Зміст

• Кроки
• Увага

Ми часто чуємо, як багато людей скаржаться на те, що їм не вистачає часу на виконання роботи. Деякі основні навички управління часом можуть допомогти вам максимально використати свій час. Навчіться планувати розумний час, щоб отримати більше роботи.

Кроки

Метод 1 з 3: Визнайте своє використання часу

1. 

   Слідкуйте за щоденною діяльністю. Зверніть увагу на те, що ви робите щодня, і зауважте, скільки часу на це витрачено. Ви будете здивовані, скільки часу витрачаєте в порівнянні з фактичним обсягом виконаної роботи.
   • Не забудьте взяти до уваги щоденні завдання, такі як приготування сніданку, прибирання будинку, купання тощо.

2. 

   
   
   Оновіть усі дії в один зошит. Дізнавшись, що ви робите щодня і скільки часу проводите з ними, запишіть це в зошит. Покладання всієї інформації в одне місце та чітке її бачення на сторінці допомагає зрозуміти, як і іноді ви витрачаєте час.
   • Пишіть повно і чітко. Не змішуйте окремі події поспіль, не пропускайте тривіальних завдань і пам’ятайте, щоб вести детальний запис часу, розділений на кожне завдання дня.
   • Можливо, вам слід згрупувати заходи. Наприклад, писати домашні справи синьою ручкою, працювати, щоб заробляти гроші червоною ручкою, а розважальні заходи чорною ручкою. Це написання допомагає зрозуміти, як використовувати свій час.

3. 

   
   
   Оцініть розподіл часу. Наприклад, 1 година мрій? 2 години вирішувати, що їсти? 8 годин веб-серфінгу? Визначте, як ви розподілите свій час, і подумайте, що потрібно робити, а що ні.
   • Ви марно витрачаєте час, бо не можете керувати собою? Ви інвалід чи вагаєтесь? Ви берете на себе занадто багато обов’язків? Це всі запитання, які ви повинні враховувати, оцінюючи своє використання часу.
   • Бувають випадки, коли ви поділяєте діяльність дня нераціонально. Наприклад, працювати півгодини, а потім 10 хвилин займатися дорученнями, а потім повертатися на роботу ще півгодини - це не мудрий розділ. Якщо ви працюєте лише одну годину, ваша здатність зосередитись і ефективність буде вищою, що є тривіальною справою, з якою потрібно впоратися пізніше.
   • В ідеалі вам слід виконувати завдання в кожному "сегменті". За допомогою цього методу ви витрачаєте заздалегідь визначену кількість часу на одне завдання, не відволікаючи себе.

4. 

   
   
   Подумайте про внесення коригувань. Після того, як ви точно знаєте, куди йде ваш час, ви починаєте вносити корективи у свій графік. Ви повинні чітко знати, на яких сферах не можна чи не слід скорочувати лише зі страху втратити час. Якщо робота займає багато часу, це не означає, що ви витрачаєте час.

5. 

   Якщо ви витрачаєте 3 години на день, надсилаючи електронні листи, пов’язані з роботою, то навряд чи ви витратите менше часу на цю діяльність. Однак, якщо ви надсилаєте чотири чи п’ять особистих електронних листів між робочими листами, ви точно можете зменшити кількість часу, який витрачаєте на надсилання електронних листів.

6. 

   Змінюйте робочі звички. Незалежно від вашої проблеми управління часом, рішення завжди є. Після того, як ви знайдете причину витрачати свій час або як розумніше використовувати свій час, ви повинні докласти зусиль, щоб змінити свої звички управління часом.
   • Якщо ви витрачаєте занадто багато часу на прибирання будинку або приготування їжі, розгляньте можливість найму покоївки або шеф-кухаря. Час для когось дорожчий за гроші.
   • Якщо ваша проблема втрачає занадто багато часу протягом дня ненавмисного серфінгу, вам слід обмежитися кількома веб-сайтами або не входити у свої акаунти в соціальних мережах, коли ваша мета не в іншому.
   реклама

Метод 2 з 3: уникайте відволікань

1. 

