Створіть ефективний план дій

Відеоролик: Как Планировать Свой День ( Самые эффективные методики)

Зміст

Крок
Частина 1 з 4: Складання вашого плану
Частина 2 з 4: Управління своїм часом
Частина 3 з 4: Залишатися мотивованими
Частина 4 з 4: Визначення ваших цілей
Поради
Попередження

Потужний план дій завжди починається з чіткого призначення, бачення або мети, про яку у вас є думки. Він призначений для того, щоб підняти вас з поточної позиції безпосередньо до досягнення поставленої мети. За допомогою добре продуманого плану ви дійсно можете досягти будь-якої мети.

Крок

Частина 1 з 4: Складання вашого плану

Запишіть все. Робіть нотатки про все під час виконання плану дій. Можливо, вам буде корисно використовувати підшивку з декількома вкладками для організації різних аспектів процесу планування. Кілька прикладів різних частин:
- Ідеї / різні примітки
- Щоденна програма
- Щомісячна програма
- Віхи
- Дослідження
- Слідувати
- Залучені люди / контакти
Знайте, що ви хочете зробити. Чим незрозуміліше, чим ви хочете займатися, тим менш ефективним є ваш план. Спробуйте чітко визначити, чого ви хочете досягти, якомога раніше - бажано перед початком проекту.
- Приклад: Ви намагаєтесь закінчити магістерську роботу - насправді дуже довгий нарис - із 40 000 слів. У ньому має бути вступ, огляд літератури (в якому ви критично дивитесь на інші дослідження, що стосуються вашого, і обговорюєте свою методологію), кілька розділів, у яких ви формуєте свої ідеї на конкретних прикладах та висновку. У вас є 1 рік, щоб написати його.
Будьте конкретні та реалістичні у своєму плануванні. Мати конкретну мету - це лише початок: вам потрібно бути конкретними та реалістичними у кожному аспекті вашого проекту - наприклад, встановлюючи конкретні та досяжні графіки, етапи та кінцеві результати.
- Бути конкретними та реалістичними при плануванні тривалого проекту - це активне зменшення стресу, який може супроводжувати погано заплановані проекти, такі як пропущені терміни та тривалі виснажливі години.
- Приклад: Щоб вчасно закінчити дипломну роботу, потрібно писати приблизно 5000 слів на місяць, що дає вам кінець місяців, щоб закінчити свої ідеї. Бути реалістом означає, що ти не тиснеш на те, щоб писати більше 5000 слів на місяць.
- Якщо ви за цей час працюєте асистентом викладання більше трьох місяців, майте на увазі, що за цей час ви, мабуть, не зможете написати 15 000 слів, і вам доведеться розподілити це число на інші місяці.
Встановіть вимірювані етапи. Віхи означають важливі етапи на вашому шляху до успіху. Ви легко робите віхи, починаючи з кінця (досягаючи своєї мети) і повертаючись до сьогоднішнього дня та ваших поточних обставин.
- Наявність основних етапів допомагає вам - і вашій команді, якщо це можливо - залишатися мотивованою, розбиваючи роботу на менші шматки та забезпечуючи відчутні цілі, щоб вам не потрібно було чекати, поки проект буде готовий, щоб відчути, що чогось досяг.
- Не залишайте занадто багато часу або занадто мало часу між етапами - розставлення їх у два тижні, як виявилося, працює добре.
- Наприклад: Коли пишеш дипломну роботу, відмовляйся від спокуси встановити етапи на основі заповнення глав, оскільки це може зайняти місяці. Натомість встановлюйте менші етапи - можливо, на основі підрахунку слів - кожні два тижні і винагороджуйте себе, коли їх досягнете.
