Як скласти план по управлінню змінами

Відеоролик: Як написати бізнес план. Покрокова інструкція створення бізнес плану 2020.

Зміст

кроки
Метод 1 з 2: Як написати план з управління організаційними змінами
Метод 2 з 2: Як відстежувати зміни в будь-якому проекті
рекомендації

Існує два типи планів з управління змінами. Один з них враховує вплив змін на організацію і спрямований на підтримку перехідного періоду. Інший тип плану дозволяє відстежувати хід одиничного проекту, фіксувати відхилення або зміни в ході і масштабі проекту. Мета і того, і іншого плану - чітко і ясно сформулювати, що саме необхідно зробити.

кроки

Метод 1 з 2: Як написати план з управління організаційними змінами

1 Вкажіть причини для змін. Перерахуйте ті чинники, які вплинули на рішення впровадити зміни, наприклад, низький рівень продуктивності праці, нова технологія або зміна місії організації.
- Один з підходів - описати поточну ситуацію в організації і те, до якого стану в майбутньому її призведе намічений план.
2 Вкажіть тип і масштаб змін. Коротко опишіть природу очікуваних змін в рамках проекту. Сформулюйте, що саме торкнуться зміни: посадові обов'язки, процеси, політику і / або організаційну структуру. Перерахуйте підрозділи, робочі групи, системи та інші компоненти організації, на які вплинуть прийдешні зміни.
3 Вкажіть, хто із зацікавлених осіб підтримує даний проект. Перерахуйте всіх зацікавлених осіб, на яких вплине реалізація даного плану, наприклад, вище керівництво, менеджер проекту, спонсор проекту, кінцеві користувачі і / або співробітники компанії. Вкажіть для кожної категорії, чи підтримують дані зацікавлені особи проект щодо змін.
- Спробуйте для більшої ясності і наочності відобразити цю інформацію в таблиці. Наприклад, в якості зручного шаблону можна взяти такі параметри, як обізнаність, рівень підтримки і вплив, і оцінити кожну групу зацікавлених осіб за рівнями високий / середній / низький.
- Якщо є можливість, проведіть особисті бесіди, щоб заручитися підтримкою зацікавлених осіб.
4 Створіть команду з управління змінами. Ця команда несе відповідальність за те, щоб доносити інформацію до всіх зацікавлених осіб, вислуховувати їхні побоювання і забезпечувати максимально безболісне впровадження змін. Виберіть людей, які користуються довірою і авторитетом в організації, а також хорошими комунікативними навичками.
- Це також відноситься до рівня вищого керівництва. Акцентуйте увагу керівників на те, що від них буде потрібно не тільки узгодити план, а й активно просувати зміни.
5 Розробіть концептуальний підхід до управління організацією. Вирішальне значення для успішного впровадження змін грає повна підтримка з боку авторитетних людей в організації. Дозвольте кожному керівнику висловити свою думку щодо змін і спонукаєте кожного відігравати активну роль у проведенні успішних змін.
6 Складіть план для кожної групи зацікавлених осіб. Оцініть ризики і побоювання кожної групи зацікавлених осіб, в тому числі тих, хто підтримує зміни. Розділіть між учасниками команди з управління змінами завдання з опрацювання цих питань.
7 Складіть план комунікацій. Комунікації - це найважливіший компонент управління змінами. Як можна частіше спілкуйтеся з усіма залученими в процес змін людьми. Невпинно підкреслюйте причини для проведення змін і користь, яку вони принесуть.
- Зацікавлені особи повинні мати можливість спілкуватися особисто, що забезпечує двосторонній зв'язок. Особисті зустрічі мають найважливіше значення.
- Як джерело інформації повинні виступати спонсор з вищого керівництва, безпосередній керівник кожного співробітника і будь-який додатковий представник команії, який користується довірою зацікавлених осіб. Все інформування має проводитися в єдиному ключі.
8 Відстежуйте опір. Зміни завжди сприймаються в багнети. Це відбувається на індивідуальному рівні, тому спілкуйтеся з зацікавленими особами особисто, щоб виявити причину опору. Відстежуйте невдоволення і скарги, щоб команда з управління змінами могла своєчасно вирішувати виниклі проблеми. Найбільш поширені проблеми такого характеру включають в себе:
- Відсутність мотивації до змін або відсутність відчуття того, що заходи є невідкладними.
- Відсутність розуміння загальної картини або причин, за якими необхідні зміни.
- Недолік вступних даних для процесу.
- Невпевненість у завтрашньому дні, майбутніх обов'язків цивільного характеру або вимогах до майбутніх обов'язків.
- Нездатність керівництва відповідати очікуванням щодо впровадження змін або інформування.
9 Усувайте перешкоди. Реакцією на більшість невдоволень має бути додаткове інформування або зміни в комунікаційної стратегії щодо конкретних питань. В інших випадках можуть знадобитися додаткові заходи, які мають бути включені в свій план або залишити команді з управління змінами для впровадження в разі потреби. Розгляньте, що з переліченого нижче може бути актуально для вашої організації:
- У разі змін в посадових обов'язків цивільного характеру або робочих процесах необхідно зробити основний акцент на навчанні персоналу.
- Якщо ви очікуєте зниження морального духу в колективі або занадто стресового переходу до нових умов, розрядите обстановку корпоративним заходом або винагородою для співробітників.
- Якщо зацікавлені особи не мотивовані на зміни, розробіть систему стимуляції.
- Якщо зацікавлені особи вважають, що залишилися за бортом, проведіть збори, щоб отримати від них зауваження і скорегувати свій план відповідно.

