Зміст

• Кроки
• Порада
• Увага

Підтвердженням професії (зокрема трудовим листом) є офіційний документ, складений роботодавцем на підставі запиту третьої особи з метою затвердження професійної історії працівника. переїзд. Лист про підтвердження роботи зазвичай потрібен, коли людині потрібна банківська позика, оренда майна, подання заявки на роботу або коли є якісь інші причини для підтвердження історії кар’єри. Під час написання листа про підтвердження роботи вам потрібно пояснити, хто ви, надати точне резюме обов’язків працівника та заявити про його професію. Все це повинно бути подано у бланку листа з професійним заголовком; Переконайтеся, що ви вказали повну контактну інформацію та підпис. Прочитайте інструкції нижче, щоб дізнатися, як скласти повний і точний ідентифікаційний лист.

Кроки

Частина 1 з 2: Підготуйтеся до підготовки професійного ідентифікаційного листа

1. 

   
   
   Поміркуйте, чому ви написали свій особистий лист. Ваш вміст і тон відрізнятимуться залежно від читача. Якщо ви надсилаєте лист-підтвердження до фінансової установи, ваш голос повинен бути професійним, а тіло листа повинно містити фінансову інформацію (наприклад, зарплату, комісію, підвищення зарплати або премію). І навпаки, якщо ви пишете новому працівникові, ваш тон голосу повинен бути більш доброзичливим, і ви також можете видалити фінансову інформацію.
   • Розуміння мети та обсягу підтвердження бізнесу допоможе скласти лист із вмістом, який відповідає потребам одержувача.

2. 

   
   
   Подумайте, хто повинен писати довідку про роботу. Зазвичай роботодавець від імені працівника напише лист, що підтверджує роботу. У цій ситуації працівник частіше звертається до вас, роботодавця, і вимагає підтвердження працевлаштування з певною метою. З іншого боку, працівник також може писати для підтвердження роботи.У цей час ви, працівник, напишете і попросите підпис роботодавця, або зміните зміст листа на розсуд роботодавця. Де це можливо, роботодавці повинні писати листи від імені працівників і не дозволяти працівникам писати листи самостійно.
   • Якщо ви роботодавець і вам потрібно писати своїм працівникам, ви повинні знати, як привести свій вміст у відповідність зі стандартами, щоб ви могли контролювати повідомлення в повідомленні. У той же час, як роботодавець, той факт, що ви пишете лист для підтвердження роботи самостійно, внесе щирість та достовірність листа. Однак недоліком є ​​те, що вам доведеться витратити час на написання цих листів. Як роботодавець, швидше за все, ваш графік досить напружений, і написання листа може зайняти багато часу. Однак листи-підтвердження часто бувають короткими та стислими, тому вам не доведеться витрачати занадто багато часу на написання листів, особливо якщо ви вже мали подібний досвід раніше.
   • Якщо ви працюєте самостійно, ви можете точно висловити інформацію, яка буде передана одержувачу, не витрачаючи часу на опис своїх ідей своєму роботодавцю. У той же час, написання власного листа-підтвердження зменшить тиск на роботодавця щодо кількості часу, який їм потрібно витратити на написання листа (зокрема, написання листа самостійно порадує начальника. , тому що він не повинен писати для вас). Однак ваш роботодавець повинен завжди підписувати лист-підтвердження, і він може не прийняти вашу пропозицію. Це займе більше часу, щоб переписати лист, або ви можете змусити роботодавця написати вам лист.

3. 

   
   
   Зберіть потрібну інформацію. Як тільки ви зрозумієте, хто читач і хто напише лист, вам потрібно зібрати всю інформацію, необхідну для написання повного листа з підтвердженням роботи.
   • Якщо ви є роботодавцем, вам потрібно поговорити зі своїм працівником про вміст, який буде включено до листа, зокрема про інформацію, що стосується одержувача, мету листа, деталі, які слід включити в лист. зміст та час відправлення листа.
   • Якщо ви працівник і пишете собі, ви будете мати всю інформацію, необхідну для складання, але також слід заздалегідь поговорити зі своїм роботодавцем про їхні очікування щодо листа. підтверджена робота. Це гарантує, що ви пишете лист відповідно до стандартів, встановлених роботодавцем, щоб він міг прийняти зміст листа.
   реклама

Частина 2 з 2: Написання підтвердження кар’єри

1. 

