Зміст

• Крок
• Спосіб 1 з 3: Вибір правильного формату
• Спосіб 2 з 3: Напишіть своє повідомлення
• Метод 3 із 3: Підготуйте електронний лист для надсилання

Багато людей дуже неохоче пишуть офіційні листи. Зазвичай ви використовуєте електронну пошту для надсилання особистих та неформальних повідомлень. Якщо вам потрібно надіслати електронне повідомлення вчителю, роботодавцю, клієнту, державному органу чи іншому офіційному пункту призначення, є кілька простих вказівок, яких ви можете дотримуватися. Зберігайте своє повідомлення чітким і стислим та дотримуйтесь загальновизнаних стандартів стилю, тону та форматування. І не забудьте прочитати та перевірити свою електронну пошту перед надсиланням.

Крок

Спосіб 1 з 3: Вибір правильного формату

1. Використовуйте нейтральну електронну адресу. Найкраще використовувати електронну адресу, яка є різновидом вашого справжнього імені, а не імені користувача, псевдоніма чи псевдоніма. Для створення адреси електронної пошти, яка складається не більше ніж з вашого імені, без зайвих цифр або букв, ви можете використовувати крапки та / або дефіси або дефіси.
   • Наприклад, електронна адреса, така як [email protected], виглядає не надто професійно. Адреса [email protected], навпаки, справляє набагато більш серйозне враження.
2. Дотримуйтесь професійного шрифту. Більшість постачальників послуг електронної пошти не дозволяють вибирати з великої кількості різних шрифтів та стилів макета. У будь-якому випадку, найкраще дотримуватися традиційного стилю в офіційному електронному листі із таким шрифтом, як Times New Roman або Arial. Не використовуйте декоративні шрифти, такі як Comic Sans або давньоанглійська. Також майте на увазі наступне:
   • Введіть електронну пошту в розбірливому розмірі шрифту, наприклад, розмір шрифту 12.
   • Уникайте особливих стилів, таких як курсив, виділені або різнокольорові шрифти, за винятком випадків, коли їх використання виправдане у зв'язку зі змістом та призначенням вашої електронної пошти.
   • Не пишіть увесь текст великими літерами. Якщо ви набираєте все великими літерами, здається, що ви кричите на одержувача.
3. Виберіть короткий і точний предмет. У своїй темі використовуйте ключові слова, які описують саме те, про що йдеться в електронному листі, не більше ніж кількома словами. Таким чином, ви допомагаєте запобігти читачеві не помітити ваше повідомлення, оскільки в електронному листі немає теми, занадто розмитої теми або теми, яка створює враження, що електронна пошта не є важливою.
   • Такі теми, як: "Питання", "Повідомлення від мене" або "Електронна пошта про важливу тему", є занадто розмитими або зайвими, а тому абсолютно марними.
   • З іншого боку, така тема, як "Розклад, список гостей, налаштування обіду та огляд зустрічей 12 березня", занадто довга, щоб її можна було обробити. Більше того, ця назва охоплює кілька тем.
   • Заголовок на кшталт "Збиток пошкодження ескалатора 12 березня" короткий і зрозумілий. Він вказує одержувачу на одну основну тему та відповідну дату.

