Зміст

• Крок
• Спосіб 1 з 4: Офіційний або діловий лист
• Метод 2 з 4: Неформальний лист
• Спосіб 3 з 4: Офіційна або ділова електронна пошта
• Метод 4 з 4: Неформальна електронна пошта
• Поради

Правильне форматування, яке слід використовувати при написанні листа, багато в чому залежить від типу листа, який ви плануєте написати, і для кого ви його пишете. Форматування, яке ви можете використовувати, коли пишете другові, суттєво відрізняється від форматування, яке використовується у офіційних листах. Більше того, формат традиційного листа, який ви надсилаєте поштою, відрізняється від електронного листа. Читайте далі, щоб дізнатись більше про правильний спосіб написання наступного листа.

Крок

Спосіб 1 з 4: Офіційний або діловий лист

1. Вгорі листа напишіть своє ім’я та адресу. Укажіть назву вулиці, місто, штат та поштовий індекс на лівому полі з одним пробілом.
   • Місто та поштовий індекс знаходяться на одному рядку, тоді як назва вулиці має свій рядок.
   • Якщо ви надсилаєте лист із професійним бланком, який уже містить цю інформацію, пропустіть цей крок. Не дублюйте адресу відправника.
2. Для листів у США вказуйте дату безпосередньо під вашою адресою. Для голландських листів вкажіть місце та дату за адресою адресата. Вкажіть дату написання листа або дату його закінчення, залежно від того, що вам більше подобається.
   • Дата має бути проти лівого поля, як і адреса безпосередньо над нею.
   • Напишіть дату в порядку "місяць-день-рік" для листів у Сполучених Штатах. Наприклад: 9 лютого 2013 р. Для голландських літер ви використовуєте "день-місяць-рік". Наприклад: 9 лютого 2013 року.
3. Використовуйте пробіл між датою та наступною частиною листа. Це акуратно відокремлює адресу від наступного розділу.
4. Для листів у США використовуйте посилальне правило, якщо це можливо. Якщо ви пишете лист, пов’язаний з чимось конкретним, це може допомогти використати посилальний рядок, який починається з "Re:".
   • Розташуйте опорну лінію біля лівого поля та використовуйте одинарний інтервал.
   • Використовуйте посилальний рядок, коли відповідаєте на інший лист, оголошення про роботу чи інформаційний запит.
   • Після посилального рядка використовуйте пробіл, щоб відокремити його від наступного розділу листа.
5. Вкажіть адресу адресата. Включіть ім’я та назву одержувача, а також назву компанії, назву вулиці, місто та поштовий індекс.
   • Вся ця інформація повинна бути проти лівого поля та єдиного інтервалу між рядками. Ім'я одержувача повинно мати власний рядок, а також заголовок одержувача, назву компанії та назву вулиці. Місто та поштовий індекс складаються в один рядок.
   • Якщо ви надсилаєте лист в іншу країну, укажіть назву країни великими літерами у власному рядку під адресою.
   • Якщо можливо, зверніться з листом до конкретної особи та зверніться до цієї особи з відповідним титулом, наприклад, «пан» або «пані». Якщо ви не знаєте статі одержувача, пропустіть заголовок.
   • Використовуйте пробіл після повної адреси.
6. Почніть текст листа з ввічливого привітання. Звичайний привітання починається з "Шановний", а потім особисте звання та прізвище одержувача. За назвою йде кома.
   • Вітання має бути проти лівого поля.
   • Якщо ви не знаєте статі одержувача, ви можете звернутися до цієї особи з її повним ім’ям або до префікса прізвища до назви посади.
   • Використовуйте пробіл після привітання.
7. За бажанням використовуйте рядок теми. Голландськими літерами вкажіть рядок теми над привітанням, а для листів у США - нижче привітання.
   • Робіть тему коротким, але чітким. Намагайся тримати його в одному рядку.
   • У США це нечасто і рідко застосовується. У Нідерландах це частіше.
   • Якщо ви використовували посилання, не використовуйте рядок теми.
   • Використовуйте пробіл після будь-якого рядка теми.
8. Почніть середній розділ з короткого вступу, який пояснює мету вашого листа. Розташуйте абзаци біля лівого поля, але сміливо відступайте їх.
9. Продовжуйте вступ довшим відрізком центральної частини. Цей розділ повинен детальніше пояснити мету вашого листа, а також містити висновок, який узагальнює все.
   • Напишіть стислий середній розділ. Використовуйте одинарний інтервал для кожного абзацу, але залишайте пробіл між кожним абзацом та після останнього абзацу.
10. Закінчіть свій лист ввічливим закінченням. Приклади ввічливих закриттів включають "Щиро", "Щиро" або "Дякую". Не забудьте поставити закриття на лівому полі та слідувати за ним комою.
    • Використовуйте велику літеру лише для першої літери першого слова на завершення.
11. Слідкуйте за закриттям з вашим іменем. Однак, введіть три пробіли під заголовком, перш ніж вводити своє повне ім’я, а потім рядок вашої посади в рядку нижче.
12. Будь ласка, додайте будь-які вкладення в самому низу вашого листа. Якщо у вас є вкладення, напишіть "Вкладені файли" в рядок під введеним іменем та заголовком та вкажіть, скільки вкладень це.
    • Примітка: це не потрібно, якщо у вас немає додатків.
    • Використовуйте одинарний інтервал і розмістіть кріпильну частину біля лівого поля.
13. Додайте ініціали друкарки, якщо це можливо. Якщо хтось інший написав лист, а ви його продиктували, додайте ініціали друкарки внизу листа в рядок під вкладеннями.
14. Поставте свій підпис після того, як надрукували свій лист. Напишіть своє ім’я від руки, бажано курсивом, між кінцем та вашим введеним ім’ям. Підписання листа вручну свідчить про те, що ви використали свій час, щоб надіслати їм цей лист, тому це важливо.

