Автор:
Monica Porter
Дата Створення:
13 Березень 2021
Дата Оновлення:
1 Липня 2024
Зміст
Звітність про бізнес є одним із найефективніших засобів комунікації ділових операцій сьогодні. Незважаючи на свої загальні цілі, вони, як правило, використовуються, коли бізнесу або окремій особі потрібно прийняти важливі рішення. Щоб скласти ефективні бізнес-звіти, спочатку потрібно зрозуміти, що це таке і як їх можна використовувати.
Кроки
Частина 1 із 2: Визначте тип звіту для написання
Представити ідеї. Це тип пояснювальні звіти / пропозиції. Ці звіти можуть бути використані для вироблення рекомендацій ключовим керівництвом або особам, що приймають рішення в компанії, як правило, складаються з двох частин: резюме та змісту. Підсумок підкреслює вашу пропозицію. Розділ вмісту (основний текст) додатково аналізує переваги, витрати, ризики тощо. прийди з ним.
- Скажімо, ви хочете запропонувати 3D-принтер для свого відділу. Для того, щоб переконати менеджера схвалити придбання цього пристрою, вам потрібно написати пояснення / рекомендаційний звіт, щоб офіційно подати клопотання керівництву.
Опишіть ризики, пов’язані з певною можливістю.Звіт про розслідування допомагає визначити ступінь ризику, пов’язаного з певним курсом дій. Цей тип звітів надзвичайно допомагає компанії у прогнозуванні можливих наслідків. Він включає вступ, зміст розслідування та висновки. У вступі висвітлено проблему, що розглядається. Зміст опитування використовується для обговорення фактів та результатів розслідування. Висновок використовується для узагальнення проблеми.- Припустимо, що фармацевтична компанія X хоче співпрацювати з фармацевтичною компанією Y, але є певні занепокоєння. Компанія X не хоче співпрацювати з компанією, яка має поточні або минулі фінансові проблеми. Ця компанія проведе розслідування та використає звіт про розслідування для детального обговорення фінансової інформації компанії Y та її директорів.
Надає інформацію про дотримання певного регуляторного органу. Це є звіт про відповідність, використовується, щоб допомогти компанії продемонструвати свою відповідальність. Це демонструє дотримання законів / нормативних актів та обґрунтовані витрати компаній перед керівним органом (міським, провінційним, урядовим тощо). Цей звіт включає вступ, зміст звіту та висновок. Вступ зазвичай містить огляд основного змісту звіту. Розділ вмісту представляє дані, події тощо. Виконавчі органи повинні знати. Висновки використовуються для узагальнення.- Наприклад, Nestle має показати своєму керівництву, що вони впродовж багатьох років дотримуються політик та законодавчих норм країни перебування. Як результат, вони використовували свої щорічні звіти про відповідність, щоб бути прозорими щодо своєї діяльності за рік.
Презентація доцільності запропонованої ідеї чи проекту. Звіти про дослідження, що використовуються для визначення того, є ідея практичною чи ні, називаються можливий звіт. Цей звіт повинен бути структурований у дві частини: резюме та зміст звіту. Зміст показує переваги, можливі проблеми, пов'язані з цим витрати тощо. запропонованої ідеї. Компанія може використовувати звіт про техніко-економічне обґрунтування для вивчення питань, подібних до таких:- Чи можна виконати цей проект в рамках бюджету?
- Чи буде цей проект прибутковим?
- Чи може цей проект бути виконаний протягом відведеного часу?
Презентація результатів дослідницьких досліджень.Звіт про слідчі дослідження представлення досліджень з проблеми чи проблеми. Зазвичай це поглиблений огляд певної тематики, який повинен включати розділи: резюме, вступ, методологію дослідження, отримані результати, висновки та рекомендації. Відповідні дослідження також повинні бути включені до цього звіту.- Наприклад, компанія може провести дослідження для всієї компанії щодо заборони куріння у вестибюлі працівників. Оператор підготує звіт про розслідування.
Допоможіть вашій компанії вдосконалити свою політику, продукт чи бізнес-процес шляхом постійного моніторингу. Сформульовано на фіксованих інтервалах, таких як тижні, місяці, квартали тощо, Періодичні звіти результати діяльності, прибуток і збиток або будь-які інші критерії можуть бути детально розглянуті протягом певного періоду часу.- Наприклад, щомісяця торговий представник фармацевтичної продукції, ймовірно, створюватиме таблицю, що підсумовує кількість їхніх дзвінків на продаж.
