Як скласти розпорядок, щоб перестати витрачати час даремно

Зміст

кроки
Метод 1 з 3: Використовуйте список
Метод 2 з 3: Використовуйте графік
Метод 3 з 3: Усуньте відволікаючі фактори
Схожі статті

Можливо, ви - студент з повною академічної навантаженням, який намагається стати кращою в управлінні своїм часом, або ви - роботодавець, який намагається знайти вихід, щоб його працівники перестали витрачати час даремно. Якою б не була ваша роль, ви, ймовірно, зосереджені на тому, як створити такий розпорядок дня, який дозволить вам припинити втрачати час і використовувати свій день по максимуму. Корисними можуть бути організаційні стратегії, наприклад, списки і графіки, а також заходи для скорочення відволікаючих чинників, які з'їдають дорогоцінний час.

кроки

Метод 1 з 3: Використовуйте список

1 Складіть список будівель на день. Візьміть аркуш паперу і ручку. Подумайте про завдання, які ви плануєте виконати в цей день, або про обов'язки на цей день і запишіть їх все на папері. Список може бути подібний до одного з наступних: "Покупки, прання, прибирання, домашнє завдання" або "Звіти для клієнтів, перевірка пошти і відправлення листів, нараду, робота з документами".
- Додайте до списку стільки завдань, скільки прийде вам на розум, від дрібних до великих. Потрібно згадати всі зобов'язання і завдання на день, щоб обов'язково внести їх до списку пріоритетів.
2 Розставте завдання за пріоритетом. Один із способів ефективної роботи - в першу чергу сконцентруватися на завданнях з найвищим пріоритетом, а потім рухатися вниз по списку до завдань з низьким пріоритетом. Це називається правилом 80/20, де завдання, які приносять найбільше користі, повинні займати 80% вашого часу, а заняття, які приносять менше користі - 20%.
- Пройдіться по списку і надайте кожного завдання номер, який буде відповідати його важливості. Потім розташуйте їх так, щоб список починався з найпріоритетніших і корисних завдань, а закінчувався найменш пріоритетними і вигідними.
3 Згрупуйте пов'язані один з одним завдання разом. Коли ви складете і розташуйте за пріоритетом список завдань, потрібно об'єднати невеликі завдання в групи, щоб вони сформували один процес. Наприклад, можна об'єднати в одну групу такі завдання, як відповіді на електронні листи і дзвінки клієнтам, відвести на них одну годину і назвати "спілкування з клієнтами". Потім ви зможете легко і спокійно працювати над кожним завданням в виділений період часу.
- Спробуйте згрупувати таким чином всі завдання, щоб вам не довелося перемикатися на різні процеси і витрачати час на те, щоб визначити, над яким завданням працювати далі. Групування пов'язаних завдань допоможе ефективніше розподілити час і знизити рівень стресу під час роботи над завданнями зі списку.
4 Дайте собі менше часу на кожне завдання. Відповідно до Закону Паркінсона, якщо вам відведено менше часу на виконання завдання, це скорочує кількість часу, необхідне вам для завершення завдання. Замість того щоб відводити час з запасом, обмежте кількість часу, який ви виділяєте на кожне завдання, щоб ви були змушені зробити його швидше. Можна зробити це повільно, поступово скорочуючи кількість часу, який ви відводите на кожне завдання, поки не досягнете тієї золотої середини, де ви не будете відчувати сильний тиск і суєту, але у вас і не буде часу зволікати або витрачати час даремно.
- На певному етапі у вас розвинеться гарне почуття тайм-менеджменту, особливо якщо ви змушені витрачати на кожну задачу тільки обмежена кількість часу. Це буде дуже корисно, якщо у вас, як правило, однаковий розпорядок або схожий список завдань кожен день.
5 Винагороджуйте себе після виконання всіх завдань зі списку. Після того як викреслить всі завдання зі списку, як правило, в кінці дня, вам варто трохи похвалити і побалувати себе. Це може бути смачна вечеря, келих вина або час на дозвілля, коли ви зможете зайнятися чимось веселим і приємним. Невелику винагороду послужить стимулом для завершення всіх завдань на день.
- Можна визначити, якою буде ваша нагорода, ще до того як ви почнете свій день, щоб ви могли використовувати винагороду як мотивацію для виконання завдань. Наприклад, припустимо, вам потрібно підготуватися до іспиту, і у вас є плани повечеряти з друзями. Використовуйте свої плани на вечір як привід продовжувати вчитися і виконати завдання протягом дня, щоб вам потім не довелося пропустити вечерю.