   Визначте відволікаючі фактори у своєму житті. Відволікання уваги є найбільшим викликом в управлінні часом. Ви повинні з’ясувати, які види діяльності чи окремі особи забирають у вас багато часу. Через те, що друг балакучий або хобі заважає вам зосередитися, ви можете знайти способи уникнути цих факторів.
   • Якщо ви витрачаєте багато часу на те, що не приносить очікуваних результатів, це може бути фактором, що відволікає увагу.
   • Що стосується робочої області в офісі, то деякі колеги також, ймовірно, відволікають увагу. Вам не слід брати участь у марних розмовах чи чатах у робочий час. Однак ставлення до роботи в офісі настільки ж важливе, як і навички управління часом, тому не слід грубіянити, якщо хочете просунутися в кар’єрі.

2. 

   Уникайте тривалих розмов по телефону. Вам потрібно скорегувати свої телефонні звички, якщо ви виявите, що проводите занадто багато часу в розмові. Розмова особисто завжди ефективніша, ніж розмова по телефону, тому вам слід закінчити довгі розмови цим засобом.
   • Багато телефонних дзвінків часто включають непотрібну надмірність, особливо на початку та в кінці дзвінка. Люди, як правило, відволікаються і базікають на своїх телефонах, про що ви повинні знати. Проведення очної зустрічі створює більш офіційну атмосферу, яка спонукає сторони зосередитись на своїй роботі, тому що жодна зі сторін на засіданні не позначається на відволіканні.

3. 

   Не займайтеся серфінгом в Інтернеті занадто багато. Багатьом людям доводиться використовувати Інтернет як основний інструмент для виконання роботи. Однак є також багато людей, які дають свій час дрімати на новинах, спортивних новинах, знаменитостях та домашніх тваринах. Завжди потрібно звертати пильну увагу, коли потрібно зайти в Інтернет. Існує деяке програмне забезпечення, яке може блокувати непотрібні програми, веб-сайти або доменні імена, щоб зменшити відволікання під час користування Інтернетом.
   • Уникайте відвідування Facebook, Twitter та інших сайтів соціальних мереж, маючи справу з роботою в Інтернеті.
   • Пошук усіх видів проблем у Google - це також даремна витрата часу.Спочатку ви мали намір швидко знайти проблему, але перед тим, як усвідомити це, ви за 3 години переглядали незліченні веб-сайти.

4. 

   Використовуйте знаки "Не турбувати". Вам напевно знайомий цей знак на вхідних дверях готельного номера. Це також дуже ефективно при використанні в офісі. Ви можете набрати та роздрукувати такий знак, щоб повісити перед дверима офісу, коли це потрібно. Люди, що проходять повз, будуть менше говорити, щоб не турбувати вас.
   • Якщо ви працюєте вдома, обов’язково потрібно мати власний робочий простір. Не працюйте у загальному сімейному місці, оскільки телевізори, телефони та ігрові приставки легко відволікають вас.

5. 

   Знайдіть час для невідворотних відволікань. Є певні фактори, яких не можна уникнути, наприклад, коли ваш начальник хоче, щоб ви проводили деякий час поза розмовою, або люди похилого віку постійно залишаються в будинку і постійно просять про те і те. Якщо ви знаєте, як планувати заздалегідь, яким би він не був, робота не займе багато часу. реклама

Метод 3 з 3: Використовуйте час ефективно

1. 

   Запишіть все. Не покладайтесь повністю на пам'ять для виконання повсякденних завдань. Запишіть все, що вам потрібно, щоб отримати на папері, і регулярно перевіряйте список, щоб досягти своїх цілей.
   • Навіть дуже маленьке і тривіальне завдання потрібно було записати. Однак вам слід лише коротко писати в цьому списку, наприклад "Call Tuan", "Look up margins", "Email boss".
   • Обов’язково завжди носіть із собою блокнот, щоб бути готовим записувати завдання, коли вони з’являються. Ви думаєте, що пам’ятатимете написати це пізніше, але все одно забудете.

2. 

   Використовуйте календар. Просто додавання календаря до ваших інструментів управління часом допоможе вам бути більш продуктивними. Запишіть у своєму графіку терміни, завдання та зустрічі. Щоранку ви витрачаєте час, щоб переглянути ці дати у своєму календарі, щоб побачити, що настане.

3. 

   Уникайте планування дублювання. Склавши графік роботи таким чином, щоб він не дублювався і не виконував занадто багато завдань одночасно. Перевірте свій графік, перш ніж погодитися щось робити, щоб переконатися, що час вільний. Таким чином ваш час є більш організованим і допомагає уважно стежити за часом.

4. 

