Зміст

• кроки
• Метод 1 з 2: Робота з шаблоном Excel
• Метод 2 з 2: Створення власної динамічної таблиці обліку витрат
• Поради

Багато компаній використовують Microsoft Excel, щоб вести облік витрат відділу або всієї компанії. В даний час Excel може використовуватися на всіх ПК, на яких встановлена ​​операційна система Windows. З цієї причини ви можете вести облік власних витрат, якщо дана програма встановлена ​​на домашньому ПК. Існує велика кількість шаблонів для ведення обліку витрат від Microsoft та інших сайтів, останні версії Excel включають вбудований шаблон як встановленого. Також в Excel можна створити власну динамічну таблицю для ведення обліку витрат. В обох випадках коректний нижче.

кроки

Метод 1 з 2: Робота з шаблоном Excel

1. 1 Виберіть попередньо встановлений шаблон. Останні версії програми включають шаблон для ведення обліку особистих витрат, а також шаблони для ведення обліку витрат бізнесу. Ви можете отримати доступ до цих шаблонів і вести облік витрат з їх допомогою.
   • В Excel 2003, виберіть «Створити» в меню «Файл». В панелі задач «На моєму комп'ютері» виберіть «Нова книга», щоб побачити шаблони в новому діалоговому вікні.
   • В Excel 2007 в меню «Файл» виберіть «Створити». Після цього з'явиться діалогове вікно «Нова книга». Виберіть «Встановлені шаблони» з меню «Шаблони» в лівому меню. Виберіть «Особистий бюджет на місяць» з «Встановлених шаблонів» в центральному меню і натисніть «Створити».
   • В Excel 2010 в меню «Файл» виберіть «Створити». Виберіть «Приклади шаблонів» у верхній частині панелі «Доступні варіанти», потім серед усіх прикладів шаблонів виберіть «Особистий бюджет на місяць» і натисніть «Створити».
2. 2 Виберіть шаблон через інтернет. Якщо встановлені шаблони не підходять для ведення обліку ваших витрат, можна вибрати шаблон через інтернет. Завантажити його можна з будь-якого сайту або підключившись через Excel до Microsoft Office Online.
   • Для Excel 2003 можна вибрати варіант оформлення з інтернет-бібліотеки Microsoft Office за адресою https://templates.office.com/ru-ru. (Також там ви зможете знайти шаблони, призначені для більш пізніх версій Excel).
   • В Excel 2007 виберіть вкладку «Бюджети» в розділі Інтернет, який знаходиться в діалоговому вікні «Нова книга». Для підключення до Інтернет-бібліотеці шаблонів для Office у вас повинен бути включений інтернет.
   • В Excel 2010 виберіть «Бюджети» з розділу Office.com на панелі Доступні варіанти. Для підключення у вас повинен бути включений інтернет.
3. 3 Введіть необхідну інформацію у відповідні поля. Інформація залежить від конкретного використаного вами шаблону динамічної таблиці.
4. 4 Збережіть динамічну таблицю. Ви можете використовувати пропонована назва для динамічної таблиці або змінити назву. Досить буде вказати ваше ім'я та поточний рік в назві файлу.