Розбийте великі завдання на менші, більш керовані частини. Деякі завдання або етапи можуть здатися більш лякаючими, ніж інші.
- Якщо ви відчуваєте себе пригніченим великим завданням, ви можете зменшити свою нервозність і зробити її більш досяжною, розбивши її на менші, більш керовані частини.
- Приклад: Пошук літератури, як правило, найважчий для написання розділ, оскільки він є основою вашої дисертації. Щоб завершити пошук літератури, вам потрібно провести значну кількість досліджень та аналізів, перш ніж ви навіть зможете почати писати.
- Ви можете розділити його на три менші частини: дослідження, аналіз та написання. Ви навіть можете розділити його на ще менші шматки, вибравши конкретні статті та книги для читання та встановивши терміни для їх аналізу та написання.
Складіть графік. Складіть список завдань, які ви повинні виконати, щоб досягти своєї межі. Сам по собі список не є ефективним - його потрібно помістити у часову шкалу, пов’язану з конкретними, реалістичними діями.
- Наприклад, поділивши пошук літератури на менші фрагменти, ви точно знаєте, що робити, і можете створити реалістичний графік виконання цих завдань. Можливо, вам доведеться читати, аналізувати та описувати важливу статтю кожні два-два дні.
Налаштуйте часову шкалу для всього. Без конкретних графіків та термінів ваша робота обов’язково закінчиться, а деякі завдання ніколи не будуть виконані.
- Незалежно від того, який вид дій ви вибрали для будь-якої фази у своєму плані дій, важливо скласти графік для всього.
- Приклад: Якщо ви знаєте, що читання 2000 слів займає приблизно 1 годину, а статтю читаєте на 10 000 слів, вам слід дати принаймні 5 годин, щоб закінчити цю статтю.
- Ви також повинні дозволити принаймні 2 прийоми їжі та невеликі перерви кожні одну-дві години, коли ваш мозок втомився. Крім того, слід додати принаймні годину, щоб врахувати будь-які несподівані перебої.
Створіть візуальне зображення. Отримавши список своїх дій та певний графік, наступним кроком є створення певного візуального зображення вашого плану. Ви можете використовувати блок-схему, таблицю Ганта, електронну таблицю або будь-який інший бізнес-інструмент.
- Зберігайте це візуальне зображення у легкодоступному просторі - по можливості навіть на стіні біля вашого столу чи робочого кабінету.
Позначте речі. Вимірювання речей не просто змушує вас почуватись задоволеними, це може тримати вас на шляху, щоб ви не забували все, що вже зробили.
- Це особливо важливо при роботі з іншими людьми. Якщо ви співпрацюєте з іншими людьми, подумайте про використання спільного Інтернет-документа, щоб кожен мав доступ до нього, де б він не знаходився.
Не зупиняйтесь, поки не досягнете своєї кінцевої мети. Після того, як ваш план буде сформовано та передано команді (якщо це можливо), а ваші етапи будуть сплановані, наступний крок простий: щодня вживайте заходів для досягнення своєї мети.
Якщо потрібно, змініть дату, але ніколи не відмовляйтесь від своєї мети. Іноді трапляються обставини або несподівані події, які можуть заважати вашій здатності дотримуватися термінів, виконувати завдання та досягати своєї мети.
- Якщо це трапиться, не засмучуйтесь - перегляньте свій план і продовжуйте працювати над досягненням цілей, і продовжуйте рухатися далі.

