Зміст

• Крок
• Частина 1 з 3: Впізнання себе
• Частина 2 з 3: Скажіть своє слово
• Частина 3 з 3: Підсумовування
• Поради
• Попередження

Якщо вам часто доводиться телефонувати клієнтам на свою роботу, є велика ймовірність того, що вам часто доведеться залишати голосову пошту. Але що саме слід сказати після звукового сигналу? Пам’ятати всю необхідну інформацію для спілкування може бути неприємно, що може перешкодити сказати важливі деталі. Використовуючи систему голосової пошти, вам більше ніколи не доведеться записувати заплутані та імпровізовані голосові повідомлення. Швидко прокручуючи контрольний список у своїй голові, ви можете переконатися, що надали всю необхідну інформацію і що у вас є більше шансів на передзвонення.

Крок

Частина 1 з 3: Впізнання себе

1. Використовуйте правильну інтонацію. Як тільки почнеться запис вашого повідомлення, ви повинні говорити чітко і зрозуміло. Не намагайтеся бурмотіти або говорити занадто швидко. Зробіть все можливе, щоб звучати цікаво і весело, щоб привернути увагу слухача. Хоча приймач не бачить вас, ваша загальна інтонація буде сприйнята телефоном, тому переконайтеся, що ви передаєте правильну.
   • Сформулюйте все, що ви говорите. Поганий прийом може спотворити ваш голос і спричинити випадання. Навіть звичайний розмовляючий голос може звучати як шум через телефон.
   • Ваш голос повинен відповідати типу дзвінка, який ви робите. Наприклад, нормально звучати весело, коли залишаєш голосову пошту, щоб привітати племінника із закінченням середньої школи. Однак, якщо ви хочете висловити співчуття скорботному другові, ви повинні переконатися, що ваш голос урочистий і шанобливий.
2. Вкажіть своє ім’я. Перше, що потрібно зробити - це вказати своє ім’я. Таким чином, людина, якій ви телефонуєте, відразу дізнається, з ким має справу. Для більшості ситуацій достатньо простого "це (ваше ім'я)". Якщо ви ще нікого не зустрічали, ви можете вибрати "мене звуть (ваше повне ім'я)". Друзі та родичі впізнають вас без необхідності впізнавати себе. Якщо це діловий дзвінок, у іншої людини відразу є ім’я, яке потрібно пов’язати з голосом та повідомленням, можливо, дозволяючи більш персоналізовану форму спілкування.
   • Цей крок здається очевидним, але про нього часто забувають.
   • Якщо у вас є конкретна назва посади або опис самого себе, який може бути корисним одержувачу для подальших дій, додайте його після свого імені. Наприклад, «Мене звати доктор Верслуй, рентгенолог університетської лікарні Амстердама "або" Це Аріана Янссенс, мати Хлої, яка навчається у вашій дочці в класі ".
3. Залиш свій номер телефону. Будь ласка, вкажіть свій номер телефону відразу після введення вашого імені. Більшість абонентів чекають до кінця голосової пошти, щоб надати свою контактну інформацію, але якщо одержувач не може записати її правильно вперше, вони зобов'язані прослухати повне повідомлення ще раз. Не забувайте говорити повільно і чітко сформулювати все, коли повідомляєте свій номер телефону, щоб це було зрозуміло.
   • Найпростіший спосіб включити свій номер телефону на початку повідомлення - сказати щось на зразок „Це (ваше ім’я), мій номер (ваш номер телефону)“ або „мене звуть (ім’я), і я зателефоную (номер) ) '.
   • Незважаючи на те, що функції ідентифікатора абонента є повсюдними, завжди рекомендується залишити свій номер телефону на випадок, якщо особа, яка вам телефонує, не зберегла ваш номер або якщо ви вимагаєте зворотного дзвінка на інший номер.
4. Вкажіть точку підключення. Під час прослуховування голосової пошти або повідомлень від невідомих відправників люди швидко стають підозрілими або втрачають інтерес, якщо не знають, хто ви і чому дзвоните. Заспокойте їх, згадавши спільного друга або довідку, який дав вам їх номер. Це знову гарантує, що телефонний дзвінок стикається більш професійно. Голосова пошта буде звучати менш нав'язливо, і ви, швидше за все, отримаєте зворотний дзвінок.
   • Спробуйте включити короткий вступ, який викликає інтерес слухача, наприклад, "Я отримав ваш номер від Патріка, який сказав мені, що ви розглядаєте можливість продати свій човен".
   • Навіть якщо ви не робите ділового дзвінка, знаходження контактної особи важливо для заспокоєння одержувача. "Це Боб, твій сусід навпроти тебе" є більш особистим, ніж "Це Боб Вермеерш".

