Зміст

• Крок
• Частина 1 з 3: Створення фокусу
• Частина 2 з 3: Створення ефективних стратегій роботи
• Частина 3 з 3: Зміна способу життя
• Поради

У сучасному світі боротися з навантаженням дійсно дуже складно. Той, хто працював повний робочий день, знає, що середній робочий день не завжди достатньо довгий, щоб отримати все, що потрібно зробити.Однак продуктивність можна значно покращити, вирощуючи звички, які роблять вас більш ефективними. Ефективний працівник максимально використовує кожну хвилину дня, при цьому всі зосереджуються на найважливіших завданнях. Ефективність на роботі не лише підвищить вашу продуктивність і набирає очки у начальника - це також змусить вас відчувати, що ви щось зробили, задоволені тим, що у вас був повноцінний і продуктивний робочий день.

Крок

Частина 1 з 3: Створення фокусу

1. Забезпечте чистий, організований робочий простір. Ефективність на роботі іноді може бути настільки ж простою, як прибирання безладу у вашому робочому просторі. Безладне робоче місце - це робоче місце, яке може перешкодити вашій продуктивності. Якщо ви постійно намагаєтесь знайти конкретні інструменти чи документи в купі безладу, ви серйозно витрачаєте свій робочий час. Тримайте під рукою лише ті предмети, якими ви користуєтеся щодня - все інше слід зберігати там, де воно не заважатиме, "а також" швидко знаходити.
   • Якщо ви працюєте в офісі, облаштуйте свої офісні приміщення та стіл так, щоб ви могли швидко та легко знайти те, що вам потрібно для роботи. Якщо ви не працюєте в офісі, все одно застосовуються ті самі принципи. Наприклад, якщо ви працюєте у магазині велосипедів, тримайте інструменти в чистоті та організовано, щоб ви могли їх відразу знайти, коли вам потрібно. Майже кожне робоче середовище отримує вигоду від утримання в чистоті та порядку.
   • Офісним працівникам та іншим людям, які мають справу з великою кількістю документів, потрібно створити файлову систему, яка є логічною та організованою. Тримайте під рукою документи, якими ви часто користуєтесь. Зберігайте інші документи в алфавітному або іншому логічному порядку.
2. Слідкуйте за своїм робочим місцем. Переконайтесь, що у вас завжди є інструменти та ресурси, необхідні для виконання вашої роботи. В офісі це означає такі речі, як перфоратори, засоби для видалення скріпок, калькулятори тощо. За межами офісного середовища інструменти дуже різні, але основні принципи однакові - переконайтеся, що у вас є все необхідне для роботи. Вчені, що працюють зі складними графічними додатками, а також інженери, що працюють з гайковими ключами, отримують переваги від готових до використання інструментів.
   • Переконайтесь, що ваші інструменти добре підтримуються. Один важливий інструмент, який перестає працювати, може серйозно порушити ваш робочий процес, особливо якщо ви не можете продовжувати без нього! Економте час у довгостроковій перспективі, регулярно чистячи та обслуговуючи інструменти.
