Зміст

• Крок
• Метод 1 з 1: Написання власного прес-релізу
• Поради
• Попередження

Прес-реліз - це письмове повідомлення для ЗМІ. Прес-реліз може повідомляти різноманітні новини, такі як події, акції, нагороди, нові товари та послуги, річні показники тощо. Прес-реліз може спричинити появу статті в газеті чи журналі. Журналісти частіше працюють із матеріалом, якщо отримали прес-реліз. Це основна частина вашого PR, кожен може скористатися прес-релізом, якщо ви бажаєте використовувати правильну структуру та форматування. Ми покажемо вам, як.

Крок

Метод 1 з 1: Написання власного прес-релізу

1. Напишіть заголовок. Заголовок повинен бути коротким, чітким і чітким: надкомпактна версія того, про що йдеться в прес-релізі. Багато PR-фахівців радять не писати заголовок до кінця, після того, як ви напишете решту прес-релізу. Якщо ви дотримуєтеся цієї поради, прочитайте спочатку і поверніться до заголовка, коли все буде зроблено.
   • wikiHow широко прийнято як найбільш надійне джерело інформації. Ти бачиш, як це працює? Тепер ви хочете знати більше! У заголовках прес-релізів завжди повинно бути щось привабливе, щоб привернути увагу журналіста чи редактора, подібно до того, як заголовок призначений для "захоплення" читачів. Заголовок може описувати досягнення вашої компанії, нещодавню подію з певною цінністю новин або новий товар або послугу.
   • Заголовки написані жирним шрифтом Жирний заголовок зазвичай також має більший розмір шрифту, ніж основний. Традиційно заголовки прес-релізів пишуться у теперішньому часі, не містять статей і не містять дієслова "бути" у певному контексті.
   • Перше слово завжди пишеться з великої літери. Це стосується і певних іменників. Більшість слів у заголовку мають малі літери, але в деяких випадках стилізований «малий» шрифт може створити графічний вигляд, схожий на новини.
   • Витягніть важливі ключові слова. Найпростіший спосіб створити заголовок для вашого прес-релізу - це витягнути з прес-релізу найважливіші ключові слова. Спробуйте побудувати логічне твердження з цими ключовими словами, яке одразу привертає увагу. Використання ключових слів дає вам кращу доступність для пошуку в пошукових системах, крім того, ключові слова полегшують журналістам та іншим читачам одразу розуміння змісту прес-релізу.
2. Напишіть основний текст. Прес-реліз слід писати так, як би ви хотіли бачити його в статті новин. Пам’ятайте, що більшість журналістів дуже зайняті і не встигають ретельно дослідити кожне оголошення вашої компанії, тому значна частина того, що ви пишете у своєму прес-релізі, журналіст просто скопіює. Тож вкажіть саме те, що ви хочете, щоб вони опублікували у тексті.
   • Почніть із дати та міста, звідки надійшов прес-реліз. Це місто можна опустити, наприклад, якщо прес-реліз написаний у Роттердамі, тоді як повідомлення стосується місцевого відділення в Амстердамі.
   • Перше речення або «свинець» має негайно привернути увагу читача і коротко розповісти, що відбувається. Наприклад, якщо заголовок: "Видавець Зевс публікує новий військовий роман", то першим реченням може бути: "Видавець Зевс Б.В. сьогодні публікує свій перший військовий роман, написаний прославленою письменницею Ерчі Каа. "Він розширює заголовок, надаючи трохи більше деталей і служить для ознайомлення читача з історією. Наступне речення або наступні два речення знову є продовженням першого речення.
   • Корпус прес-релізу повинен бути компактним. Не використовуйте занадто довгі речення чи абзаци. Уникайте повторень та частого використання веселого або хіпі-жаргону. Прагніть до простоти, без зайвого слова.
   • Перший абзац (два-три речення) - це короткий виклад прес-релізу, все, що Ви додаєте далі - це деталізація. У сучасному стрімкому світі ані журналісти, ані інші читачі не збираються читати прес-реліз, якщо початок статті не відразу викликає інтерес.
   • Використовуйте фактичні факти - події, продукти, послуги, людей, цілі, цілі, плани, проекти. Максимально використовувати конкретні факти. Простий спосіб скласти ефективний прес-реліз - це скласти перелік таких пояснень: хто, що, коли, де, чому і як.