Метод 2 з 4: Неформальний лист

1. Будь ласка, вкажіть дату. Укажіть дату написання або заповнення листа у правому верхньому куті листа.
   • Впишіть дату в порядку "місяць-день-рік" для листів у Сполучених Штатах. Для голландських букв ви використовуєте "день-місяць-рік". Зазвичай типовим є скасування передплати місяця, але ви також можете записати всю дату цифрами.
   • Дата має бути проти лівого поля.
2. Напишіть дружній привіт. Привітання "Шановний" все ще є найпоширенішим, але залежно від ваших стосунків з адресатом, ви можете написати ім'я адресата без формальностей.
   • Привітання повинно бути проти лівого поля та супроводжуватися комою.
   • Пишучи своєму другові чи однолітку, ви, як правило, можете писати лише їх ім’я. Наприклад: "Дорогий Джон".
   • Для ще більш неформальних листів ви можете замінити слово "Шановний" таким неформальним привітанням, як "Привіт", "Привіт" та "Гей".
   • Якщо ви пишете літній людині або комусь, до кого вам потрібно проявити певну повагу, додайте особисте звання та прізвище. Наприклад: "Шановна пані де Віт".
   • Використовуйте пробіл між привітанням та тілом листа.
3. Введіть у своєму листі вступ, середній розділ та висновок. Вступ та висновок мають бути лише короткими абзацами, але середня частина, як правило, значно довша.
   • Розмістіть тіло букви біля лівого поля, але відступайте перший рядок кожного абзацу.
   • Весь текст повинен мати один рядковий інтервал. Зазвичай ви не пропускаєте рядки між абзацами в неофіційному листі, але можете це зробити, якщо це покращує читабельність вашого листа.
   • Використовуйте пробіл після останнього речення вашого основного тексту, щоб відокремити його від закриття.
4. Закрити відповідним закриттям. "З повагою", все ще є досить поширеним закінченням, навіть для випадкових листів. Однак, якщо лист дуже неформальний, ви можете використовувати менш звичне закриття. Спробуйте щось на зразок «До зустрічі наступного разу!» Або «До поговоримо пізніше!», Коли пишеш до близького друга.
   • Слідкуйте за закриттям комою, але не використовуйте друковану версію свого імені після неї.
   • Закриття має відповідати вітанню.
5. Поставте своє ім'я. Помістіть своє ім’я прямо під кінцем. Зазвичай ваше ім'я пишеться курсивом замість того, щоб його вводити.
   • Якщо ви зазвичай називаєте одержувача своїм іменем, ви можете написати своє ім’я та залишити його таким. Якщо одержувач не може сказати, хто ви, лише за своїм іменем, обов’язково вкажіть своє прізвище.

