Зміст

• Крок
• Частина 1 з 2: Правильна постава
• Частина 2 з 2: Делегуйте належним чином

Незалежно від того, чи ви керівник магазину, чи маєте керівну посаду у великій компанії, чи доглядаєте за дітьми вдома, щоб отримати найкраще від себе та виконати якомога ефективніше, дуже важливо, щоб ви могли поділитися деякими делегувати.Однак делегування може бути досить складним - з одного боку, ви повинні бути твердими з ким би ви не делегували свої обов’язки, з іншого, ви також повинні показати, що довіряєте йому чи їй. У цій статті ви знайдете відповіді на багато поширених запитань щодо делегування, і ми проведемо вас покроково через сам процес делегування, щоб ви також могли навчитися делегувати тактовно та з повагою. .

Крок

Частина 1 з 2: Правильна постава

1. На мить відкладіть своє его в сторону. Основним розумовим стрибком на шляху до делегування є думка, що якщо ви хочете щось зробити правильно, то краще зробіть це самостійно. Ви не єдина людина на планеті, яка може зробити це правильно. Ти є можливо єдиний, хто може зробити це добре в цей конкретний момент, але якщо ви знайдете час, щоб навчити когось, вони з часом зможуть це зробити досить добре. Можливо, інша людина може навіть зробити це швидше чи краще за вас, і це не тільки те, що ви повинні прийняти, але і те, що ви повинні прийняти.
   • Подумайте логічно і реалістично - чи можете ви виконати цю роботу самостійно? Вам доведеться працювати до смерті, щоб мати можливість поєднувати цю роботу зі своїми звичайними обов'язками? Якщо так, то краще обов’язково делегуйте частину своєї роботи. Вам не потрібно соромитися цього або відчувати, що ви недостатньо хороші - ви насправді виконуєте свою роботу ефективніше, коли звертаєтесь за допомогою, коли вона потрібна.
2. Не чекайте, поки люди зголосяться. Якщо вам важко делегувати завдання, можливо, ви страждаєте від так званого синдрому мученика легкої форми - це все може стати для вас занадто багато, і ви часто дивуєтесь, чому люди навіть не пропонують вам допомогти. Будьте чесними з собою - коли вони це роблять, чи не відмовляєте ви їх допомогу, більш-менш автоматично або з ввічливості, більшу частину часу? Вам цікаво, чому вони не натиснули трохи більше? Чи відчуваєте ви, що якби ваші ролі змінили, ви, мабуть, допомогли б тим іншим, не вагаючись? Якщо ви відповіли "так" на ці запитання, вам доведеться попрацювати над своїм вмінням контролювати ситуацію. Подбайте про це самі що ви отримаєте потрібну вам допомогу - і не чекайте, поки вона прийде до вас, бо вона може взагалі не прийти.
   • Багато людей не настільки обізнані, що переживає інший, і ви не можете багато чого зробити, щоб змінити їх. На мить забудьте про розчарування, яке ви відчуваєте до людей, які самі собі не допомагають, і пам’ятайте, що в кінцевому підсумку від вас залежить, чи дасте вони їм зрозуміти, що вам потрібно.
3. Перестань сприймати прохання про допомогу як негативну річ. Багатьом незручно просити про допомогу. Ви можете почуватись винними, або відчувати себе тягарем для інших, або соромитись цього, бо (з якихось причин) ви вважаєте, що мали б змогу вирішити все самостійно.
4. Навчіться довіряти іншим. Якщо ви боїтесь делегувати, тому що вважаєте, що ніхто не може виконати цю роботу так добре, як ви, пам’ятайте дві речі: по-перше, справа в тому, що при достатній практиці майже кожен може щось здобути, а по-друге, ви, мабуть, не такі, як глобальний талант, як ви можете подумати. Коли ви делегуєте роботу, ви не просто звільняєте час для себе - ви також даєте людині, яка допомагає вам, потренуватися в нових навичках або виконати новий вид роботи. Наберіться терпіння - якщо ви приділите йому достатньо часу, ваш помічник, напевно, виконає доручену вами роботу так само добре, як і ви. Якщо робота, яку ви делегуєте, не є дуже важливою, можливо, це не буде проблемою, якщо ваш помічник з часом навчиться робити це добре. Якщо робота дуже важлива, краще добре подумайте, перш ніж делегувати її!
   • І навіть якщо ви справді найкращі в роботі, яку плануєте делегувати, усвідомлюйте, що, делегуючи роботу, ви можете робити інші речі зі своїм часом. Якщо у вас в офісі ви найкраще встановлюєте жорсткі диски або виконуєте якесь монотонне завдання, але у вас є важлива презентація для підготовки, то немає жодних проблем із виконанням завдання стажером. Чи відремонтуйте його. Краще розставити пріоритети для складних, складних завдань - не відчувайте провини щодо делегування відносно простих, одноманітних завдань, коли у вас є більш важливі справи.