Частина 2 з 4: Управління своїм часом

Отримайте хороший планувальник. Незалежно від того, є це додаток чи книга, вам потрібен планувальник, який дозволяє планувати свій час у годинах на кожен день тижня. Переконайтеся, що його легко читати та використовувати, інакше ви його не будете використовувати.
- Дослідження показують, що, записуючи речі (ручкою та папером), ви, швидше за все, будете їх робити. З цієї причини, мабуть, найкраще використовувати планувальник паперу, щоб спланувати свій час.
Уникайте списків справ. Отже, у вас довгий перелік справ, але коли ви насправді це робите? Списки справ не настільки ефективні, як розклад завдань. Використовуючи розклад завдань, заплануйте час їх виконання.
- Коли у вас є конкретні часові блоки, в яких ви працюєте (багато планувальники днів буквально містять часові блоки, розділені на години), ви також виявите, що відкладаєте речі рідше, оскільки у вас є лише відведений час, за який вам доведеться закінчити свою роботу до перехід до наступного запланованого завдання триває.
Дізнайтеся, як заблокувати час. Розподіл часу на блоки допомагає отримати більш реалістичне уявлення про те, скільки часу у вас є насправді на день. Почніть із завдань, які мають найвищий пріоритет, а потім перейдіть до завдань, які мають менший пріоритет.
- Робіть це протягом усього тижня. Маючи більш широке уявлення про те, скільки днів у вас є, ви можете зробити свій графік максимально продуктивним.
- Насправді, деякі експерти пропонують мати хоча б загальне уявлення про те, як буде виглядати весь місяць.
- Деякі люди рекомендують починати в кінці дня, а потім працювати назад - тому, якщо ви хочете закінчити свою роботу / домашнє завдання до 17:00, сплануйте час початку вашого дня, скажімо, 7 ранку.
Складіть час для відпочинку та перерв. Дослідження показують, що навіть планування вільного часу може зробити вас більш задоволеними своїм життям. Також було доведено, що довгий час роботи (понад 50 годин на тиждень) насправді робить вас менш продуктивними.
- Недолік сну знижує вашу продуктивність. Спіть щонайменше 7 годин щоночі, якщо ви дорослий, або 8,5 годин на ніч, якщо ви підліток.
- Дослідження показують, що планування невеликих «стратегічних закусок» (іншими словами, фітнес, короткий сон, медитація, розтяжка) покращує продуктивність та загальний стан здоров’я.
Виділіть час, щоб запланувати свій тиждень. Багато експертів пропонують запланувати час, щоб сісти і запланувати свій тиждень на початку тижня. З’ясуйте, як ви можете максимально використати кожен день для досягнення своїх цілей.
- Враховуйте будь-які трудові або соціальні зобов’язання, які ви маєте; якщо ви стикаєтесь із жорстким графіком, можливо, вам доведеться відмовитись від деяких своїх планів із нижчим пріоритетом.
- Це не означає, що вам слід відмовитися від соціальної діяльності. Важливо підтримувати хороших друзів і плекати хороші стосунки. Вам потрібна мережа підтримки.
Знайте, як виглядає приклад запланованого дня. Повертаючись до прикладу тези, звичайний день може виглядати так:
- 7:00 ранку: Вставай
- 7.15 ранку: Спорт
- 8.30 ранку: прийміть душ і вдягніться
- 9.15 ранку: приготуйте сніданок та з’їжте
- 10.00: робота над дисертацією - написання (плюс 15 хвилин невеликих перерв)
- 12.15 вечора: Обід
- 13.15: Електронні листи
- 14:00: Опитування та відповідь на опитування (включаючи перерви / перекуси від 20 до 30 хвилин)
- 17:00: Завершіть, перевірте електронні листи, встановіть найважливіші цілі на завтра
- 17.45: Вийди з офісу, зроби шопінг
- 19:00: Зробіть вечерю, з’їжте
- 21:00: Розслабтеся - відтворюйте музику
- 22:00: Підготуйтеся лягати спати, читати в ліжку (30 хвилин), спати
Не кожен день повинен виглядати однаково. Ви можете розділити завдання лише на 1 або 2 дні на тиждень - іноді навіть корисно розділити завдання, щоб ви могли відновити їх з новою перспективою.
- Наприклад: Можливо, ви пишете та проводите дослідження лише у понеділок, середу та п’ятницю, а в четвер ви замінюєте написання навчанням грі на музичному інструменті.
Заплануйте час на непередбачені проблеми. Заблокуйте трохи додаткового часу, якщо у вас повільний робочий день або несподіваний простой. Хорошим емпіричним правилом є приділяти собі двічі більше часу, ніж ви очікуєте від виконання завдання, особливо коли ви тільки починаєте.
- Коли ви станете більш комфортно виконувати свої завдання або добре уявляєте, скільки часу щось займе, ви зможете скоротити свій час, але завжди корисно зберігати хоча б невеликий буфер.
Будьте гнучкими та обережними з собою. Підготуйтеся до коригування свого графіку під час роботи, особливо якщо ви тільки починаєте. Це все частина навчального процесу. Можливо, вам буде корисно заблокувати час олівцем.
- Можливо, вам буде корисно записати на тиждень-два те, що ви робите щодня, у планувальнику. Це допоможе скласти уявлення про те, як ви витрачаєте свій час і скільки часу вимагає кожне завдання.
Перейти в офлайн. Встановіть фіксований час вашого дня під час перевірки електронної пошти чи соціальних мереж. Будьте жорсткими до себе, оскільки кожні кілька хвилин можна втратити години перевірки тут і там.
- Це включає вимкнення телефону, якщо це можливо - або принаймні на певний час, коли ви дійсно хочете зосередитись на своїй роботі.
Робіть менше. Це пов’язано з виходом в офлайн. Дізнайтеся, які найважливіші речі у ваш день - ті, що допомагають досягти поставлених цілей, і зосередьтеся на них. Приділяйте менше пріоритету менш важливим речам, які руйнують ваш день: електронні листи, бездумне адміністрування тощо.
- Існує фахівець, який рекомендує не перевіряти свої електронні листи принаймні протягом першої години або двох годин вашого дня; таким чином ви можете зосередитись на своїх важливих завданнях, не відволікаючись на те, про що йдеться в цих електронних листах.
- Якщо ви знаєте, що у вас є багато дрібних завдань (наприклад, електронна пошта, адміністрація, прибирання робочого місця), згрупуйте їх у часовий блок у своєму графіку, замість того, щоб дозволяти вашому дню розбивати або стримувати інших. Більше важливі завдання, які можуть вимагати більшої концентрації уваги.

