Автор:
Peter Berry
Дата Створення:
16 Липня 2021
Дата Оновлення:
1 Липня 2024
Зміст
Ця wikiHow вчить вас, як автоматично повідомляти дані в Microsoft Excel. У цій статті також розповідається про те, як запитувати та створювати звіти із зовнішнього джерела (MySQL, Postgres, Oracle тощо) безпосередньо на робочому аркуші, використовуючи плагін Excel для зв’язування ваших електронних таблиць із джерелом. ці дані.
Що стосується даних, що зберігаються в електронних таблицях Excel, ми будемо використовувати макрокоманди для створення та експорту звітів у різні типи файлів одним натисканням кнопки. На щастя, Excel має вбудовану функцію, тому вам не потрібно буде самостійно створювати алгоритм.
Кроки
Спосіб 1 із 2: із зовнішніми даними (MySQL, Postgres, Oracle тощо)
Завантажити Плагін Excel від Kloudio від Microsoft AppSource. Вищезгадана утиліта дозволить вам створити безперервне з'єднання між джерелом або зовнішньою базою даних та набором вашої книги. Цей плагін також працює з Google Sheets.
Встановіть зв’язок між електронною таблицею та зовнішнім джерелом даних, натиснувши знак + на порталі Kloudio. Введіть деталі бази даних (тип бази даних, облікові дані) і виберіть будь-які параметри безпеки / шифрування, якщо ви працюєте з конфіденційними або корпоративними даними.
Після створення зв’язку між електронною таблицею та базою даних ви зможете надсилати запити та створювати звіти із зовнішніх даних прямо в Excel. Створіть власний звіт із порталу Kloudio, а потім виберіть документ у правому спадному меню в Excel. До звітів можна застосувати будь-який фільтр і частоту оновлення (таблиці бізнесу можна автоматично оновлювати щотижня, щодня або навіть щогодини).
Крім того, ви можете імпортувати дані у зв’язані електронні таблиці та оновити їх до зовнішнього джерела даних. Створіть шаблон завантаження на порталі Kloudio, тоді ви зможете завантажувати зміни з електронної таблиці у зовнішнє джерело даних вручну або автоматично. реклама
Спосіб 2 з 2: з даними, доступними в Excel
Якщо дані, що підлягають звітуванню, зберігаються, оновлюються та підтримуються в Excel, ви можете автоматизувати процес звітування за допомогою макросів. Макроси - це вбудована функція, яка дозволяє нам автоматизувати складні та повторювані завдання.
Відкрийте Excel. Двічі клацніть (або клацніть на Mac) у білій програмі Excel "X" на зеленому тлі, а потім натисніть Пустий робочий зошит (Пуста електронна таблиця) на зразковій сторінці.
- На комп’ютері Mac натисніть Файл (Файл) та виберіть Нова пуста робоча книга (Нова порожня таблиця) у спадному меню, що з’явиться.
- Якщо у вас вже є звіт Excel, який потрібно автоматизувати, двічі клацніть файл, щоб відкрити його в Excel.
За потреби введіть дані електронної таблиці. Якщо ви не додали цифри або мітки до стовпця, для якого ви хочете автоматизувати результати, продовжте, перш ніж продовжувати.
Увімкніть картку Розробник (Розробники). За замовчуванням тег Розробник не відображає верх вікна Excel. Залежно від операційної системи, цю картку можна ввімкнути наступним чином:
- У Windows Клацніть Файл > Варіанти (Необов’язково)> Налаштування стрічки (Налаштувати стрічку) в лівій частині вікна, встановіть прапорець "Розробник" у нижньому лівому куті вікна (можливо, вам доведеться спочатку прокрутити вниз), а потім натисніть в порядку.
- На Mac Клацніть Excel > Налаштування ... (Настроюється)> Стрічка та панель інструментів (Панель інструментів і стрічка) і встановіть прапорець "Розробник" у списку "Основні вкладки", а потім натисніть Зберегти.