3. Складіть чіткий графік. Якщо ви звикли літати повсюди, будь-які спроби спланувати свій день, швидше за все, підвищать вашу ефективність. Щоб зберегти дійсно ефективний графік, вам доведеться обмежитися "єдиним" всебічним розпорядком дня (можливо, доповненим одним календарем у вашому офісі чи кабінці для довгострокових цілей). Не ускладнюйте свою роботу без потреби, зберігаючи більше одного графіка або зберігаючи величезну колекцію записок, які ви неминуче втратите. Ви хочете мати можливість подивитися на "одне" конкретне місце, щоб побачити, що робити.
   • Організовуйте кожен день, складаючи список справ. Почніть з найвищих пріоритетів дня, щоб переконатися, що вони виконані. Помістіть менш важливі речі в кінці списку. Почніть з самого початку на початку дня. Якщо ви не можете заповнити список, спробуйте зробити решту наступного дня.
   • Встановіть графік та часові рамки для своїх найважливіших проектів і будьте реалістичними щодо кількості часу, який вони займуть. Ви не хочете налаштовувати себе на невдачу - краще просити більше часу на початку проекту, а не безпосередньо перед кінцевим терміном.
4. Усуньте відволікання. Різне робоче середовище по-різному відволікає увагу - на деяких роботах задіяний дуже балакучий колега, який просто не піде. Інші можуть бути гнітюче тихими, відволікаючи вас навіть на найм'якіші звуки. Робіть все можливе, щоб зосереджуватися на своїй роботі. Якщо ваша робота дозволяє безпечно слухати музику, візьміть із собою MP3-плеєр. Ви навіть можете наклеювати нотатки на своєму робочому місці, щоб дати зрозуміти своїм колегам, що ви не хочете, щоб вас турбували. Це може здатися грубим, але це не так - це розумний та ефективний спосіб змусити людей залишити вас у спокої, поки ви працюєте. Пам’ятайте, ви можете спілкуватися до душі під час перерв та прийомів їжі. "Дуже" загальним відволіканням є проведення часу на рекреаційних веб-сайтах. Одне дослідження показало, що приблизно дві третини співробітників витрачають хоча б трохи часу "щодня" на веб-сайтах, які не пов'язані з їх роботою. На щастя, більшість браузерів мають безкоштовні інструменти для підвищення продуктивності, які можуть допомогти вам вирішити проблемний блок веб-сайти. Шукайте у доступних розширеннях браузера "блокувальник веб-сайтів" або "засіб підвищення продуктивності". Ви принаймні отримаєте якісь безкоштовні та ефективні результати. # * Інший хороший спосіб уникнути відволікання - це стежити за своїми дзвінками (щоб не робити непотрібних телефонних дзвінків) та мінімізувати відсівання на зустрічах.
5. Використовуйте перерви для своїх особистих справ. Як не дивно, але перерви насправді можуть "збільшити" ефективність вашого робочого місця, замість того, щоб стати перешкодою. По-перше, перерва пропонує вам так необхідний відпочинок. Без цього ви можете перевтомитися, уповільнити або сповільнити. По-друге, відпочинок дає вам шанс «впоратись» з відволікаючими ситуаціями. Використовуйте свої перерви, щоб робити все, що завгодно вам подобається ваша робота. Ви мрієте про члена сім'ї, який хоче зателефонувати вам, коли вам насправді доведеться працювати? Зателефонуйте їм під час перерви та усуньте відволікаючі фактори!

