Зміст

• Крок
• Частина 1 з 3: Спілкуйтеся чітко
• Частина 2 з 3: Будьте хорошим слухачем
• Частина 3 з 3: Спілкування в електронній формі
• Поради

Неправильне спілкування може бути як кумедним, так і неприємним. Якщо ви хочете зменшити кількість непорозумінь, говоріть чітко і нічого не припускайте. Зверніться до людини, щоб переконатися, що вас зрозуміли. Під час електронного спілкування будьте чіткими, стислими та інформативними. Хороший слухач також може допомогти уникнути помилок. Якщо ви постійно стежите за своїми розмовами, ви можете зменшити ймовірність помилок.

Крок

Частина 1 з 3: Спілкуйтеся чітко

1. Думай перш ніж говорити. Думання про те, що сказати першим, може допомогти вам упорядкувати свої думки та підготуватися сказати щось значуще. Особливо, якщо ви збираєтеся провести важливу розмову, переконайтеся, що ваші слова упорядковані так, щоб ви могли сказати, що маєте на увазі.
   • Пам’ятайте, що ваше ставлення та тон можуть передати багато чого. Обмежте свою увагу до предмета і намагайтеся не відходити від нього.
   • Якщо у вас виникають проблеми з вимовою того, що ви хочете сказати, запишіть кілька пунктів, щоб переконатися, що не забули нічого, що хочете сказати.
   • Зробіть усвідомлену перерву перед тим, як говорити. Ми часто маємо схильність з головою занурюватися в розмову, але навмисне роблячи паузу та витрачаючи хвилинку, щоб упорядкувати наші думки перед тим, як говорити, збільшує ймовірність того, що наше спілкування буде зрозумілим, а сторонні люди готові його слухати.
2. Звернути увагу. Привертати увагу людини означає переконатися, що вона слухає і розуміє, що ви говорите. Встановіть зоровий контакт і переконайтеся, що людина слухає. Якщо інша людина відволікається чи зайнята чимось іншим, попросіть її уваги або спробуйте інший раз. Якщо інша людина, здається, відволікається на щось інше, попросіть про це уваги, сказавши: "Я хочу переконатись, що ви розумієте", або: "Я був би вдячний за вашу повну увагу".
   • Якщо людина здається розсіяною, скажіть їй, що ви поговорите пізніше, коли вона стане доступнішою.
   • Наприклад, якщо вам потрібно поговорити з кимось, але вони роблять щось інше, дайте їм знати, що вам потрібно поговорити і що ви хочете їх уваги.
   • Не кричіть і не кличте когось, щоб привернути увагу - зверніться до цієї людини і звертайтеся до неї особисто, коли це можливо.
3. Перевірте свої припущення. Ви можете припустити, що всі розуміють, що ви говорите або що ви просите їх робити, але щоб бути у безпеці, поясніть все, у чому людина може бути не впевнена. Наприклад, якщо ви даєте вказівки, поясніть, що ще потрібно зробити людині, щоб підготуватися. Ви можете переоцінити чи недооцінити чиїсь знання чи вміння, тож краще запитайте.
   • Особливо це стосується спілкування з кимось, хто відрізняється від вашої культури. Можна припустити, що вони розуміють жаргон чи іншу мову, але це не завадить запитати. Якщо хтось виглядає розгубленим, спробуйте пояснити це краще.
4. Бути ввічливими. Бути ввічливим у спілкуванні означає бути відкритим, чесним та добрим. Ви не говорите нічого, що могло б бути пасивно-агресивним, саркастичним чи образливим для людини або про людину, з якою ви спілкуєтесь. Зосередьтеся на тому, щоб бути добрим і говорити, що ви маєте на увазі, легко зрозумілим способом. Якщо ви перебиваєте, грубите або неповажаєте інших людей, ви не будете ефективно спілкуватися.
   • Сарказм можна легко неправильно зрозуміти. Це може бути і смішно, але все одно може призвести до непорозумінь, якщо ви скажете протилежне тому, що ви насправді маєте на увазі. Люди можуть заплутатися в тому, що ви насправді маєте на увазі. Сарказм також може бути ненавмисно підлим.
5. Перевірте на розуміння. Переконайтесь, що людина вас зрозуміла. Ви робите це, просто запитуючи: «Це зрозуміло?» Або: «У вас є запитання?» Це дає людині можливість висловити будь-які сумніви чи занепокоєння, які вони можуть мати.
   • Це може допомогти людям почуватись комфортно задавати питання або просити пояснень.
   • Даючи вказівки, попросіть людину повторити їх, щоб ви знали, що він або вона розуміє.
   • У деяких випадках доцільно надати короткий зміст.
     • Наприклад: "Отже, щоб було зрозуміло, ми спершу вирішимо рахунок Ramaker, а потім ми швидко проведемо зустріч щодо того, як виправити проблеми зі спілкуванням. Зрозуміло?
6. Слідувати. Зверніться до людини, з якою ви спілкуєтесь, щоб переконатися, що ви спілкувались чітко. Наприклад, якщо ви надіслали електронне повідомлення, надішліть ще одне запитання: "Як справи?" У вас є запитання? "Якщо ви спілкувались із кимось, запитайте його через кілька днів:" Будь ласка, перевірте. Все добре?'
   • Якщо ви вважаєте, що, можливо, спілкувались неправильно, використовуйте цей момент, щоб чітко передати все і пояснити, що може заплутати.