Клацніть Розробник. Тепер ця вкладка відображає верх вікна Excel. Тут з’явиться панель інструментів.
Клацніть Запис макросу (Record Macro) на панелі інструментів. З'явиться вікно.
Введіть ім'я для команди макросу. У текстовому полі "Ім'я макросу" введіть назву команди макросу. Це допоможе пізніше розпізнати команду макросу.
- Наприклад, якщо ви створюєте замовлення макросів для експорту діаграми з наявних даних, ви можете назвати замовлення "Діаграма1" або щось подібне.
Створюйте комбінації клавіш для макросів. Натисніть ⇧ Shift одночасно з іншою клавішею (наприклад, буквами Т) для створення пізніше комбінацій клавіш для макрокоманд.
- На Mac це буде комбінація клавіш Варіант+⌘ Команда та певні клавіші (наприклад, Варіант+⌘ Команда+Т).
Збережіть команду макросу до поточного документа Excel. Клацніть спадне меню "Зберегти макрос у" та виберіть Цей робочий зошит (Зберіть цю електронну таблицю), щоб переконатися, що команда макросу буде доступна кожному, хто використовує поточну книгу.
- Вам потрібно буде зберегти файл Excel у власному форматі, щоб зберегти команду макросу.
Клацніть в порядку внизу вікна. Після збереження налаштувань команди макросу ви перейдете в режим запису. Будь-які дії, які ви виконуєте з цього моменту до припинення запису, будуть збережені.
Виконайте кроки, які ви хочете автоматизувати. Excel відстежує будь-які клацання, натискання клавіш для форматування введених параметрів та додає їх до списку макросів.
- Наприклад, щоб вибрати дані та створити з них діаграму, потрібно виділити дані, клацнути Вставити (Вставити) у верхній частині вікна Excel, виберіть тип діаграми, клацніть потрібний формат діаграми та за потреби відредагуйте діаграму.
- Якщо ви хочете використовувати команду макросу для додавання значень з комірок А1 приходь A12, клацніть порожню клітинку, введіть = SUM (A1: A12) і натисніть ↵ Введіть.
Клацніть Зупинити запис (Зупинити запис). Параметри є на панелі інструментів картки Розробник. Програма зупиняє запис і зберігає всі операції, які ви виконували під час запису, як макрокоманду.
Збережіть книгу Excel як файл запуску макросу. Клацніть Файл, виберіть Зберегти як (Зберегти як) та змініть формат файлу на xlsm замість xls. Потім ви можете ввести ім'я файлу, вибрати місце збереження та натиснути Зберегти (Зберегти).
- Якщо цього не зробити, команда макросу не буде збережена як частина електронної таблиці, а це означає, що користувачі іншого комп'ютера не зможуть використовувати макрос, якщо ви надішлете їм книгу.
Виконайте команду макросу. Натисніть комбінацію клавіш, яку ви створили в рамках команди макросу, щоб продовжити. Електронна таблиця автоматично виконує дії в команді макросу.
- Ви також можете виконати макрокоманду, натиснувши Макроси на картці Розробник, виберіть ім'я макросу та натисніть Тремор (Виконання).
Порада
- Вам слід отримати плагін Excel лише від Microsoft AppSource або від надійного стороннього постачальника.
- Макроси можна використовувати для будь-чого, від простих (наприклад, додавання значень або створення діаграм) до складних (наприклад, обчислення значень комірок, створення діаграм з результатів, маркування діаграм та результати друку).
- Відкриваючи електронну таблицю з макросом, можливо, вам доведеться натиснути її Увімкнути вміст (Вміст вмісту) на жовтому банері у верхній частині переднього вікна можна використовувати макроси.
Увага
- Під час запису макрос займе не більше одного кроку.Переконайтеся, що ви випадково не ввели неправильне значення, не відкривали непотрібні програми або щось видаляли.
- Макроси можна використовувати у зловмисних цілях (наприклад, для видалення даних на комп’ютері). Не виконуйте макрокоманди з ненадійних джерел.