Частина 2 з 3: Створення ефективних стратегій роботи

1. Розділіть свої обов'язки на керовані частини. Великі проекти можуть стати залякуючими - коли вони досить великі, їх легко відкласти, витрачаючи час на незначні роботи, поки вас не змусять вирішити весь проект безпосередньо до закінчення терміну. Як ефективний працівник, ви повинні спочатку виконати важливу роботу, навіть якщо це означає виконання невеликої частини великого завдання. Здається, не варто робити невелику частину великого завдання, оскільки взагалі виконувати невелике, але це розумне використання вашого часу. Ви виконаєте свої найважливіші довгострокові завдання швидше, якщо будете працювати над ними щодня потроху.
   • Наприклад, якщо вам потрібно зробити велику презентацію за місяць, поставте завдання для створення огляду "сьогодні". Це не дуже трудомісткий час, тому це не відволікатиме вас від іншої роботи, але це перший важливий крок, який робить решту процесів швидшими та простішими.
2. Полегште навантаження, делегуючи роботу. Якщо ви не знаходитесь у нижній частині сходів у компанії, ви можете мати можливість розподілити переважно повторювані завдання між одним або кількома своїми підлеглими, щоб заощадити час. Не давайте своїм підлеглим проекти, які лише ви знаєте, як задовільно виконати. Натомість ви даєте їм трудомісткі, одноманітні завдання, які заважають вам використовувати свої таланти для більш важливої ​​роботи. Якщо ви збираєтеся делегувати роботу, не забудьте дати своєму помічнику певний термін і повернутися до нього. Будьте «завжди» чемними до своїх підлеглих, коли вони вам допомагають - якщо вони відчують, що ви їх цінуєте, вони захочуть наполегливо працювати для вас над майбутніми проектами.
   • Якщо ви стажер, працівник-початківець або хтось інший із низьким статусом у компанії, ви все одно можете спробувати розподілити особливо монотонну роботу серед працівників, які функціонують на тому ж рівні, що і ви (з їх дозволу, а також дозволу від свого керівника, звичайно). Якщо ви скористалися допомогою колеги, будьте поруч і з колегою!
   • Якщо у вас хороші стосунки з вашим начальником, ви можете навіть запитати, чи може він передати частину роботи іншим за вас!
3. Тримайте зустрічі якомога щільніше. Є причина, чому всі ненавидять зустрічі - згідно з опитуванням 2012 року, майже половина всіх респондентів вважають зустрічі найбільшим джерелом втраченого часу на роботі - більшим навіть, ніж час, проведений на особистих та рекреаційних веб-сайтах. Наради можуть мати вирішальне значення для обговорення цілей та формування бачення майбутнього. Але якщо їх залишати без нагляду, багато зустрічей занадто часто заглиблюються в роздуті події, втрачаючи години свого часу (або в крайньому випадку навіть дні), не приймаючи рішення про щось важливе. Ось кілька порад, щоб зробити ваші зустрічі максимально ефективними:
   • Створіть порядок денний для кожної зустрічі, щоб якнайкраще використати відведений час. Визначте, скільки часу можна витратити на це для кожної теми. Якнайкраще дотримуйтесь свого порядку денного - якщо виникають інші теми, пропонуйте обговорити їх пізніше в розмові один на один.
   • Запросіть на зустріч якомога менше людей. Звівши кількість людей, які відвідують збори, до мінімуму, ви зменшуєте ймовірність того, що розмова відхилятиметься від заявлених тем. Це також утримує всіх, кому не обов’язково бути за робочим столом за своїм столом.
   • Зробіть слайд-шоу мінімальними. Існує багато суперечок щодо корисності слайд-презентацій (PowerPoint тощо) та того, допомагають вони чи заважають зробити зустріч більш ефективною. Зрозуміло наступне: якщо ви використовуєте слайди / слайди у своїй презентації, тримайте їх якомога коротше та інформативніше. Використовуйте слайди для відображення зображень та даних, які неможливо передати у вашій промові, але "ні" для відображення всього вмісту презентації.
   • Нарешті, як загальний принцип, знати, що ти хочеш вирішити перед відкриттям засідання і прийміть це рішення якомога швидше.
4. Ніп офісна драма в зародку. Робочі місця можуть бути страшенно стресовими. Коли спалахне спалах, негайно і безпосередньо зверніться до джерела. Це може означати, що вам, людині, з якою ви сперечаєтеся, або обом вам доводиться висловлювати щирі вибачення. Зробіть це якомога швидше. Якщо ви дозволите кільком аргументам перетворитись на образу, ваша ефективність у довгостроковій перспективі постраждає, оскільки ви витрачаєте час, уникаючи цього колеги. Що ще важливіше, ви будете почуватись нещасно - не дозволяйте проблемам на робочому місці зіпсувати вашу працездатність "та" настрій!
   • Не бійтеся закликати посередника / посередника. Компанії знають, що суперечки та почуття образи шкідливі для робочого процесу, тому вони наймають людей, які мають спеціальну підготовку для вирішення суперечок. Зверніться до HR на робочому місці, якщо ви відчуваєте розчарування, смуток чи страх через когось іншого на робочому місці.
   • Коли все сказано та вирішено, вам не потрібно подружитися з цим колегою - вам просто потрібно мати можливість працювати з ним чи нею. Будьте ввічливі та тактовні на робочому місці, навіть до людей, які вам не подобаються.