Частина 2 з 3: Будьте хорошим слухачем

1. Зрозумійте мову тіла. Значна частина спілкування невербальна. Зверніть на це увагу; це може бути дуже важливим. Підтримуйте зоровий контакт та слідкуйте за будь-якими змінами у власному зоровому контакті чи зоровому контакті іншої людини. Зверніть увагу на позу людини та міміку та переконайтесь, що є суперечності. Якщо ви помітили якісь розбіжності, запитуйте ще раз або попросіть пояснити.
2. Уважно слухати. Приділяйте всю свою увагу, коли хтось говорить. Багато людей намагаються придумати, що сказати далі, але залишаються причетними до того, хто говорить. Люди цінують, коли почуваються почутими і зрозумілими, і один з найкращих способів зробити це - активно слухати. Поверніть своє тіло до них і схиліться до них. Не відволікайтеся (наприклад, на мобільні телефони) і залишайтесь поруч із людиною.
   • Не просто слухайте слова, які говорить людина, але також слухайте інформацію та спосіб її спілкування. Наприклад, голос людини може змінитися, коли він або вона говорить про щось емоційне або почувається незручно.
3. Не перебивайте іншого. Якщо хтось інший говорить, зробіть все, щоб не перебивати їх. Нехай людина закінчує свої думки перед тим, як додати чи сказати щось інше. Таким чином ви показуєте, що слухаєте і цінуєте те, що людина говорить. Якщо ви схильні часто перебивати людей, вони можуть відчути розчарування і сказати не все, що хочуть сказати.
   • Дозволити комусь закінчити свої думки означає, що ви слухаєте повністю і не хвилюєтесь власних слів. Таким чином, людині буде зручніше ділитися усім і не забувати чогось, про що він хотів сказати, тому що розмова зайшла в сторону.
4. Задавати питання. Якщо щось незрозуміле або ви щось не зовсім розумієте, обов’язково поставте запитання щодо цього. Спробуйте сказати щось на зразок: «Ви хочете пояснити, що ви маєте на увазі під ___?» Або «Я не впевнений, що розумію ___. Ви можете пояснити це? '
   • Якщо людина все ще розмовляє, і ви не хочете її перебивати, запишіть питання, щоб не забути поставити.

Частина 3 з 3: Спілкування в електронній формі

1. Організуйте інформацію. Якщо ви намагаєтесь передати інформацію, ви повинні забезпечити, щоб інформація ефективно дійшла до людини. Наприклад, якщо ви плануєте захід, вам слід надати важливі деталі: місце, час та те, що люди повинні взяти з собою. Забезпечте чіткі вказівки або кроки для людей і переконайтесь, що інформація чітка.
   • Перш ніж надсилати інформацію або запрошення, переконайтеся, що вони містять всю необхідну інформацію.
2. Використовуйте менше слів. Коли ви спілкуєтесь за допомогою текстових повідомлень або електронної пошти, переходьте до суті. Довгий електронний лист може заплутати те, що ви хочете передати. Наприклад, якщо ви робите запит, перейдіть безпосередньо до суті та зробіть свій запит. Ви можете сказати, чому слід робити запит, але не продовжуйте нескінченно. Просто скажіть, що вам потрібно, і незабаром закінчіть електронний лист.
   • Якщо ви схильні писати довгі електронні листи чи тексти, люди, швидше за все, погортають їх, замість того, щоб уважно їх прочитати. Якщо ви не можете піти від своїх довгих листів, подумайте над тим, щоб поставити найважливіші речі вгорі.
   • Майте на увазі, що електронні листи не надсилають соціальних сигналів, таких як міміка та тон голосу. Тому використовуйте чітку мову та уникайте сарказму.
     • Смайли корисні в соціальних електронних листах, але не в більшості ділових електронних листів.
3. Зосередьтесь на одній темі. Зробіть повідомлення максимально простим. Не блукайте та не вдавайтеся в багато зайвих подробиць і не займайтеся кількома темами в одному електронному листі. Краще зосередитись на одному елементі чи темі за раз, ніж на багатьох речах в одному електронному листі. Якщо у вас є кілька речей для обговорення, обговоріть одну за одною електронною поштою. Таким чином, людина може видалити кожен електронний лист, коли він або вона закінчить з кожною темою, і не забути щось зробити або щось звернутися.
   • Якщо ви абсолютно хочете висвітлити кілька тем одночасно, чітко розмежуйте їх. Використовуйте маркери або переставляйте їх, щоб допомогти уточнити зміст.
4. Перейдіть прямо до суті. Незважаючи на те, що розпочинати свої електронні листи з «Як справи?» Або іншого виду розваги, не витрачайте занадто багато часу на розмови про щось, що не має нічого спільного з тим, що ви хочете передати. Зосередьтеся на своєму запиті або інформації, якою ви хочете поділитися з людиною. Не бийте навколо куща і не робіть довгого вступу. Натомість перейдіть до суті того, що ви хочете або повинні сказати.

Поради

• Уникайте використання сарказму в чатах, обміні миттєвими повідомленнями чи електронних листах без смайлів. Сарказм часто не передається належним чином за допомогою тексту, тому краще робити це особисто.