Метод 2 з 3: Використовуйте графік

1 Складіть графік для кожної години свого дня. Візьміть аркуш паперу або використовуйте календар на комп'ютері, щоб створити осередки для кожної години вашого робочого дня або для кожної години неспання. Це може бути час з дев'яти до п'яти або з десяти до семи. Хоча вам не обов'язково заповнювати кожен період часу аж до хвилини, було б корисно переконатися, що кожну годину вашого дня врахований в розкладі.
- Почніть заповнювати кожну годину необхідними для виконання завдань. Можна почати з найважливіших завдань і рухатися вниз до менш важливим. Крім того, якщо ви вважаєте себе жайворонком, то постарайтеся на більш складні завдання відвести першу половину дня. Але якщо ви знаєте, що друге дихання у вас відкривається після обідньої перерви, можете відвести важливі завдання на цей час дня. Постарайтеся скласти свій графік так, щоб він відповідав вашим потребам і звичкам в роботі. Це налаштує вас на успіх і зробить використання розкладу більш ефективним.
- Можна створити шаблон свого графіка на дошці або в календарі, щоб можна було щодня оновлювати його відповідно до ваших завданнями на конкретний день.
2 Робіть десятихвилинну перерву щогодини або два. Зосереджуватися на завданні або на групі завдань протягом більше двох годин може бути складно. Обов'язково плануйте десятихвилинну перерву щогодини або дві години, щоб не відчувати стресу або перевантаженості роботою. Під час цього міні-перерви можна встати з робочого місця і походити по офісу або поговорити з співробітником в офісній кухні. Можна зробити собі чашечку кави або вийти на коротку прогулянку на свіжому повітрі. Намагайтеся дотримуватися 10 хвилин, щоб не відставати від графіка.
- Можна також робити 10 довгих, повільних, глибоких вдихів щогодини, щоб освіжити розум і зробити невелику паузу. Це може допомогти отримати свіжий погляд на завдання, яке ви виконуєте або збираєтеся виконати, і гарантує, що ви не забудете про себе, незважаючи на напружений робочий день.
3 Намагайтеся правильно виконувати завдання з першого разу. Замість того щоб поспішати і намагатися швидше впоратися з усіма завданнями, відводите необхідний час, щоб виконати кожне завдання правильно з першого разу. Якщо ви будете поспішати з поштою, це може затягнути ваш обмін електронними листами, особливо якщо ви відправляєте клієнту незрозумілі або неясні повідомлення. Пригальмуєте і приділіть достатньо часу тому, щоб скласти зрозумілі електронні листи або ретельно перечитати свої навчальні конспекти. Правильне виконання завдання з першого разу допоможе вам заощадити багато витраченого часу в довгостроковій перспективі.
4 Попросіть одного або співробітника час від часу перевіряти ваш прогрес, щоб ви не збивалися зі шляху. Іноді нам потрібна підтримка інших, щоб залишатися зосередженими на поточному завданні. Попросіть близького друга, батька, співробітника, брата або сестру перевіряти вас кожні пару годин, щоб переконатися, що ви дотримуєтеся розкладу.
- Ваш компаньйон може принести вам чашечку кави або підбадьорити приємними словами, щоб ви могли трохи відволіктися, посміятися або посміхнутися, і знову повернутися до своїх повсякденних завдань. Хоча ви можете бути зайняті, пара хвилин з одним підніме вам настрій і посприяє більш ефективному управлінню часом.

Метод 3 з 3: Усуньте відволікаючі фактори

1 Не потрібно постійно перевіряти пошту. Це може створити у вашому робочому дні модель роботи "старт-стоп-старт" і привести до втрати часу. Намагайтеся не відкривати свою пошту протягом дня, особливо якщо вам потрібно зосередитися на іншому завданні. Відведіть в своєму графіку три тимчасові інтервали для перевірки пошти: ранній ранок, відразу після обіду і ближче до кінця робочого дня. Це дозволить вам не відволікатися на безперервний потік електронних листів протягом дня і гарантує вам спеціально відведений час для роботи з електронною поштою.
- Ці ж принципи можна застосовувати і до інших засобів зв'язку - до голосової пошти, текстових повідомлень і телефонних дзвінків. Намагайтеся не висіти весь час біля телефону, звичайно ж, якщо ви не очікуєте важливого текстового повідомлення або телефонного дзвінка. Це дозволить обмежити перерви в робочому процесі і допоможе дотримуватися графіка.
2 Вимкніть звук на телефоні і вимкніть інтернет. Якщо можливо, виберіть хоча б годину в свій робочий день, коли ви зможете відключити звук на телефоні і вимкнути інтернет-з'єднання. Це дозволить вам зосередитися на роботі, яка вимагає повної концентрації і відсутності відволікаючих чинників, таких як телефон або інтернет.
- Усунення цих чинників, які можуть легко вас відволікти, буде особливо корисним, коли ви працюєте над шкільним проектом або великим звітом. Вимкніть телефон, тоді у вас не буде приводу перевіряти його кожні п'ять хвилин або захоплюватися переглядом новин в соціальних мережах.
3 Попередьте інших, щоб не відволікали вас. Намагайтеся не спонукати інших відволікати вас і самому не відволікати інших. Просто дайте їм знати, що ви працюєте. Можна закрити двері або повісити табличку "зайнятий".Можна також розіслати по офісу електронного листа з нагадуванням про те, що певний період часу в офісі - це тихе робочий час.
4 Намагайтеся не відхилятися від розпорядку. Після того як ви складете робочий список або графік і забезпечите себе від відволікаючих чинників, використовуйте свою силу волі і здатність концентруватися, щоб дотримуватися свого розпорядку. Більшість людей розуміють різницю між добре використаним часом і змарнованим, тому намагайтеся не попастися в пастку марної трати часу. Спирайтеся на свій розклад і в кінці дня ви зможете насолодитися почуттям досягнення і правильно проведеного часу.