Спосіб 3 з 4: Офіційна або ділова електронна пошта

1. Почніть із короткого, але чіткого опису мети вашого електронного листа. Цей опис має бути в темі електронного листа, а не в самому електронному листі.
   • Якщо адресат очікує вашого електронного листа, цей опис може просто посилатися на тему. Якщо електронне повідомлення несподіване, опис може бути дещо складнішим. Мета - дати читачеві зрозуміти, чого очікувати, коли вони відкриють вашу електронну пошту. Це означає, що ви повинні спонукати читача відкрити його.
2. Почніть електронний лист із офіційного привітання. Зазвичай це починається з "Шановний", після чого йде офіційна назва особи чи компанії, якій ви пишете.
   • Адресуйте електронне повідомлення конкретному одержувачу, якщо це можливо. Уникайте надсилання електронного листа неодресованим одержувачам. Використовуйте "L.S." лише в крайньому випадку.
   • Строго кажучи, найбільш підходящим розділовим знаком, який слід використовувати після привітання, як і раніше залишається двокрапка. Тим не менш, більшість людей сьогодні використовують кому після привітання офіційного електронного листа.
   • Якщо ви не впевнені, звертатися до одержувача як "пані" чи "містер", напишіть замість цього повне ім'я.
   • Дотримуйтесь офіційного привітання з пробілом.
3. Напишіть текст листа та коротко, але інформативно. Як і всі листи, основний текст повинен містити вступ, основний текст та висновок. Зберігайте все, включаючи центральну частину, якомога коротше і прямо.
   • Розмістіть основний текст біля лівого поля.
   • Не відступайте текст.
   • Використовуйте одинарний інтервал для основного тексту, але використовуйте пробіл між кожним абзацом і після останнього абзацу.
4. Використовуйте ввічливе закінчення. Після основного тексту вашого листа напишіть "Щиро" або інший подібний ввічливий висновок, після якого кома.
   • Не забудьте поставити закінчення на лівому полі та використовуйте лише велику літеру для першої літери першого слова.
   • Інші потенційні офіційні закриття включають "Дякую", "Щиро" та "Найкращі побажання".
5. Введіть своє ім’я безпосередньо під закриттям. На відміну від паперового листа, ви не можете помістити підпис в електронному листі від руки.
   • Поставте своє ім’я на лівому полі.
6. Внизу введіть свої контактні дані. Пропустіть рядок після свого імені та вкажіть свою адресу, номер телефону, електронну адресу та веб-сайт або блог, якщо це можливо.
   • Розмістіть всю цю інформацію на лівому полі та використовуйте одинарний інтервал. Дайте кожній новій інформації окремий рядок.

Метод 4 з 4: Неформальна електронна пошта

1. Почніть із короткого, але чіткого опису теми вашого електронного листа в рядку теми. Це дозволяє одержувачу швидко побачити тему перед відкриттям електронного листа, і це дає їм достатньо інформації, щоб знати, чого очікувати.
2. Почніть із ввічливого привітання чи привітання в тексті електронного листа. Ви можете використовувати будь-яке ввічливе привітання, яке захочете, наприклад, «Шановний». Слідуйте за цим іменем одержувача.
   • Розмістіть вітання біля лівого поля.
   • Якщо ви пишете близькому другові, ви можете повністю проігнорувати привітання і просто написати їхнє ім’я, після чого кома.
   • Використовуйте проміжок між привітанням та текстом електронної пошти.
3. Напишіть текст електронної пошти. Як і інші листи, основна частина вашого електронного листа повинна містити вступ, текст та висновок. Однак, якщо ви пишете електронне повідомлення близькому другу, цей тип форматування не є необхідним.
4. Закрийте електронну пошту заключним привітанням. Закриваючи електронний лист другові, закриття не повинно бути офіційним, але повинно вказувати на те, що ваш електронний лист закінчується.
   • Якщо ви пишете дуже близькому другу, іноді цілком нормально закрити електронну пошту лише своїм ім'ям, і ви можете ігнорувати все заключне привітання.

Поради

• Зверніть увагу, що є кілька відмінностей між офіційними листами в Сполучених Штатах та листами у Великобританії (чи інших країнах). У Великобританії адреса та дата повернення знаходяться в правому полі, а рядок теми в центрі. Крім того, дата пишеться як "день-місяць-рік", а привітання замість двокрапки ставиться комою.
• Якщо вам не подобається форматування блоків, показане тут, ви також можете використовувати власні блоки або напівблоки. Цей макет в основному містить однакову інформацію, але просто організований по-різному.