Частина 3 з 3: Зміна способу життя

1. Переконайтеся, що ви добре відпочили. Втома ніколи не покращувала якість роботи людини. Втома може сповільнити ваше виробництво, притупити ваші результати, і якщо ви схильні засинати, це може викликати у вас серйозне незручність під час важливих зустрічей. Крім того, важке недосипання пов’язане з цілим рядом проблем зі здоров’ям. Не засинайте за робочим столом і не засинайте і запізнюйтесь на роботу - намагайтеся висипатись щонайменше 7-8 годин щоночі, щоб функціонувати в найкращому вигляді.
   • Втома на робочому місці може в кращому випадку відволікати увагу. У гіршому випадку це може призвести до дуже небезпечних ситуацій. Якщо у вас є робота, де йдеться про життя інших людей (наприклад, якщо ви диспетчер повітряного руху або водій вантажівки), то обов’язково потрібно висипатися.
2. Багато вправ. Наука показала, що хороший режим вправ покращує ваш настрій і продуктивність. Особливо це стосується сидячих офісних робіт. Якщо ви проводите більшу частину часу на роботі, сидячи перед комп’ютером, переконайтеся, що витрачаєте трохи часу на пересування щодня - не тільки стане легше довго сидіти нерухомо на роботі, але і змусить вас щасливіші, гостріші та мотивованіші.
   • Починаючи з розпорядкових вправ, спробуйте поєднати помірне кардіо з деякими силовими вправами.
3. Залишатися позитивним. Якщо ви намагаєтеся підвищити ефективність своєї роботи, може виникнути спокуса занадто серйозно ставитися до своєї роботи. Часто це не найкраща ідея - можливо, ви зможете підвищити свою ефективність за короткий термін, але якщо ви ніколи не дозволяєте собі трохи розваг на роботі, вигорання стає легким, і це призводить до втоми, стресу та нестачі відсутність мотивації. Намагайтеся зберігати бадьорість - якщо ви добре почуваєтесь на роботі, ви, швидше за все, будете мотивованими та амбіційними. Робіть дрібниці для поліпшення свого настрою, які не заважають вашій продуктивності - слухайте музику через навушники, час від часу робіть розтяжку або віднесіть свій ноутбук до кімнати відпочинку, щоб отримати більше спокою та тиші.
   • Максимально використовуйте перерви в їжі - насолоджуйтесь можливістю добре поїсти та поспілкуйтеся з колегами, з якими ви ладите.
   • Не пийте занадто багато кави. Кава може бути чудовим підхопленням у ті дні, коли ви відчуваєте, що згоріли, але якщо ви будете пити її щодня, ви станете залежними від неї і більше не отримаєте від неї користі.
4. Мотивуйте себе. Простіше ефективно працювати, коли є поважна причина для роботи. Якщо ви іноді намагаєтесь проштовхнути себе вперед, подумайте про причини, які спочатку призвели вас до роботи - про ваші життєві цілі, ваші мрії та ваше бачення себе. Спробуйте думати про свою роботу як про засіб досягнення мети - де "мета" - це ваше ідеальне бачення вашого життя. Якщо вам подобається ваша робота, спробуйте подумати про те, як ваша робота викликає у вас почуття - чи відчуваєте ви себе виконаними і як би ви щось зробили після робочого дня?
   • Подумайте про хороші речі, які приносить вам ваша робота. Можливо, ви змогли придбати той будинок чи ту машину за гроші, які ви заробили за свою роботу, а може, ваша робота полягає в тому, щоб ваші діти нічого не хотіли. Також враховуйте інші "переваги" вашої роботи - наприклад, медичне та / або стоматологічне обслуговування сім'ї.
   • Подумайте про наслідки "не" роботи. Від чого вам доведеться відмовитись, якщо ви втратите джерело доходу? Як це вплине на вашу сім’ю чи інших близьких вам людей?
5. Нагороджуйте себе. Якщо ви успішно підвищили свою ефективність роботи, святкуйте - ви цього заслуговуєте. Позбутися шкідливих звичок і вирощувати хороші непросто, тому винагороджуйте себе за свою важку працю. Візьміть напій після роботи в п’ятницю, зустріньтесь із друзями для нічного відпочинку або просто полежте в ліжку з книгою - все, що вас радує після довгого робочого тижня, робіть це. Нагородження себе збільшує ваше почуття успіху, що є важливою частиною підтримки вашої мотивації.
   • Ваша винагорода не повинна бути великою чи грандіозною, і, звичайно, не те, що є фінансово безвідповідальним. Найкращі помірні та помірні винагороди. Збережіть цей новий годинник для особливих випадків.

Поради

Впроваджуйте систему відкладених винагород, де спочатку ви робите найменш приємні проекти, замість того, щоб відкладати їх до останньої хвилини. Таким чином, ви не витрачаєте цілий день, боячись проекту і намагаючись його уникнути. Спершу виконавши настирливий проект, ви станете більш задоволеними, і ви зможете закінчити день приємно із більш веселими або менш стресовими проектами.