Частина 3 з 4: Залишатися мотивованими

Бути позитивним. Залишатися позитивним є основним для досягнення ваших цілей. Вірте собі та людям, які вас оточують. Майте справу з негативними думками з позитивними твердженнями.
- Окрім позитиву, ви також отримуєте користь від оточення себе позитивними людьми. Дослідження показують, що з часом ви переймете звички людей, з якими проводите більшу частину часу, тому вибирайте свою компанію свідомо.
Нагороджуйте себе. Це важливо робити кожного разу, коли ви досягаєте віхи. Дайте собі відчутні винагороди - наприклад, гарну вечерю у вашому улюбленому ресторані, коли ви досягнете своєї першої двотижневої віхи, або масаж спини за свою двомісячну віху.
- Існує фахівець, який пропонує дати другові гроші і сказати їм не давати їх вам, поки ви не виконаєте завдання до певного часу. Якщо ви не закінчите завдання, ваш друг захоче зберегти гроші.
Надайте мережу підтримки. Важливо, щоб друзі та родина були на вашому боці; також важливо будувати стосунки з людьми, які мають ті самі цілі, що і ви. Таким чином ви можете підтримувати одне одного.
Відстежуйте свій прогрес. Дослідження показують, що прогрес є найважливішим мотиватором. Ви можете легко відстежувати свій прогрес, відмічаючи завдання у своєму календарі.
Лягайте вчасно і рано вставайте. Коли ви дивитесь на графіки високопродуктивних людей, великий відсоток починає свій день раніше. Ці люди також мають ранковий розпорядок дня - часто це те, чого вони з нетерпінням чекають перед тим, як піти на роботу.
- Позитивні способи розпочати день включають виконання певних вправ (від легкого розтягування та йоги до години у тренажерному залі), здоровий сніданок та написання журналу протягом 20-30 хвилин.
Дайте собі час. Робити перерви необхідно, щоб залишатися мотивованими. Якщо ви завжди будете працювати, з часом ви знесилитесь. Робити перерви - це активний спосіб уникнути виснаження та втрати часу, який ви не хочете втрачати.
- Приклад: Відійдіть від комп’ютера, вимкніть телефон, просто сидіть мовчки і нічого не робіть. Отримавши ідеї, запишіть їх у зошит; якщо ні, насолоджуйтесь тим, що нічого не робити.
- Приклад: медитація. Вимкніть телефон, вимкніть сповіщення та встановіть таймер на 30 хвилин або скільки завгодно довго. Просто сидіть мовчки і намагайтеся спорожнити голову. Помітивши думки, ви можете їх позначити та звільнити - наприклад, коли ви думаєте про свою роботу, скажіть собі «Робота» і відпустіть її. Продовжуйте це робити, доки виникають думки.
Візуалізуйте. А зараз приділіть кілька хвилин, щоб подумати про свою мету і про те, як її досягти. Це допоможе вам пережити важкі часи, які можуть настати разом із досягненням вашої мети.
Знайте, що це непросто. Речі, які цього варті, рідко буває легко отримати. Можливо, вам доведеться вирішити багато проблем або переробити деякі речі, переслідуючи свою мету. Прийміть їх у міру приходу.
- Багато гуру, які прославляють життя нині, радять приймати напасті, ніби їх ти сам вибрав. Замість того, щоб битися чи засмучуватися, прийміть їх, навчіться у них та придумайте, як досягти своєї мети з огляду на зміни обставин.