Частина 2 з 2: Делегуйте належним чином

1. Примусити м’яч котитися. Перший крок - найскладніший, але в той же час найважливіший. Вам потрібно скористатися і попросити когось допомогти вам (або, якщо ви керівник, скажіть комусь, що він чи вона повинен Не відчувайте провини з цього приводу - поки ви ввічливі, приємні та елегантні, немає нічого грубого в тому, щоб попросити когось (чи направити) когось допомогти вам. Намагайтеся бути добрими та розуміючими, водночас не втрачаючи з уваги серйозність вашого прохання.
   • Якщо ви не знаєте, як конкретно попросити когось виконати за вас якусь вашу роботу, постарайтеся, щоб вона була короткою та приємною. Наприклад, скажіть щось на кшталт: "Гей, я можу поговорити з вами на хвилину? Мені було цікаво, чи не могли б ви допомогти мені встановити ту велику купу жорстких дисків, до якої ми щойно потрапили. Я не можу, тому що я поза сьогодні в офісі. Чи можете ви мені допомогти? " Не натискайте на помічника, просто переконайтеся, що він / вона знає, що потрібна його допомога.
   • Попросіть про допомогу, і ви (можливо) її теж отримаєте. Не бійтеся делегувати, тому що ви думаєте, що зіткнетесь із грубістю чи наказуванням. Подивіться на це так: Як ви почуваєтесь, коли інші просять вас зробити щось для них? Чи почуваєтесь ви ображеними чи несправедливими до вас? Або ви (як правило) дуже раді допомогти? Ймовірно, це останнє!
2. Не сприймайте зниження особисто. Іноді люди просто не можуть вам допомогти, навіть якщо хочуть - це ганьба, але правда. Це може бути з різних причин - найпоширенішим є те, що людина, до якої ви просите допомоги, вже дуже зайнята власною роботою. Не сприймайте це занадто особисто - те, що хтось не може (або не хоче) вам на той момент допомогти, не означає, що він вас ненавидить. Здебільшого це просто означає, що інша людина або зайнята, або занадто лінива до цього - ні більше, ні менше.
   • Якщо ваш запит про допомогу відхилено, розгляньте свої варіанти - зазвичай ви можете ввічливо, але терміново ще раз сказати, що вам дійсно потрібна допомога людини (і це, як правило, особливо добре працює, якщо ви керівник або хтось інший, хто має повноваження), ви можете попросити когось в іншому випадку, або ви можете зробити роботу самостійно. Якщо вам дійсно потрібна допомога, не бійтеся пробувати варіанти один та / або два!
3. Делегуйте кінцеву мету, а не процедуру. Це ключ до того, щоб уникнути перетворення в кошмар того, що називають мікроменеджером. Встановіть чіткі вказівки щодо типу результату, який ви очікуєте, і покажіть іншому, як це зробити, але скажіть, що вони можуть зробити це по-своєму, якщо це зроблено правильно і вчасно.
   • Це ще й розумно, оскільки це не тільки економить ваш час, а й нерви. Що ви хочете, так це використовувати час, який ви виділили, щоб зробити щось важливіше, а не турбуватися про прогрес вашого асистента весь час.
4. Будьте готові до того, щоб навчити свого помічника. Майже у всіх випадках вам доведеться виділити трохи свого часу, щоб навчити людину, яка збирається вам допомогти, виконувати завдання, яке ви йому доручили, навіть якщо це відносно проста робота. Майте на увазі, що процеси, які здаються вам досить простими та прямими, можуть бути не такими простими для того, хто ніколи з ними не мав справи. Будьте готові не лише поетапно пояснити своєму помічнику роботу, яку ви йому доручили, але й терпляче відповісти на будь-які запитання, які він, мабуть, захоче поставити вам.
   • Подумайте про час, який ви витрачаєте на навчання свого асистента, як про мудру, довгострокову інвестицію. Жертвуючи трохи свого часу та допомагаючи людині допомогти вам навчитися правильно виконувати завдання, ви заощадите час у майбутньому, який ви могли б витратити на виправлення його помилок.
