Зміст

• Крок
• Метод 1 з 3: Гарний старт
• Спосіб 2 з 3: Короткий і солодкий
• Метод 3 з 3: Нарешті

Електронна пошта є одним із найпоширеніших засобів спілкування сьогодні. Знання того, як представити себе електронною поштою, може творити чудеса для вашої кар’єри та ваших мереж. Стислий, чіткий вступ збільшує ймовірність того, що одержувач знайде час, щоб прочитати вашу електронну пошту, і що одержувач почуватиметься причетним до вас. Уникайте найпоширеніших помилок, щоб переконатися, що ви виділяєтесь із натовпу.

Крок

Метод 1 з 3: Гарний старт

1. Надайте хорошу тему. Одержувач повинен добре уявляти, про що йдеться в електронному листі - ще до того, як відкрити електронне повідомлення. Нехай воно буде коротким і чітким; довгий рядок теми може заважати. Для вступного електронного листа загалом достатньо написати: "Вступ - Ваше ім'я".
   • Спершу введіть рядок теми! Часто рядок теми зберігається остаточно; це може змусити вас забути написати рядок теми взагалі.
   • Мобільні пристрої, як правило, відображають лише 25-30 символів рядка теми - тому коротко.
2. Почніть з ділового привітання. Не починайте з "Привіт" або "Гей".Ви можете використовувати такі привітання, як тільки познайомитеся з людиною. Швидше, починайте з перевіреного та надійного привітання. Не використовуйте ім'я одержувача у своєму вітанні.
   • "Шановний сер / пані" - Це завжди хороший варіант.
   • "Для всіх зацікавлених /" Для кого це може стосуватися "- використовуйте цю опцію, лише якщо ви не впевнені, хто отримає електронний лист.
3. Представтеся. У першому реченні вам слід представити свого одержувача. Це допомагає їм пов’язати решту електронного листа з іменем.
   • "Мене звати…"
   • За бажанням додайте свій заголовок. Якщо у вас кілька назв, не відписуйте їх усіх. Просто виберіть найбільш важливе або найактуальніше.

Спосіб 2 з 3: Короткий і солодкий

1. Поясніть, як ви отримали електронну адресу одержувача. Повідомте одержувача, як ви дізналися його контактну інформацію. Це свідчить про те, що ви використовували для цього правильні канали, і що не отримали його під прихованням.
   • "Ваш менеджер офісу переслав мені вашу електронну адресу".
   • "Я знайшов цю електронну адресу на вашому веб-сайті."
   • "Так-так сказано, я повинен зв’язатися з вами".
2. Поговоріть про те, коли востаннє ви зустрічались (якщо це можливо). Оновлення пам’яті одержувача може призвести до більшої зацікавленості.
   • "Ми коротко виступили на конференції минулого тижня".
   • "Ми говорили по телефону вчора".
   • "Я бачив вашу презентацію…".
3. Поділіться спільними інтересами. Це дозволяє налагодити взаємозв'язок та запобігти тому, щоб ваші ділові електронні листи звучали занадто холодно. Щоб знайти спільні інтереси, можливо, вам доведеться провести розслідування. Наприклад, погляньте на Facebook, Twitter або LinkedIn.
   • Повідомте іншу особу, як ви дізналися, що ви поділяєте інтерес - якщо цього не зробите, ви будете здаватися сталкером.
   • Бажано намагатися тримати спільні інтереси діловими. Подумайте, наприклад, про щось у вашій галузі чи про професійну пристрасть, яку ви поділяєте.
4. Поясніть, чому ви зв’язалися. Не чекайте занадто довго, щоб перейти до суті. Електронний лист, в якому лише після шести абзаців стає зрозумілим, про що йдеться, ніхто не прочитає. Голосно і чітко поясніть, що ви хочете і чому контактуєте з одержувачем. Якщо ви звертаєтесь за порадою або робите інший запит, переконайтеся, що ним можна керувати, особливо якщо це ваш перший контакт.
   • "Я хотів би дізнатись більше про ..."
   • "Я хотів би зустрітися з вами, щоб обговорити ..."
   • "Я хотів би почути вашу думку про ..."
5. Зберігайте електронний лист зосередженим на одній темі. Перехід від однієї теми до іншої призведе до того, що одержувач втратить інтерес або забуде, чому ви знову надіслали електронний лист. Нехай ваш вступний електронний лист буде простим, і попросіть одержувача лише про одне.

Метод 3 з 3: Нарешті

1. Подякуйте одержувачу за витрачений час. Ніхто не любить читати всі електронні листи, тож подякуйте одержувачу за те, що він прочитав ваш. Ця проста ввічливість значно покращить настрій одержувача та збільшить шанси отримати відповідь.
   • "Дякуємо, що знайшли час прочитати цей електронний лист."
   • "Я вдячний, що ви знайшли час прочитати цей електронний лист".
2. Заклик до дії. Попросіть одержувача надіслати електронного листа або передзвонити вам, щоб подумати про ваш запит чи що інше. Задаючи питання, це також хороший спосіб залучити когось до своєї електронної пошти.
   • - Давайте зустрінемось на обід.
   • "Що ти думаєш про…?"
   • "Я з нетерпінням чекаю вашої відповіді".
   • "Чекаю на вашу відповідь"
3. Кінець електронного листа. Закриваючи ділову електронну пошту, переконайтеся, що привітальне слово з вдячністю, але коротке. Просте заключне привітання підтримує професіонала електронної пошти, але також показує вашу вдячність.
   • "З найкращими побажаннями)"
   • "Щиро Ваш"
   • "Дякую"
   • "Спасибі заздалегідь, "
   • Ні: "Вітання", "Mvg" тощо.
4. Підпишіть пошту. Якщо ви не налаштували свою поштову службу для автоматичного підпису ваших листів, не забудьте закрити своє ім’я, назву та контактні дані. Не перестарайтеся з п’ятьма номерами телефонів, двома адресами електронної пошти та трьома веб-сайтами. Нехай це буде просто, щоб одержувач знав, як найкраще з вами зв’язатися. Не включайте у свій підпис цитати чи девізи.

   • Ян Янссен

      

     [email protected]

     06 123 456 78

      

     www.janjanssenswebsite.nl

5. Вичитайте свою пошту. Перш ніж натиснути "Надіслати", знайдіть хвилинку, щоб вичитати електронну пошту. Виправте будь-які помилки в правописі та граматиці. Оскільки цей електронний лист є першим листуванням між вами та одержувачем, ви хочете, щоб перше враження було найкращим із можливих. Орфографічні та граматичні помилки погіршать професіоналізм вашої електронної пошти.