Зміст

• кроки
• Метод 1 з 3: Підготовка до зустрічі
• Метод 2 з 3: В ході зустрічі
• Метод 3 з 3: Після зустрічі
• Поради
• попередження
• Що вам знадобиться

Будучи корпоративним секретарем або секретарем правління, а може бути, власником малого бізнесу, не виключена ймовірність того, що ви зіткнетеся з необхідністю вести протоколи корпоративних зустрічей. Це завдання дуже важлива, адже це не тільки вимога законодавства, особливо для некомерційних організацій: ці протоколи - частина офіційних записів компанії, її історія. Протоколи можуть бути досить легко оформлені, якщо дотримуватися певних правил і формату.

кроки

Метод 1 з 3: Підготовка до зустрічі

1. 1 Завчасно (за кілька тижнів) відправте повідомлення про зустріч із зазначенням дати, часу, місця і її цілі всім, хто імовірно прийме в ній участь.
2. 2 Для кожного члена правління приготуйте спеціальний пакет, який включає в себе: повідомлення про зустріч, протокол попереднього засідання, список як контактною інформацією, так і тієї, яка буде представлена ​​на засіданні (наприклад, аналізи і бюджетні звіти). Якщо інформація є конфіденційною, то передайте її тільки в тому випадку, якщо про неї зайде розмова, після того як співробітники (в деяких випадках) і гості залишать приміщення.
3. 3 Переконайтеся, що у вас під рукою є приналежності для запису матеріалу, з якими вам найбільш зручно працювати, як наприклад: блокнот, папка, ноутбук або диктофон.
4. 4 У день зустрічі переконайтеся, що у всіх учасників є письмове приладдя, бейджи (при необхідності) і прохолодні напої.

Метод 2 з 3: В ході зустрічі

1. 1 Запишіть наступну інформацію:
   • Назва організації та тип засідання.
   • Чи було надіслано повідомлення про зустріч, і якщо це так, то коли саме.
   • Дата засідання та місце, де воно проходило.
   • Час, коли почалося засідання.
2. 2 Запишіть причину проведення засідання, наприклад: щоквартальне засідання членів правління або щорічні вибори посадових осіб.
3. 3 Повинні бути перераховані:
   • Присутні на засіданні члени правління, посадові особи і співробітники, а також їх обов'язки.
   • Ті, хто відсутній.
   • Присутні гості, ким вони були запрошені і причини, за якими вони відвідали даний захід.
   • Ім'я та посада голови зборів.
   • Особа, що веде протокол засідання.
4. 4 Вкажіть число учасників, необхідне для кворуму, а також чи було це число досягнуто.
5. 5 Запишіть результати голосування про прийняття, перегляд або відмову від протоколу минулого засідання.
6. 6 При необхідності внесіть зміни в попередні протоколи.
7. 7 Озвучте актуальні питання з попереднього протоколу і зареєструйте хід їх обговорення, результати голосування або загальний результат.
8. 8 Занесіть в протокол будь-які інші голосування, вибори посадових осіб наприклад, а також число голосів «за», «проти» або «утримався». За винятком тих, хто утримався, не обов'язково записувати імена людей і як вони проголосували. Вкажіть причину будь-якого відмови від участі в голосуванні, а також залишав хто-небудь зал під час цього голосування.
9. 9 Складіть список з пунктів порядку денного і залиште між ними вільне місце для написання заміток.
10. 10 Зробіть замітки про обговорення питань порядку денного, а також що і ким було сказано під час нього.
11. 11 Перерахуйте всі актуальні питання, які обговорювалися під час засідання, а також людей, які повинні будуть виступити на наступній зустрічі.
12. 12 Відзначте будь-які обговорення питань, які не стояли на порядку денному, і хто їх поставив, а також підсумки їх обговорення.
13. 13 Вкажіть підсумки тих рішень, які були запропоновані до повторного розгляду, оновленню або голосуванню. Саме офіційне рішення буде представлено у вигляді окремого документа.
14. 14 Вкажіть дату і час наступної зустрічі.
15. 15 Відзначте, що засідання було оголошено закінченим за рішенням більшості або за одноголосним рішенням. Вкажіть час закінчення засідання.

Метод 3 з 3: Після зустрічі

1. 1 Заповніть протокол настільки повно, наскільки це можливо, і зробіть це якомога раніше.
2. 2 Виділіть жирним шрифтом будь-які результати голосувань, пункти порядку денного і прийняті рішення.
3. 3 Як можна раніше роздайте копії протоколу на розгляд всім учасникам засідання, щоб отримати від них відгуки про його зміст. Якщо не було запропоновано жодних змін, оформіть протокол офіційно, а потім помістіть його в спеціальну папку для корпоративних зустрічей. Роздайте копії фінальної версії протоколу всім учасникам засідання і тим, хто на ньому був відсутній.

Поради

• Якщо вам щось незрозуміло, відразу ж задайте відповідні питання, щоб хід обговорення був записаний коректно. Для того, щоб попросити будь-яких роз'яснень, не потрібно чекати до тих пір, поки ви повністю накидати чернетку протоколу.
• Прийняті рішення і результати голосувань повинні бути вказані в протоколі, проте їх копії також повинні зберігається в окремій папці в місці, захищеному від вогню води та інших факторів. Електронні копії теж повинні зберігається разом з цією папкою.
• Не намагайтеся записувати кожне слово в ході засідання: напишіть в загальних рисах про те, що було сказано. Ви можете більш повно розкрити хід обговорення після того, як закінчите заповнювати протокол.
• Правила вашої компанії можуть забороняти використання електронних засобів зв'язку. Зараз таке зустрічається досить рідко - все залежить від часу, коли були написані правила, і чи були вони переглянуті за минулі роки. Тому, перш ніж таким чином спілкуватися з учасниками засідання, переконайтеся, що ви нічого не порушуєте. Ви також можете запропонувати внести поправки в такого роду правила, якщо вони безнадійно застаріли.

попередження

• Будьте обережні, коли надаєте чернетка протоколу учасникам зустрічі для його розгляду і перевірки, так як це дає їм можливість змінити все те, що вони сказали. Коли протокол повністю закінчений, переконайтеся, що кожному відомо про будь-якому внесеному в нього зміни: таки чином інформація буде витлумачена правильно, і ніхто не буде введений в оману.

Що вам знадобиться

• папки
• Приналежності для запису матеріалу (блокноти, олівець або ручка, ноутбук або диктофон)
• Бейджи, якщо вони необхідні
• Пакети, що містять всю необхідну для зустрічі інформацію
• Блокноти і ручки / олівці для учасників засідання
• Прохолодні напої