5. Визначте, які інструменти потрібні для виконання завдання. У вашому розпорядженні можуть бути певні інструменти, необхідні для виконання завдання, тоді як особа, якій ви доручаєте завдання, не має до них доступу. Для виконання завдання можуть знадобитися такі дані, як захищені паролем дані, спеціалізовані пристрої та деякі інші інструменти, тому переконайтеся, що ваш помічник може використовувати все, що йому потрібно для успішного виконання завдання.
6. Зрозумійте, що ваш помічник не може робити більше одного за раз. Поки ваш помічник допомагає вам, ця людина не зайнята своїми звичайними обов’язками. Пам’ятайте, як у вас, у вашого помічника, ймовірно, напружений графік. Задайте собі таке запитання: Якої роботи він буде втрачати, щоб виконувати вашу роботу? Коли ви делегуєте завдання комусь, переконайтеся, що знаєте відповідь на це запитання.
7. Наберіться терпіння. У будь-якому випадку, той, кому ви делегуєте, буде робити помилки, навчаючись виконувати нове завдання. Це частина навчального процесу, тому включіть його у своє планування. Не делегуйте завдання, припускаючи, що ваш асистент відмінно виконає цю роботу, якщо він або вона вже не має очевидних знань та досвіду у цій галузі. Якщо результат проекту не зовсім такий, яким ви хотіли, щоб ваш партнер був не в змозі виконати абсолютно нове завдання, яке ви йому досконало доручили, то це ваша вина, а не його. Переконайтеся, що той, хто допомагає, може покластися на вас, щоб делегована робота стала для нього цікавим навчальним досвідом, а не чимось, чого слід боятися.
   • Якщо ви навчите когось чомусь, ви інвестуєте. Спочатку це сповільнить вас, але в довгостроковій перспективі збільшить продуктивність стрибками, тому що ви підійшли до всього цього з позитивним і реалістичним ставленням.
8. Підготуйтеся до передбачуваних проблем. Складіть плани резервного копіювання та будьте готові допомогти, якщо щось піде не так. Знайте, що станеться, якщо пропустити важливий момент або кінцевий термін. На роботі чи вдома постійно виникають перешкоди та несподівані виклики - навіть техніка часом не справляється. Переконайтеся, що ваш помічник може довіряти, що якщо з’явиться щось несподіване, ви зрозумієте і допоможете йому або їй дотриматися цього терміну - не покладайте всю вину на свого помічника при першій проблемі.
   • Крім того, це по-егоїстичному розумно - якщо ваш асистент боїться бути звинуваченим у чомусь, він або вона витратить набагато більше часу, щоб захистити власну репутацію, ніж насправді виконувати цю роботу.
9. Визнайте допомогу свого асистента, коли він або вона цього заслуговує. Делегування завдань комусь іншому необхідно, якщо вам доводиться брати на себе все більшу відповідальність. Але це непродуктивно, якщо ви делегуєте завдання, дозволяєте своєму помічнику наполегливо працювати над ним, а потім берете всю заслугу за себе. Визнайте і похваліть зусилля, докладені іншими від вашого імені.
   • Ніколи не забувайте згадувати ім’я свого помічника, коли отримуєте комплімент за завдання, з яким вам допомогли.
10. Сказати: "Дякую." Коли хтось робить щось для вас, важливо подякувати їм, усвідомити важливість їхньої допомоги і дати людині, яка допомогла вам, зрозуміти, що їх цінують. Якщо цього не зробите, ви будете виглядати невдячно, хоч і не може бути. Пам’ятайте, що люди не можуть читати ваші думки. Шанс на те, що хтось допоможе вам знову, набагато вищий, якщо він чи вона почуватимуться оціненими.
    • Не бешкетуй. З простим символом визнання, який надходить прямо від вашого серця, наприклад, "Я б не міг цього зробити без вас!" можна багато чого досягти. Якщо робота, яку інша людина зробила для вас, була дуже громіздкою або важливою, ви можете навіть подумати про те, щоб пригостити їх вечерею чи напоями, або придбати їм листівку подяки або невеликий подарунок.