Повідомте про конкретну ситуацію. На відміну від фіксованих періодів часу, потрібні конкретні ситуації повідомити про ситуацію. Ситуація тут може бути простою, як інформація, отримана під час семінару, або настільки складною, як звітування про реакцію на стихійне лихо. Цей звіт включає розділи: вступ, зміст та висновки. Скористайтеся вступом, щоб визначити подію та переглянути те, що буде висвітлено у змісті звіту. Висновок використовується для висловлення зобов’язань або дій, необхідних у цій ситуації.- Наприклад, після великої шторму керівному органу знадобиться звіт про ситуацію.
Представте рішення проблеми або ситуації.Звіт про порівняння Розглянемо кілька можливих рішень даної ситуації. На підставі результатів письменник запропонує конкретний курс дій. Зазвичай він складається з трьох частин: вступу, змісту та висновку. У вступі викладається мета звіту. Середній розділ описує ситуацію або проблему та можливі рішення / варіанти. Висновок показує найкраще рішення або альтернативу.
- Подумайте, виробник автомобілів ABC хоче відкрити завод в Азії. Виходячи з того, що потрібно компанії, звіт може звузити вибір до трьох країн. Потім буде зроблено висновок, яка найкраща фабрична площадка з трьох країн.
Частина 2 з 2: Написання бізнес-звіту
Визначте цілі та формат звіту. Запитайте себе, чого ви хочете досягти за допомогою звіту. Виходячи з бажаної мети, виберіть відповідний тип звіту зі списку, перерахованого вище.
- Якою б не була відповідь, вам потрібно забезпечити стислість вашої мети. Якщо мета не чітка, звіт лише заплутає читачів і, можливо, поставить під загрозу його довіру.
- Наприклад, якщо ви хочете отримати більший рекламний бюджет для свого відділу. Потім звіт повинен зосередитись на вашому поточному бюджеті та на тому, як ви можете ефективно використовувати свій більший бюджет.
Визначте аудиторію. Читачі можуть включати сторонніх (людей, які не працюють у вашій компанії) або внутрішніх службовців. Розгляньте їхні знання чи знайомство з цільовою темою та подумайте, як вони будуть використовувати інформацію, представлену у звіті.
- Пам’ятайте, що незалежно від того, хто ваша аудиторія, немає більш переконливого висновку, ніж сума грошей, яку ви можете принести своїй компанії чи клієнтам.
- Припустимо, ви хочете запустити програму розподілу роботи у своєму відділі та визначити, що аудиторія тут - головний кадровик, головний виконавчий директор та генеральний менеджер. Розглянемо рівень їхнього інтересу до цієї програми. Відповідь сформує тон звіту. Якщо компанія ніколи не розглядала таку програму, цей звіт буде як стратегічним, так і інформативним. У протилежному випадку звіт повинен бути менш інформативним та більш переконливим.
Визначте, чому навчитися. Найскладніше не в письмовій частині, а у висновку та зборі даних, необхідних для його підтвердження. Для цього потрібно багато навичок, включаючи збір даних та аналіз ринку. Що ви, а потім керівництво повинні знати, щоб прийняти обґрунтоване рішення щодо заданої теми?
Отримайте правильні дані для звіту. Важливо, щоб ваші дані були добре вивчені. В іншому випадку звіт може не мати довіри. Сам збір даних залежить від типу звіту, який ви пишете. Переконайтеся, що вибрані параметри даних стислі та відповідають пункту звіту.
- Дані можуть бути внутрішньою інформацією - це означає, що ви можете швидко їх зібрати. Наприклад, ви можете отримати показники продажів у відділі продажів лише одним дзвінком. Іншими словами, ви можете отримати дані та швидко внести їх до звіту.
- Зовнішні дані також можуть зберігатися внутрішньо. Якщо деякі відділи зібрали дані аналізу споживачів, попросіть їх запитати. Вам не потрібно робити це розслідування самостійно. Хоча це може бути неоднорідним у різних типах бізнесу, зазвичай бізнес-репортеру не потрібно проводити безпосереднє розслідування.
- Скажімо, ви пишете пояснення / звіт про пропозицію. Потім вам слід вивчити всі переваги ваших пропозицій та включити ці дослідження у свій звіт.
Організовувати та писати звіти. Як вибрати макет і написати звіт, залежить від ваших цілей. Наприклад, макет звіту про відповідність буде відрізнятися від макету звіту про техніко-економічне обґрунтування. Отримавши уявлення про те, як слід організувати звіт, ви можете розпочати з вашого змісту.
- Розбийте пов’язані дані на окремі частини. Бізнес-звіти не можна переплутати з великою кількістю даних та інформації. Організація даних в окремі частини - запорука успішного ведення бізнес-звіту. Наприклад, ви можете відокремити дані про продажі від даних аналізу споживачів і встановити для них окремі заголовки.