3. Чітко повідомте "5 Вт" (і В). Хто, що, коли, де, чому - і як - розповідають читачам все, що їм потрібно знати. Розгляньте цей контрольний список у контексті наведених нижче пунктів, використовуючи вищезазначений приклад.
   • • Про кого це? Видавець Зевс.
     • Що таке фактичні новини? Видавець Зевс видає книгу.
     • Коли це станеться? Завтра.
     • Де це відбувається? На всіх основних ринках завтра.
     • Чому ця новина? Його написала відома письменниця Ерсі Каа.
     • Як це відбувається? Головною подією є підписання в Амстердамі, після чого відбудеться екскурсія по Рандстаду.
   • Після того, як ви підготуєте основи, ви зможете заповнити прогалини інформацією про людей, продукти, дати та інші речі, пов’язані з новинами.
     • Якщо ваша компанія є не головною темою новин, а джерелом прес-релізу, дайте це зрозуміти.
   • Нехай буде коротким і солодким. Прес-реліз ніколи не повинен перевищувати трьох сторінок. Якщо ви надсилаєте роздрукований папір, текст повинен мати подвійний інтервал між рядками.
   • Чим більша цінність новин вашого прес-релізу, тим більша ймовірність того, що стаття буде обрана журналістом для використання. З’ясуйте, що означає «цінність новин» для конкретної цільової аудиторії, і використовуйте ці знання, щоб заманити журналіста.
4. Додайте інформацію про компанію. Якщо журналіст обирає прес-реліз для статті, він або вона завжди буде згадувати компанію у статті. Потім журналісти можуть знайти інформацію про компанію в цьому розділі.
   • Заголовок цього розділу повинен бути --- Про COMPANY_XYZ.
   • Після заголовка використовуйте один або два абзаци з 5 або 6 речень, щоб описати свою компанію. Текст повинен описувати компанію, основну діяльність та політику компанії. Багато компаній вже мають професійно написані брошури, презентації, бізнес-плани тощо. Вступний текст можна скопіювати тут.
   • Посилання на ваш веб-сайт у кінці цього розділу. Посилання має бути точною та повною URL-адресою, отже, не скороченою, оскільки при друку сторінки посилання все одно має бути повною. Наприклад: http://www.website_van_your_company.com, а ні натисніть тут перейти на веб-сайт.
   • Якщо у вашої компанії на сайті є окрема сторінка для медіа, вам слід зробити посилання на неї в цьому місці. Сторінка ЗМІ містить всю контактну інформацію та все для преси.
5. Надайте підтримку. Надайте деякі додаткові інформаційні посилання для підтримки прес-релізу.
6. Додайте контактну інформацію. Якщо ваш прес-реліз має справді високу цінність для новин, журналістам може знадобитися більше інформації або вони можуть взяти інтерв’ю у відповідних людей.
   • Якщо ви не заперечуєте проти того, що з вашими людьми можна зв’язатись безпосередньо за допомогою засобів масової інформації, ви можете розмістити їх дані в самому прес-релізі. Наприклад, у випадку інноваційного прес-релізу ви можете додати контактну інформацію дослідницької групи.
   • В іншому випадку вам доведеться вставити деталі медіа або PR-відділу в розділ "Контакт". Якщо у вас немає окремої команди на цю посаду, бажано призначити когось, хто може зайняти цю посаду, як зв’язок між ЗМІ та вашими людьми.
   • Контактні дані мають бути спрямовані саме на цей прес-реліз. Дані в будь-якому випадку повинні містити:
     • Офіційна назва компанії
     • Офіційна назва відділу ЗМІ та контактної особи
     • Поштова адреса
     • Номери телефонів та факсів із правильними кодами країн та міст.
     • Номер мобільного телефону (необов’язково)
     • Час доступності
     • Адреси електронної пошти
     • Адреса веб-сайту.
7. Якщо можливо, додайте посилання на онлайн-версію того самого прес-релізу. Зазвичай ведуть журнал усіх прес-релізів, розміщених на вашому веб-сайті. Це полегшує створення такого посилання, і ви одразу ж реєструєтесь для архівних цілей.
8. Позначте кінець прес-релізу трьома хеш-знаками (###), відцентрованими безпосередньо під останнім реченням повідомлення. Це журналістський стандарт.