   Використовуйте назву компанії. Коли ви починаєте писати лист-підтвердження, ви завжди хочете скористатися офіційним фірмовим бланком. Якщо ви роботодавець, вам слід підготувати свою тему; Якщо ви працівник, запитайте у свого роботодавця, чи можете ви скористатися офіційним фірмовим бланком. Використання офіційного бланка підтвердить лист і змусить одержувача довіряти його вмісту.
   • Якщо у вас немає рядка теми, ви можете використати комп’ютер для створення тексту для вашого повідомлення. Бланк повинен містити назву компанії, адресу, номер телефону та електронну адресу роботодавця. Заголовок також повинен містити інформацію про особу, яка написала лист (а також його позицію) та дату написання.

2. 

   Запишіть інформацію про одержувача якомога детальніше. Якщо ви докладно знаєте ім’я одержувача, напишіть йому електронною поштою. Якщо ви не знаєте, хто буде одержувачем повідомлення, вкажіть ім’я одержувача як організацію, що надіслала запит, із написом на тілі повідомлення.
   • Наприклад, якщо ви знаєте адресу та ім’я одержувача, напишіть їх трохи нижче рядка теми та виконайте відповідне привітання, наприклад „Шановний”.
   • Якщо ви не знаєте, хто є одержувачем, надішліть повідомлення у відповідну частину вашої організації з коментарем щодо тексту повідомлення. Наприклад, надсилаючи лист до фінансової установи, щоб працівник міг позичити гроші, ви можете надіслати листа до його місцевого відділення із такою виноскою: "Подяка про роботу за Квитанція про позику ". Далі використовуйте відповідне привітання, наприклад "Шановний пане / пані".

3. 

   Поясніть, хто ви. У першому абзаці листа з підтвердженням працевлаштування вам потрібно пояснити, хто ви є, і мету листа. Необхідна інформація включає назву вашої роботи в компанії, скільки часу ви там працювали, а також як довго ви знайомилися із працівником, згаданим у листі. Навіть якщо ви працівник пише собі, пишіть так, ніби роботодавець пише вам, оскільки саме вони приймуть зміст листа.
   • Наприклад, ви можете написати: "Мене звуть Тран Ван Б, я заступник директора з продажу та маркетингу в ABC Group. Я працюю в ABC Group 12 років і знаю цього працівника. протягом 7 років. Останні 3 роки я був безпосереднім керівником працівника ".

4. 

   Надайте підтвердження роботи. Наступний абзац у листі - короткий зміст роботи працівників на підприємстві. Сюди входять дати початку та закінчення роботи, посада працівника на підприємстві, сезонна або довгострокова робота, а також чи працює співробітник на підприємстві чи ні. За необхідності сюди слід також включити фінансову інформацію працівника.
   • Приклад відповідного тексту: "Я пишу цей лист, щоб засвідчити роботу працівника. Співробітник працює в ABC Group 7 років, починаючи з 7 вересня 2003 року. Працівник обіймає посаду заступника відділу продажів, довгострокову посаду в ABC Group. Працівник залишається заступником менеджера з продажу ABC Group станом на 7 січня 2011 року ".
   • Іншим прикладом може бути такий: "Я пишу, щоб підтвердити, що працівник працює в ABC Group 7 років. Співробітник працює в ABC Group з 7 вересня 2003 р. До 7 січня 2011 р. Працюючи в ABC Group, співробітник займав посаду заступника менеджера з продажу. Співробітник 7 років працював повний робочий день в ABC Group із річною зарплатою 600 мільйон донгів ".

5. 