Спосіб 2 з 3: Напишіть своє повідомлення

1. Виберіть відповідний привітання. Завжди розпочинайте офіційний електронний лист із відповідним привітанням. Найкраще називати адресата його іменем (якщо ви їх знаєте). В принципі, привітання офіційного електронного листа завжди починається з "Шановний ...", після чого йде заголовок (сер / пані), прізвище людини та кома. Якщо ви вже знаєте людину, якій адресовано електронне повідомлення, можете розпочати привітання з "Шановний ...", після чого слід ім'я.
   • Якщо ви не знаєте імені особи, якій адресовано вашу електронну адресу, використовуйте привітання типу "Шановний пане / пані", "Шановний голова / шановний правління" або, якщо потрібно, "Кому це стосується".
   • Не починайте електронну пошту з "Привіт", "Привіт", "До побачення" або інших випадкових привітань.
2. Представтесь у першому абзаці, якщо це необхідно. Якщо ваше повідомлення адресоване комусь, з ким у вас наразі немає стосунків, наприклад новому клієнту, спершу скажіть керівник відділу набору та відбору компанії, до якого ви хочете подати заяву, або чиновник у муніципалітеті хто ви і яка причина вашого повідомлення. Зробіть це у реченні або двох на початку вашого електронного листа.
   • Наприклад, якщо ви хочете надіслати електронний лист потенційному роботодавцю, ви можете сказати: «Мене звати Ерік ван Раам. Причиною цього електронного листа є те, що я хотів би подати заявку на посаду адміністративного помічника, згаданого на веб-сайті CarrièreXYZ.nl ".
3. Почніть з найважливішої інформації. Представшись та підсумувавши причину вашого повідомлення, ви можете перейти до основної частини електронної пошти. Помістіть найважливішу інформацію майже вгорі. Таким чином ви виявляєте повагу до дорогоцінного часу одержувача і швидко з’ясовуєте мету свого електронного листа.
   • Наприклад, якщо ви пишете державному службовцю в державному відомстві, перше, що ви можете сказати, це: «Мене звати Алетта ван Раам. Я знайшов вашу електронну адресу на веб-сайті прокуратури. Я пишу вам для допиту повістку, яку я отримав 31 грудня 2009 року у зв’язку з порушенням правил дорожнього руху. "
4. Скажіть, як це прямо. У офіційному електронному листі абсолютно не проблема бути прямим, якщо ви залишаєтесь ввічливими. Об’їжджаючи кущ, ви лише досягаєте того, що увага вашого читача зменшується, ускладнюючи йому чи їй точно визначити, що ви хочете чи потребуєте.
   • Наприклад, якщо ви пишете електронною поштою викладачеві, не витрачайте місця на непотрібні заповнення, наприклад: «Я Діана Франссен. Ми знайомі? Хімія 221 - це мій улюблений предмет на даний момент. Мені подобається організація лекцій. Я завжди можу все досконало стежити і завжди точно знаю, чого чекати на іспиті. Говорячи про іспити, я хотів запитати про наступний іспитовий тиждень ".
   • Натомість набагато зрозуміліше написати щось на зразок: "Мене звати Діана Франссен, і я відвідую з вами хімію 221. Я пишу вам із запитанням про можливий конфлікт у найближчі іспитні години".
5. Нехай це буде коротко. Не існує стандартного правила щодо встановленої довжини електронного листа. Тим не менше, найкраще зберігати максимальну довжину поверхні одного екрану (ноутбука або ПК) для електронного листа.
   • Якщо ваша електронна пошта відносно довга, розділіть її на кілька коротких абзаців. Вставте порожній рядок між двома абзацами, замість відступу на початку кожного абзацу.
6. Зберігайте свою мову офіційною. Ви пишете офіційний електронний лист у професійному контексті, саме тому, природно, хочете справити гарне враження. Використовуйте повні речення та ввічливі фрази. Уникайте таких речей, як:
   • Сленг
   • Непотрібні скорочення або скорочення
   • Смайлики та смайлики
   • Вульгарна мова
   • Жарти
7. Закрийте електронну пошту належним чином. Те, що стосується привітання, стосується і закриття. Ви можете закрити офіційний електронний лист кількома прийнятними способами. Завжди вказуйте своє повне ім’я та посаду під закриттям. Залежно від вмісту вашої електронної пошти, ви можете скористатися одним або кількома з таких закриттів:
   • "Чекаю вашої відповіді, я залишаюся"
   • 'Щиро Ваш,'
   • "З повагою"
   • "Заздалегідь велике спасибі"
   • "Привітне спасибі"

Метод 3 із 3: Підготуйте електронний лист для надсилання

1. Додайте будь-які вкладення, які ви хочете включити. Якщо вам потрібно додати певні вкладення до електронної пошти, перелічіть їх у тілі електронної пошти, щоб повідомити одержувача про наявність вкладень із електронною поштою. Будьте приємними, щоб кількість і розмір вкладень були невеликими, і вибирайте традиційні та широко сумісні типи файлів.
   • Наприклад, додайте коментар, наприклад: "Вкладене я надішлю вам копію свого резюме та портфоліо у форматі PDF".
2. Уважно перевіряйте електронну пошту на наявність орфографічних та граматичних помилок. Не слід покладатися наосліп на перевірку правопису постачальника послуг електронної пошти чи програми обробки текстів. Читання електронної пошти вголос або прохання когось іншого перевірити її для вас - це чудовий спосіб вибрати помилки, орфографічні помилки чи незрозумілі речення.
3. Переконайтесь, що у вашій електронній пошті немає конфіденційної інформації. Завжди майте на увазі, що електронна пошта не є 100% безпечною системою зв'язку. Майте на увазі, що сервери електронної пошти можуть бути зламані або що одержувач міг навмисно чи ні обмінюватися інформацією, яку ви не хотіли оприлюднювати з іншими.
   • Уникайте включення паролів, номерів рахунків та іншої конфіденційної інформації до електронного листа.