Поради

• Надішліть прес-реліз електронною поштою та використовуйте мало форматування. Великі літери та безліч кольорів лише відволікають увагу від новин. Помістіть прес-реліз у тілі електронного листа, а не у додатку. Якщо вам потрібно скористатися вкладенням, використовуйте звичайний текст або файл Rich Text Format. Зазвичай приймаються документи Word, але збережіть їх як.doc, not.docx (якщо ви використовуєте останню версію). Зокрема, нещодавно газети змушені були скоротити час від часу і часто не використовують останню версію Word. Використовуйте файли PDF лише в тому випадку, якщо ви надсилаєте цілий прес-комплект із великою кількістю ілюстрацій. І не набирайте прес-реліз на канцтоварах, а потім відскануйте та надішліть його електронною поштою у форматі jpeg - марнотратство вашого часу та часу редактора. Введіть прес-реліз безпосередньо в електронному листі.
• Використовуйте заголовок як тему електронного листа. Якщо ви вже склали ефектний заголовок, ваше повідомлення буде виділятися в папці "Вхідні" редактора.
• Переконайтеся, що кожне повідомлення орієнтоване на певну медіа-компанію, і надішліть його редактору, який займається цими питаннями. Зазвичай ви можете знайти цю інформацію на їх веб-сайті. Вибух ідентичного прес-релізу багатьом медіакомпаніям чи багатьом редакторам однієї компанії є ознакою того, що ви сприймаєте це легко, замість того, щоб орієнтуватися на конкретний ринок.
• Дослідіть існуючі прес-релізи в Інтернеті, щоб відчути тон, мову, структуру та формат прес-релізу
• Не витрачайте час на заголовок до того, як закінчиться весь прес-реліз. Заголовок у газеті чи журналі врешті-решт напише редактор, але завжди добре придумати ефектну назву чи заголовок для прес-релізу. Цей заголовок може бути вашим єдиним шансом. Нехай це буде коротким та фактичним. Але якщо ви намагаєтеся написати заголовок статті, ви марно витрачаєте час. Ви точно не знаєте, що скажете ви або людина, з якою збираєтесь взяти співбесіду. Після того, як ви закінчите перший проект прес-релізу, ви можете вирішити відредагувати перше речення - чи ні. У цей момент, і не раніше, ви можете почати думати про заголовок.
• Якщо прес-реліз призначений для негайного випуску, ви можете над заголовком розмістити "ДЛЯ НЕЗАБАЖНОГО ПУБЛІКУВАННЯ". Якщо існує ембарго, напишіть "ВПРОВАДЖИТИ ВСЕ ..." із датою, яку ви хочете розповсюдити. У випадку прес-релізу без дати публікації, передбачається, що негайна публікація дозволена.
• Вкажіть назву компанії в заголовку, кожному підзаголовку та в тілі першого абзацу для можливості пошуку для пошукових систем. Якщо ви надсилаєте паперовий варіант, ви можете використовувати канцелярські товари компанії.
• Час прес-релізу дуже важливий. Це повинні бути актуальні та останні новини, не надто старі та не надто далекі у майбутнє.
• Телефонний дзвінок може гарантувати, що прес-реліз дійсно опублікований.
• Включіть "заклик до дії" у своєму прес-релізі. Це інформація про те, що ви хочете, щоб читач зробив із вмістом повідомлення. Наприклад, чи хочете ви, щоб читачі придбали товар? У такому випадку ви повинні вказати, де товар доступний. Ви хочете, щоб читач відвідав ваш веб-сайт, щоб взяти участь у конкурсі або дізнатись більше про вашу компанію? У цьому випадку ви повинні вказати веб-адресу або номер телефону.

Попередження

• Не включайте контактні дані третіх осіб без їх дозволу. Крім того, вони повинні бути доступні протягом звичайних годин у дні, що настають після виходу прес-релізу.
• Майте на увазі, що багато редакторів перевантажені роботою, а багато редакторів є недосконалими. Якщо ви полегшите їм роботу, вони, швидше за все, щось з цим зроблять. Якщо ваш прес-реліз вже нагадує те, як редактор з часом опублікує статтю, вона може бути опублікована майже без змін. Але якщо ви запхаєте його повним вовняним шаром продажів або якщо ви не дотримуєтесь зеленої книги, редактор почне все змінювати. Усі стверджують, що вони найкращі, тому не витрачайте час редактора. Правильне місце для розміщення опису - у розділі з інформацією про компанію у прес-релізі. Але завжди дотримуйтесь його точності та фактичності.
• Завжди використовуйте цитату - бажано від найважливішої особи, яка займається темою прес-релізу. Це не повинна бути фактична цитата, але вона повинна бути дещо правдоподібною. У будь-якому випадку важливо перевірити, чи погоджується людина, з якою кладеться їй у рот. Цитата дозволяє зайнятому журналістові підготувати цілу статтю без додаткового інтерв'ю.
• Прес-релізи повинні бути якомога позитивнішими. Уникайте таких фраз, як "після відставки попереднього голови" або "після періоду мовчання". Журналіст може вирішити розслідувати ці питання, а не просто писати про те, що сказано в прес-релізі. Це може призвести до статті, яка є для вас незадовільною, навіть якщо в звільненні не було нічого страшного (можливо, голова хворів).
• Коли ви надсилаєте прес-реліз електронною поштою: тема ніколи не повинна бути "прес-релізом". Тоді ти не будеш відрізнятися. Приверніть увагу редактора, використовуючи ефектний заголовок як тему електронного листа, наприклад "Haas B.V. виграє тендер на швидкісну лінію ".