   Короткий зміст обов'язків працівника. У цьому параграфі описуються обов'язки працівників вашої організації. Ця інформація буде найбільш корисною при написанні листів-підтверджень про працевлаштування новим працівникам, які претендують на нову роботу. Хоча лист-підтвердження - це не рекомендаційний лист, якщо ви додасте кілька позитивних коментарів про працівника, це не складе труднощів. Ваша репутація роботодавця зміниться в позитивному напрямку; Ви також допоможете працівникам у пошуку нової роботи, оренді майна або запозичення в банку.
   • Цей параграф можна записати наступним чином: "До обов'язків співробітників групи ABC входять: Співробітник відповідає за продаж обігрівачів на Півночі. Працівник займає посаду менеджера та відповідає. Відповідальність за просування команди з семи до дев'яти продавців Співробітники повинні забезпечувати задоволення споживачів, вирішувати скарги клієнтів та щокварталу звітувати перед штабом про прогрес. розвиток продажів ".

6. 

   Уникайте обміну конфіденційною або незаконною інформацією про працівників. У Сполучених Штатах Америки більшість штатів мають закони, які визначають, про що можна і про що не можна говорити у своєму листі-направленні та у заявах до вашого майбутнього роботодавця. Деякі штати дозволяють надавати інформацію про працівників лише з дозволу працівників. Інші штати дозволяють роботодавцям розкривати майже всю інформацію про працівника за умови, що така інформація є точною та надається добросовісно. Перш ніж розголошувати будь-яку конфіденційну інформацію, переконайтесь, що ви перевірили законодавство штату. Ви можете розпочати пошук тут.
   • Наприклад, законодавство штату Аляска дозволяє роботодавцю розкривати інформацію про результати роботи працівника, і роботодавець не буде нести відповідальність за пред'явлення таких вимог, за винятком нероботодавець навмисно або свідомо розкриває неправдиву або оманливу інформацію або інформацію, що порушує громадянські права працівників.
   • Інший приклад - штат Коннектикут, де роботодавцям дозволяється розкривати всі фактичні та точні претензії.

7. 

   Надайте контактну інформацію для одержувачів. Останній абзац листа про підтвердження роботи повинен містити вашу контактну інформацію (або контактну інформацію вашого роботодавця). Вам потрібно показати цю інформацію, якщо одержувач не має додаткових питань чи сумнівів. Переконайтеся, що ви підтвердили, що одержувач може зв’язатися з вами.
   • Наприклад, абзац з контактною інформацією може виглядати так: "Якщо у вас виникли запитання або вам потрібна додаткова інформація, будь ласка, зв'яжіться з (84-4) 555-5555 або електронною поштою tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Підпишіть і надішліть лист. Закінчивши лист, ви додасте заключне речення, підпишете його, а потім повернете працівникові або надішлете одержувачу самостійно.
   • Завершіть "З найкращими побажаннями".
   • Завжди використовуйте офіційний підпис та вказуйте заголовок у листі.
   • Додайте штампи або сертифікати, які ваша компанія зазвичай використовує для таких листів.
   реклама

Порада

• Можливо, вам доведеться написати про посаду працівника на випадок, якщо він або вона подасть заявку на отримання візи чи зеленої картки для приїзду до США. Вам потрібно буде глибше заглибитися у важливість роботи, виконаної цим працівником.
• Деякі компанії призначають певних людей для здійснення перевірки, а інші можуть мати спеціальні шаблони листів, які слід використовувати для ідентифікації. Якщо ви сумніваєтесь, зверніться до відділу кадрів вашої установи.
• Деякі роботодавці просять працівників скласти лист, а потім підписати його. Якщо ви просите працівника про це, обов’язково уважно прочитайте текст листа, перш ніж підписувати його.

Увага

• Надайте фінансову інформацію лише за вимогою працівника. Якщо ви є працівником, що самосвідчується, ви можете додати інформацію, яку вважаєте необхідною.
• Не згадуйте особисту інформацію про працівника, якщо він не дозволить вам цього.
• Якщо працівник запитує підтвердження працевлаштування, коли ви більше не працюєте з вами, не вказуйте причини, щоб вони припинили з вами співпрацю, навіть якщо розрив відбувся мирним шляхом.