Автор:
Louise Ward
Дата Створення:
7 Лютий 2021
Дата Оновлення:
1 Липня 2024
Зміст
По суті, електронна пошта не є формальною, як написання паперового листа. Однак бувають випадки, коли вам потрібно бути більш офіційними у написанні електронних листів. Подумайте, хто є одержувачем, а потім виберіть відповідне привітання ситуації. Після того, як ви дізнаєтеся цю інформацію, ви зможете перейти до формату привітання та стилю вступного речення.
Кроки
Частина 1 з 3: Розгляньте одержувача
Визначте, наскільки офіційною ви повинні бути. Незалежно від того, чи пишете ви "офіційний" електронний лист, ступінь самотності електронного листа буде залежати від одержувача. Наприклад, ви не використовували б той самий ступінь формалізму, коли писали до професора, ніж при написанні супровідного листа.
- Коли ви вперше зв’язуєтесь з кимось, для безпеки краще написати більше офіційного, ніж зазвичай.
Знайдіть ім’я одержувача. Вам слід провести дослідження, щоб знайти ім’я людини, якщо ви ще цього не знаєте. Знання імені одержувача робить привітання більш особистим, навіть якщо ви використовуєте професійні методи написання електронної пошти.
Йдіть шляхом приймача. Якщо особа надіслала вам електронний лист, бажано скопіювати їх привітання. Наприклад, якщо вони пишуть "Привіт" і ваше ім'я, ви можете відповісти схожим стилем, використовуючи "Привіт" та ім'я людини під час надсилання електронного листа. реклама
Частина 2 з 3: Виберіть привітання
Використовуйте "Шановний". "Шановний" (за яким слід ім'я одержувача) - це класичне привітання. Це неформально, не нав'язливо, і оскільки воно використовується так часто, це привітання часто стає типовим, що добре. Ви не хотіли б, щоб ваше привітання було дивним, оскільки воно не збігається.
Спробуйте "Привіт", якщо ви не знаєте імені одержувача. "Привіт" - це офіційне привітання, яке можна використовувати в ділових електронних листах, особливо якщо ви не знаєте імені одержувача. Однак завжди краще дізнатися ім’я одержувача, якщо це можливо.
- Ви також можете використовувати "Надіслати зацікавленим", якщо електронний лист є особливо формальним, і ви не знаєте імені одержувача. Однак це привітання може не цікавити когось.
Розгляньте "Привіт" ("Привіт" або "Привіт") у менш офіційних листах. Електронна пошта, як правило, менш офіційна, ніж листування взагалі, тому ви можете написати електронний лист "Привіт", не надто офіційно. Наприклад, якщо ви надсилаєте електронного листа професору, особливо комусь, з ким ви часто зв’язуєтесь, спрацює привітання «Привіт» або «Привіт».
Не вживайте слова "Гей". Хоча слово "Привіт" є прийнятним у офіційному електронному листі, привітатись буде недоречно. Це дуже довільний спосіб привітання, навіть розмовною мовою, тому вам слід уникати використання його в будь-якому офіційному листі. Наприклад, навіть якщо ви поруч із начальником, найкраще уникати вживання слова "Гей", коли пишете їм електронний лист.
За потреби використовуйте зміну заголовка. Іноді ви пишете комусь, з ким ви знаєте лише їх назву в компанії чи організації. У такому випадку замість імені можна використовувати заголовок людини, наприклад, "Шановний керівник відділу кадрів", "Шановний людський ресурс" або "Шановний професоре".
Додайте почесні ознаки людини, щоб зробити електронний лист більш офіційним. Якщо це можливо, додайте "Ідея", "Бабуся", "Лікар" або "Професор" перед іменем одержувача для більшої офіційності. Крім того, ви можете використовувати своє ім’я або повне ім’я одержувача, щоб бути більш професійними, а не просто використовувати ім’я. реклама
Частина 3 з 3: Форматування та запуск електронного листа
Напишіть привітання на першому рядку. Напишіть привітання, яке ви вибрали, у верхньому рядку, а потім ім’я одержувача. Ви можете скористатися почесними особами людини, якщо це можливо, наприклад, дідусем, бабусею чи лікарем, а потім повним ім’ям.
Використовуйте коми. Загалом, після привітання ви будете використовувати кому. У офіційній пошті ви можете використовувати двокрапку, але це часто занадто офіційно для електронної пошти, навіть професійної. Кома працює в будь-яких ситуаціях, хоча ви можете використовувати двокрапку, якщо пишете мотиваційний лист електронною поштою.
Перехід до наступного рядка. Привітання знаходиться у верхньому рядку, тому, закінчивши, натисніть кнопку нового рядка, щоб перейти до наступного рядка. Якщо ви використовуєте розриви рядків замість відступу для створення абзаців, вам потрібно залишити порожній рядок між привітанням та першим абзацом.
Представтесь у своєму вступному реченні, якщо це потрібно. Якщо ви пишете комусь вперше, вам слід надати вступ, незалежно від того, наскільки ви знаєте їх у житті. Повідомлення одержувачу про те, ким ви є, стимулюватиме його продовжувати читати.
- Наприклад, ви можете написати "Я Нгуєн Ван Нам, і я директор з маркетингу компанії XYZ". Ви також повинні вказати причину, через яку знаєте одержувача: "Я Нгуєн Мань Хунг, і я навчаюсь у маркетинговому класі (Департамент маркетингу 101 займає вівторок та четвер обід)".
- Якщо ви знаєте одержувача і писали їх раніше, можете використати перше речення як привітання. Наприклад, ви можете сказати "Дякую за ранню відповідь" або "Сподіваюсь, у вас все добре".
Перейдіть прямо до теми. Більшість офіційних електронних листів повинні швидко зосередитися. Це означає, що в першому чи другому реченні повинно бути сказано, чому ви написали це для них. Не забувайте бути якомога коротшим, описуючи свою мету.
- Наприклад, ви можете написати "Я пишу, щоб попросити вас про допомогу з маркетинговою проблемою", або "Я пишу вам, тому що мені важко в класі, і я сподіваюся, що ви можете піти з Я рекомендую додаткову документацію, яка допоможе мені прочитати більше ".