   Усуньте причину відволікання. Ефективно використовуйте свій час, усуваючи відволікаючі фактори або змушуючи вас відхилятися від напрямку прогресу. Розмістіть телевізор та всілякі розваги поза роботою чи навчанням, щоб зосередитись на виконанні роботи перед розвагою.

5. 

   Впорядкуйте порядок черговості. Розумне управління часом - це планування важливих або невідкладних завдань заздалегідь. Зверніть увагу на ці пункти у своєму графіку підсвічуванням або кольоровим олівцем. Спершу заплануйте ці справи, щоб переконатися, що у вас є достатньо часу, а потім робіть менш термінові справи.
   • Будьте готові змінити уподобання за потреби. Є багато речей, які не з’являються до кінця і вимагають від вас цього зробити зараз. Тоді вам доведеться припинити те, що ви робите, і зосередити свій час та енергію на цій останній роботі, але ви не повинні дозволяти таким ситуаціям траплятися занадто часто.
   • Якщо вам часто доводиться змінювати порядок, це означає, що щось не так. Невеликі коригування є прийнятними, але якщо вам доведеться продовжувати це робити, це доводить, що ви перебуваєте не в правильному порядку.

6. 

   Думайте реалістично. Виділіть розумну кількість часу, щоб виконати роботу. Якщо ви думаєте, що щось займає від півгодини до години, дайте собі годину. Реальне розмірковування про те, коли ви зможете виконати завдання, допоможе вам уникнути перевантаження чи уповільнення.
   • Все буде безпечніше, якщо ви будете дотримуватися обережності та завжди приділятимете більше часу, ніж потрібно. Якщо ви рано виконали завдання, ви можете перейти до наступної роботи і, зрештою, забезпечити продуктивність.

7. 

   Складіть графік основних завдань. Обов’язково виділіть час на основні повсякденні справи, такі як їжа та купання. Це може здатися незначною роботою, але вам все одно доведеться витрачати час на них поряд із основною роботою, щоб переконатись, що ви її не пропустите і може призвести до затримок у плануванні.

8. 

   Використовуйте систему нагадувань. Окрім щоденного розкладу, ви повинні використовувати додаткові інструменти, які допоможуть вам не забути важливі завдання або терміни. Використовуючи липкі нотатки, встановіть на телефон текстові чи звукові сповіщення, щоб нагадувати вам про виконання певних запланованих завдань.
   • Не просіть оточуючих вас нагадувати про ваш графік, оскільки вони можуть забути його так само, як і ви.
   • Якщо щось особливо важливе, вам слід організувати різноманітні інструменти нагадування, оскільки ви можете не переглядати нотатки та сповіщення на своєму телефоні.

9. 

   Допоможи мені. Попросіть когось про допомогу або, якщо це можливо, передайте їм невеликі завдання. Загалом, це стає в нагоді, якщо ви можете трохи заощадити гідність, попросивши їх втрутитися, впоратись із домашніми справами або приготувати вечерю, якщо ви занадто зайняті того дня.
   • Обов’язково знайдіть відповідну кваліфіковану особу для призначення завдання. Якщо недостатньо просто знайти когось, щоб виконати роботу, ви повинні попросити когось, хто може добре виконати цю роботу.
   • Не звинувачуйте своїх обов’язків в інших. Це не найкраща навичка управління часом, а лише змушує вас виглядати ледачою та невмотивованою в очах інших.

10. 

    Вимірювання продуктивності. Час від часу вам слід зупинятися та аналізувати свої досягнення, результативність і визначати кількість часу, витраченого на останню роботу. Зберігання цих статистичних даних у вашій роботі та житті допоможе вам знайти зміни, необхідні для покращення результатів роботи та повсякденного життя.

11. 

    Нагороджений самостійно. Занадто важка робота може призвести до виснаження та втрати концентрації уваги і навіть до найменших завдань, які потрібно виконати. Тож іноді вам слід відзначити свої минулі досягнення та нагородити себе чимось справді цікавим.
    • Проведіть увесь цей самокорисний час на відпочинок. Вимкніть телефон і не відповідайте на робочі електронні листи. Якщо ви змішуєте роботу з часом гри, це вже не винагорода за поповнення.
    • Якщо ви працюєте з понеділка по п’ятницю, вам слід взяти вихідні. Після закінчення тримісячного проекту нагородіть себе короткою відпусткою.
    реклама

Увага

• Не дозволяйте розуму блукати або мріяти, виконуючи щоденні завдання.