Метод 2 з 2: Як відстежувати зміни в будь-якому проекті

1 Визначте ролі в управлінні змінами. Перерахуйте всі ролі, які необхідні в рамках даного проекту. Опишіть обов'язки і необхідні навички для кожної з ролей. Як мінімум, включите менеджера проекту, який повинен впроваджувати зміни на щоденній основі, і спонсора проекту, який повинен відстежувати загальний прогрес і приймати рішення щодо управління змінами на керівному рівні.
- Для більших проектів у великій організації вам потрібно розділити роль управління проектом між декількома людьми, що мають різну спеціалізацію.
2 Використовуйте панель контролю за змінами. Проекти в програмному забезпеченні, як правило, оснащені панеллю контролю за змінами, доступ до якої є у представників кожної з груп зацікавлених осіб. Подібне програмне забезпечення дозволяє автоматично погоджувати запити на зміни, позбавляючи від цього обов'язку менеджера проекту, а також інформувати про рішення зацікавлених осіб. Такий підхід добре працює в проектах з великою кількістю зацікавлених осіб, а також в тих проектах, які вимагають регулярного перегляду масштабу і цілей проекту.
3 Розробіть процес впровадження запитів на зміни. Необхідно продумати, яким чином ідея втілюється в реальність, коли хтось із учасників команди виявляє необхідний наступний крок. Опишіть цей процес і узгодьте використання цього пароля попередньо з усією командою. Тут наводиться приклад:
- Учасник команди заповнює форму запиту на зміни і спрямовує цей запит менеджеру проекту.
- Менеджер проекту реєструє даний запит в загальному списку запитів і зазначає статус запиту, коли приймається рішення впровадити ідею або відмовитися від неї.
- Менеджер видає завдання учасника команди на складання більш конкретного плану з урахуванням необхідних ресурсів.
- Менеджер проекту направляє план на узгодження спонсору проекту.
- Зміна впроваджується. Зацікавлені особи регулярно отримують інформацію про поточну ситуацію.
4 Створіть форму запиту на зміну. Кожен запит на зміну повинен бути зареєстрований в загальному списку запитів і включати в себе наступні:
- дата запиту на зміну;
- номер запиту на зміну, який присвоюється менеджером проекту;
- найменування та опис;
- ім'я автора запиту, адреса електронної пошти та номер телефону;
- пріоритет (високий, середній, низький). Термінові плани з управління змінами вимагають визначення чітких термінів;
- номер продукту і версії (для проектів з розробки ПЗ).
5 Внесіть додаткову інформацію в журнал реєстрації запитів. Журнал реєстрації запитів повинен також відображати актуальні рішення і заходи по впровадженню. Крім інформації, зазначеної у формі запиту, тут повинні також міститися такі дані:
- відмітка про результати узгодження (затверджено або скасовано);
- підпис людини, який погодив даний запит;
- термін впровадження зміни;
- дата завершення проекту зі зміни.
6 Відстежуйте основні зміни. На додаток до щоденного відстеження статусу проекту, буде корисно фіксувати всі основні рішення по даному проекту. Подібні записи полегшують завдання відстеження довгострокових проектів або проектів, в процесі яких відбуваються зміни в складі керівництва. Дана інформація також використовується в інформуванні клієнтів і вищого керівництва. При будь-яких змінах в термінах, масштабах або вимогах проекту, пріоритети або стратегії, відзначайте наступну інформацію:
- Хто прийняв рішення.
- Коли рішення було прийнято.
- Короткий опис причин, за якими було прийнято дане рішення, і процесу його впровадження. Прикладайте всі документи, що мають відношення до даного процесу.