рекомендацію щодо найкращої політики. - Будь-які цілі повинні включати конкретні та вимірювані дії. Запишіть будь-які зміни в посадових інструкціях, графіках або витратах, необхідних для реалізації нового плану. Кожне твердження повинно негайно продемонструвати, як новий метод допомагає досягти цілі / рішення, наведених у звіті.
Напишіть резюме управління. Резюме має бути на першій сторінці звіту, але це має бути останнє, що ви пишете. Резюме повинно містити ваші результати та висновки, а також короткий огляд того, що хтось збирається прочитати, якщо він вирішить прочитати весь звіт. Як трейлер у фільмі чи реферат в академічному нарисі. - Резюме називається так, оскільки це, мабуть, єдине, що зайнятий менеджер прочитає. Розкажіть своєму начальнику основні моменти не більше 200-300 слів. Якщо вашому начальникові цікаво, він / вона може прочитати решту звіту.
За потреби використовуйте інфографіку для даних. У деяких випадках може бути корисним використання графіків або діаграм для представлення кількісних даних. Використовуйте колір, оскільки він привертає увагу та робить інформацію виділеною. Там, де це можливо, використовуйте маркери, цифри або текстові поля для полегшення читання звіту. Це відрізняє ваші дані від решти звіту та посилює їх значення. - Загалом, візуальні цифри є гарною ідеєю для бізнес-звітів, оскільки сам текст і дані можуть бути дещо сухими. Однак не перестарайтеся. Вся інфографіка повинна бути відповідною та необхідною.
- Використовуйте текстові кадри на сторінках з великим числом тексту без таблиць чи зображень. Повна сторінка тексту може втомити читача. Текстове поле також може бути ефективним для узагальнення основних моментів.
За необхідності цитуйте свої джерела. Залежно від типу проведеного вами дослідження, вам потрібно буде пояснити, звідки ви взяли інформацію. Мета бібліографії чи сторінки ресурсів у бізнес-звіті полягає в тому, щоб надати іншим джерело інформації на випадок, якщо вони хотіли б самі бачити дані. - Використовуйте відповідний спосіб цитування джерел у звіті на основі вашої галузі.
Прочитайте звіт ще раз. Орфографічні помилки або прості граматичні помилки можуть створити у читачів враження, що ви не доклали достатньо зусиль. Ці помилки можуть навіть поставити під сумнів надійність результатів. Крім того, обов’язково подайте свою інформацію чітко і точно. - Наприклад, не перестарайтеся з дорогими словами або складними реченнями.
- Уникайте діалекту чи сленгу.
- Якщо ваш звіт та ваша аудиторія прив’язані до певної галузі, ви можете використовувати жаргон або технічні терміни. Але потрібно бути обережним, щоб не використовувати його занадто часто.
- Загалом, ділове письмо краще в пасивній формі, і це один з небагатьох випадків, коли пасивна форма краща за активну.
- Ви можете часто пропустити помилки, коли перечитуєте власну роботу, тому що знайомі з нею. Подумайте, хто у вашому відділі також виграє від звіту, і може прочитати його для вас. Будьте відкриті для відгуків. Краще почути помилки від працівника, ніж від начальника. Прочитайте кожен коментар і перепишіть звіт, враховуючи коментарі.
Напишіть зміст. Зробіть бізнес-звіт максимально офіційним та створіть зміст, щоб він був прозорим і люди могли швидко перейти до розділу. Включіть усі відповідні глави, особливо резюме та висновки. 
Зв’яжіть свій бізнес-звіт. Ретельний, ретельно вивчений звіт найкраще поєднується з красивою презентацією. Це може включати гарну папку, палітурку або папір. Справа в тому, що ваш бізнес-звіт виглядає настільки чітко, що читач охоче його читає. - Це також стосується будь-яких графіків та діаграм у звіті.