- Впорядкуйте звіт із відповідними заголовками, які можна швидко відобразити як незалежне дослідження, але в той же час підтримати основну мету звіту.
- Оскільки деякі розділи можуть залежати від аналізу або вкладу інших, часто можна працювати над кожною частиною окремо, чекаючи результатів аналізу.
Зробіть висновки з конкретними пропозиціями. Зроблений висновок повинен бути чітким і повинен бути розумним результатом ретельного вивчення даних, представлених у звіті. За необхідності чітко запропонуйте найкращий курс дій, виходячи з цих висновків.
- Кожна мета повинна містити конкретні та вимірювані дії. Запишіть будь-які зміни в посадовій інструкції, графіку або витратах, необхідних для завершення нового плану. Кожна претензія повинна представляти прямі нові підходи - ті, які допоможуть досягти цілі / рішення, викладених у звіті.
Напишіть короткий зміст проекту. Короткий зміст проекту має бути першою сторінкою вашого звіту, але також має бути останнім, що ви пишете. У цьому резюме представлені результати дослідження та висновки, а також дуже короткий огляд того, що буде представлено, якщо читач вирішить продовжувати читати повний звіт. Це як трейлер фільму або абстракція наукової статті.
- Резюме наведено вище, оскільки це майже єдине, що прочитає зайнятий член правління. Представте тут все важливе для свого начальника, максимум 200-300 слів. Решта може бути вивчена більш уважно, якщо вони хочуть знати більше.
За потреби використовуйте інфографіку для використання даних. У деяких випадках може бути корисно представити кількісні дані через діаграму або графік. Використовуйте кольори у своїй презентації, оскільки вони привернуть більше уваги та допоможуть розрізнити інформацію. По можливості використовуйте маркери, використовуйте цифри або дані кадру, щоб їх було легше читати. Таким чином ви відокремите дані від решти звіту та покажете, що це означає.
- Загалом, візуальні ефекти є важливим фактором, що робить бізнес-звітність цікавішою, коли сам текст і малюнки можуть бути відносно сухими. Але не заходьте занадто далеко, використовуйте лише тоді, коли це доречно та необхідно.
- Сторінка, наповнена текстом і не містить таблиць чи рисунків, може втомлювати. Будь ласка, розмістіть вміст там. Інформаційне вікно також може ефективно підсумувати вашу презентацію.
За необхідності цитуйте джерела. Залежно від типу досліджень, що проводяться, вам може знадобитися пояснити своє джерело інформації. Призначення сторінки документа або джерела посилань у бізнес-звіті - надати джерело інформації, щоб інші могли дізнатися більше або знайти дані за бажанням.
- Використовуйте правильний формат для звітування про цитати залежно від вашої галузі.
Прочитайте ще раз двічі. Орфографічні або граматичні помилки можуть викликати у читачів відчуття, що ви не докладаєте достатньо зусиль для звіту та ставите під сумнів надійність результатів дослідження. Крім того, переконайтеся, що ви подали інформацію чітко, стисло.
- Наприклад, не перестарайтеся з вигадливими словами або використовуйте дуже довгі речення.
- Уникайте використання сленгу.
- Якщо і звіт, і читач тісно пов’язані з певною галуззю, ви можете використовувати технічний жаргон або термінологію. Але будьте обережні, не перестарайтеся.
- Загалом, бізнес-звіти складаються в пасивній формі і є одним з небагатьох випадків, коли тим пасивніше краще.
- Ви можете часто пропустити помилки під час перечитування своєї роботи, відчуваючи знайомство з моменту написання. Подумайте про те, щоб у кімнаті був прочитаний хтось інший, хто також хоче повідомити про успіх. Будьте відкриті до отриманих відгуків. Краще, коли на помилку вказують співробітники, а не начальство. Перегляньте кожен коментар і перепишіть звіт.
Створіть зміст. Форматуйте ділові звіти настільки офіційно, наскільки це можливо, створюючи зміст для зручності подальших дій та швидкого читання. Включіть усі важливі розділи, особливо резюме та висновки щодо управління.
Зробіть обкладинку вашого бізнес-звіту. Найкращий спосіб скласти хороший, ретельний звіт про розслідування - це належним чином висвітлити його. Ви можете використовувати підшивку, манжети або хороший папір. Суть тут полягає в тому, що бізнес-звіт повинен бути привабливим, легким для очей, достатнім для того, щоб викликати інтерес читачів.
- Це також стосується всіх таблиць та графіків, включених до звіту.