Частина 4 з 4: Визначення ваших цілей

Запишіть, чого ви хочете досягти. Зробіть це в журналі або текстовому документі. Це особливо корисно, якщо ви не впевнені в тому, що хочете зробити, і просто маєте про це почуття.
- Регулярне ведення журналу - це хороший спосіб залишатися поруч із собою та бути в курсі того, що почуваєш. Багато людей стверджують, що письмо допомагає їм прояснити, що вони відчувають і чого хочуть.
Проведіть дослідження. Як тільки ви уявите, чим хочете займатися, починайте вивчати. Вивчення ваших цілей допоможе вам знайти найкращий спосіб їх досягнення.
- Інтернет-форуми, такі як Reddit, є гарним місцем для обговорення більшості тем, особливо якщо вам потрібна думка інсайдера щодо конкретної кар’єри.
- Приклад: Коли ви пишете свою дипломну роботу, ви починаєте замислюватися, що з часом ви будете робити з нею. Прочитайте, що зробили інші з такою ж освітою, як ваша. Це може навіть допомогти вам опублікувати свою дисертацію або знайти інші можливості, які сприяють вашій кар’єрі.
Розгляньте свої варіанти та виберіть той, який найкраще відповідає вашим цілям. Провівши дослідження, ви будете добре уявляти, як виглядає кожен шлях та результат. Це має полегшити вам вибір шляху, який найкраще відповідає вашим цілям.
Будьте в курсі того, що може вплинути на вас, що супроводжує досягнення вашої мети. Сюди входить усвідомлення речей, які можуть утримати вас від досягнення мети - у випадку написання дипломної роботи це може бути психічне виснаження, відсутність досліджень або несподівані робочі обов’язки.
Будьте гнучкими. Ваші цілі можуть змінюватися, коли ви будете працювати над ними. Дайте собі простір, і в результаті ваші цілі будуть розвиватися. Тим не менш, не здавайтеся, коли ситуація стане жорсткою. Існує різниця між втратою інтересу та втратою надії!

Поради

Ви можете застосувати ті самі методи планування та визначення цілей до довгострокових цілей, таких як вибір кар’єри.
Якщо ви думаєте, що планування вашого часу здається нудним, враховуйте це: планування днів, тижнів і навіть місяців заздалегідь позбавить вас частого прийняття рішення про те, що робити далі. Це звільняє ваш розум, робить вас більш креативними та більш зосередженими на роботі, яка має значення.