Частина 2 з 3: Скажіть своє слово

1. Подумайте, що ви скажете заздалегідь. Перш ніж залишати голосову пошту, переконайтеся, що ви чітко уявляєте, що будете говорити. Це не повинно бути проблемою, якщо ви телефонуєте з особливої ​​причини, але почувши звуковий сигнал на іншому кінці та зрозумівши, що вам відповідають, ви можете втратити спосіб зрозуміти, що сказати. Поділіть інформацію на окремі пункти та охопіть їх усі, перш ніж відкласти слухавку.
   • Для дуже термінових або важливих повідомлень голосової пошти подумайте заздалегідь написати приблизну версію сценарію.
   • Якщо ви часто втрачаєте телефонний зв’язок, просто зосередьтеся на тому, щоб вказати своє ім’я, номер для передзвонення та причину, за якою ви телефонуєте, кількома словами.
   • Уявіть, що ви надіслали голосову пошту, щоб продовжити вчорашній романтичний вечір. Психічне складання вашого повідомлення перед записом може мати велике значення для того, щоб виглядати круто, спокійно і зібрано, чи заїкатися і нервувати.
2. Зберігайте своє повідомлення стислим. Обмежте повідомлення голосової пошти до 20-30 секунд. Не так багато ситуацій, коли голосова пошта повинна бути довшою. Ви не повинні нудити одержувача дуже довгим вступом чи історією. Нехай воно буде стислим. До речі, коротке повідомлення може викликати більше цікавості та переконати когось повернутися, коли інакше не може бути.
   • З іншого боку, надто коротке повідомлення голосової пошти може змусити одержувача почуватися неважливим, дозволяючи стирати його, навіть не слухаючи. Це особливо актуально, коли ви телефонуєте за приватним номером.
   • Мета залишення голосової пошти полягає в тому, щоб хтось передзвонив вам. Це не намір надати всю інформацію, оскільки це було метою телефонної розмови.
3. Почніть з найважливішої інформації. Йдіть прямо вперед і чітко повідомте свою причину дзвінка. Якщо ви лише перевіряєте, наприклад, коли у вас є пропозиція щось придбати, або якщо ви стежите за транзакцією або хочете підтвердити зустріч, ви повинні це пояснити одержувачу. Ваш слухач швидко втратить інтерес, якщо ви не скажете йому з самого початку, чому ви з ним контактуєте.
   • У вас не так багато часу, щоб донести свою думку. Якщо ви не прямі вперед, ваш слухач видалить повідомлення, перш ніж він або вона почує важливу інформацію.
   • Краще негайно отримувати погані новини на кшталт "Тато в лікарні". Використовуйте решту повідомлення, щоб заспокоїти та надати пояснення. У будь-якому випадку, це краще, ніж обійти тему і дати слухачеві хвилюватися.
4. Будьте особистими та справжніми. Втримайтеся від спокуси прийняти вироблений, загальнозвучний "телефонний голос". Просто будьте добрими, будьте собою і розмовляйте природно. Люди знають, коли намагаються щось продати певним чином, і, швидше за все, дадуть вам шанс, якщо відчують, що ви звертаєтесь до них як до рівних.
   • Коли ви звучите так, ніби читаєте сценарій, ваш слухач відчуватиме, що ви просто робите черговий телефонний дзвінок, тому що ви повинні.

Частина 3 з 3: Підсумовування

1. Задайте конкретне запитання чи прохання про щось. Завершуючи повідомлення, вам слід чітко вказати, чому ви хочете, щоб одержувач вам передзвонив. Задайте точне запитання або попросіть щось, що спонукає їх відповісти на дзвінок. Якщо після прослуховування голосової пошти вони відчувають розгубленість або невпевненість у тому, що саме ви хочете, то голосова пошта пропустила свою позначку.
   • Спробуйте такі фрази, як "Повідомте мене, чи сподобався вам рецепт, який я вам надіслав", або "Я б хотів почути ваші думки щодо цієї пропозиції".
   • Люди більше мотивовані зв’язуватися, коли у вас є конкретний запит, замість того, щоб просто сказати «передзвонити».
2. Зазвичай включайте своє ім’я та контактну інформацію. Заповніть своє повідомлення, згадавши своє ім’я та контактну інформацію ще раз. Повторіть свою пісню двічі, щоб слухач міг правильно її записати і не неправильно зрозуміти цифру. Не забудьте включити будь-які деталі, які можуть бути корисними для вашого слухача, щоб передзвонити, наприклад, коли ви доступні та недоступні, та найкращий час доби для дзвінка.
   • Згадування номера телефону більше двох разів у кінці дзвінка - це перебільшення і навіть може бути витлумачено як грубе.
   • Якщо це повсякденне повідомлення другові чи члену родини, не турбуйтеся про цей крок.
3. Уникайте довговічного закінчення. Коли настає час покласти слухавку, не розтягуйте повідомлення без потреби. Якщо це не особистий телефонний дзвінок з коханою людиною, немає потреби бажати комусь ще одного приємного дня. Увага одержувача зникне, оскільки повідомлення триватиме, тому намагайтеся не втратити фокус в кінці. Подякуйте їм за витрачений час і залиште наступний крок спілкування їм.
   • Будь ласка, завершіть щось на кшталт "Я з нетерпінням чекаю від вас", тепліше і, отже, ефективніше загальних комерційних фраз типу "Я бажаю вам гарного дня".
   • Ви не можете підсумовувати чи підсумовувати свою публікацію наприкінці. Якщо одержувач повинен почути певну деталь ще раз, він може повторно відтворити повідомлення пізніше.

Поради

• Подумайте на мить про голосові повідомлення, які ви отримали, що змусили задуматися "що ця людина хоче від мене?". Залиште голосову пошту, яку хотіли б отримати самі.
• Якщо це актуально для одержувача, ви можете вказати свою електронну адресу або інший спосіб зв’язку на додаток до номера телефону.
• Не забудьте вказати дату, якщо ви обмінюєтеся делікатною інформацією.
• Посміхніться! Це можна відчути навіть за допомогою телефону.
• Якщо ви телефонуєте на делікатну тему, вам слід обмежити інформацію, яку ви надаєте в голосовій пошті, на випадок, якщо її почують інші люди.
• У надзвичайних ситуаціях або внаслідок стихійного лиха ви можете використовувати вихідне повідомлення голосової пошти, щоб повідомити людям, що з вами все в порядку.

Попередження

• Якщо ви намагаєтесь змусити когось передзвонити вам, не говоріть про попередні невдалі дзвінки. Це може здатися роздратованим, що робить слухача менш комфортним для розмови з вами.
• У ділових обставинах завжди слід залишати голосову пошту, якщо особа, якій ви телефонуєте, не відповідає. Перегляд кількох пропущених дзвінків без голосової пошти підірве важливість вашого бізнесу.