Метод 2 з 2: Створення власної динамічної таблиці обліку витрат

1. 1 Відкрийте Excel.
2. 2 Введіть назву динамічної таблиці в комірку A1. Назва повинна бути змістовним, наприклад, «Особистий бюджет», «Облік особистих витрат» або щось подібне (не потрібно використовувати лапки, тут вони виключно, щоб показати приклад).
3. 3 Введіть заголовки стовпців. Передбачувані назви і порядок: «Дата», «Категорія витрат», «Примітка», «Витрата», «Дохід» та «Баланс». Заповніть цими заголовками від осередку A2 до G2. Вам може знадобитися зробити стовпці ширше, щоб назву або значення вмістилися.
   • Коли ви підготуєте динамічну таблицю і заголовки стовпців, можна використовувати функцію «Закріпити область» для постійного відображення заголовків, в той час як ви будете прокручувати значення вниз. Функція «Закріпити область» знаходиться в меню «Вид» в Excel 2003 і попередніх версіях і в меню «Вид», вкладка «Вікно» в Excel 2007 і 2010.
4. 4 Введіть інформацію про перший вигляді витрат в осередок третього ряду.
5. 5 Введіть формулу балансу в клітинку G3. У зв'язку з тим, що ви вперше вводите баланс, він буде визначений як різниця між витратами і доходами. Те, як ви це пропишете, залежить від того, що ви хочете відображати - витрати або доступні засоби.
   • Якщо ви хочете, щоб електронна таблиця відображала в першу чергу витрати, формула балансу повинна бути = E3-F3, де E3 показують витрати, а F3 доходи. При такій настройці формула покаже витрати як позитивне число, розмір витрат буде простіше зрозуміти.
   • Якщо ви хочете, щоб таблиця в першу чергу відображала доступні вам засоби, формула балансу повинна бути = F3-E3. При такій настройці таблиця буде відображати позитивний баланс, якщо ваші доходи будуть вищими за витрати, і негативний баланс при зворотній ситуації.
6. 6 Введіть інформацію про другий вид витрат в осередок четвертого ряду.
7. 7 Введіть формулу балансу в клітинку G4. Друге і наступні значення будуть продовжувати відображати баланс, тому вам потрібно додати різницю між витратами і доходами до значення балансу попереднього запису.
   • Якщо ви в першу чергу дивіться на витрати, формула балансу буде = G3 + (E4-F4), де G3 це осередок, яка показує попередній баланс, E4 показує витрати, а F4 відображає доходи.
   • Якщо ви ведете таблицю для відображення готівкових коштів, формула балансу буде = G3 + (F4-E4).
   • Дужки навколо осередків, що відображають різницю між витратами і доходами, не обов'язкові. Вони використовуються тільки для того, щоб зробити формулу зрозуміліше.
   • Якщо ви хочете, щоб баланс залишався порожнім, поки не буде введена запис, можна використовувати значення IF у формулі, так що, якщо дата не була введена, осередок не відображатиме значення. Формула для такого запису буде наступною = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), якщо таблиця потрібна для ведення витрат, і = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4) ), якщо таблиця потрібна для відображення готівкових коштів (можна не використовувати дужки навколо осередку, які показують витрати і доходи, але зовнішні дужки використовувати потрібно).
8. 8 Скопіюйте баланс формули в інші осередки в стовпці G (стовпець балансу). Натисніть правою кнопкою миші в осередку G3, виберіть «Копіювати». Потім виділіть комірки, розташовані нижче в стовпці. Натисніть на певні осередкам правою кнопкою миші і виберіть «Вставити», щоб вставити формулу в обрані осередки (в Excel 2010 виберіть «Вставити» або «Вставити формулу» в меню). Формула автоматично оновить осередки для відображення витрат, доходів і дати (якщо використовується) з поточного ряду і баланс з ряду, що знаходяться зверху над поточним поруч.
9. 9 Збережіть динамічну таблицю. Дайте їй змістовну назву, наприклад, «УчетРасходов.xls» або «ЛічнийБюджет.xls.». Як і у випадку з назвою шаблонів, ви можете включити в назву файлу своє ім'я та рік (врахуйте, лапки використовуються лише для того, щоб показати приклад, не варто використовувати їх в назву. Розширення файлу теж не потрібно вказувати, це зробить сам Excel) .
   • Excel 2003 і старіші версії зберігають динамічні таблиці в старому форматі ".xls", в той же час Excel 2007 і 2010 зберігають таблиці в більш новому, заснованому на XML, форматі «.xlsx», але ви можете читати і зберігати динамічні таблиці і в старому «.xls» також. Якщо у вас кілька ПК, і ви хочете зберігати таблицю на кожному з них, використовуйте більш старий формат, якщо якийсь з ваших ПК має Excel 2003 або старішу версію, або новий формат, якщо на всіх комп'ютерах встановлена ​​мінімум Excel 2007.

Поради

• Використовуйте «Заповнити форму» в категоріях витрат і доходів, щоб вписана вами інформація збігалася.
• Щоб відрізнити оплачені рахунки від тих витрат, які тільки плануються, робіть шрифт жирним, виділяйте кольором текст або комірки.
• Щоб уникнути випадкового зміни формули або заголовка стовпчика, осередки можна захистити від зміни. Виберіть осередки, які в подальшому вам може знадобитися змінити (дата, категорія, витрата, дохід, примітка), щоб розблокувати їх. Після цього можна заблокувати від змін решту таблиці.