Зміст

• Крок
• Метод 1 з 2: Частина 1: Майте відповідні навички
• Метод 2 з 2: Частина 2: Будьте репрезентативними
• Поради
• Попередження

Кожна компанія, яка приймає відвідувачів, потребує портьє. Портьє - це той, хто приймає відвідувачів на прилавку компанії чи установи. Зазвичай це перша людина, з якою повинен зустрітися відвідувач, і, як відомо, перші враження завжди дуже важливі. Адміністратор повинен прийняти відвідувача ввічливо і відповісти правильно, також по телефону або електронною поштою. Це як би візитна картка компанії.

Крок

Метод 1 з 2: Частина 1: Майте відповідні навички

1. Мати відмінні організаторські здібності. Як адміністратор ви є візитною карткою компанії - - ви людина, з якою спочатку розмовляє клієнт, і до якої працівники приходять за інформацією та плануванням. На додаток до дзвінків та перенаправлення відвідувачів, вам часто доводиться мати справу з клієнтами, організовувати всілякі заходи, домовлятися про зустрічі тощо. Оскільки це тягне за собою багато обов’язків, важливо, щоб ви як портьє були добре організованими, щоб ви могли робити кілька речей одночасно. Якщо ви не можете взяти на себе кілька завдань одночасно і виконати їх у правильному порядку, ви не протримаєтесь довго в якості портьє.
   • Хороший спосіб бути організованим - це інвестувати в систему архівування, з якою ви можете працювати. Важливо, щоб ви знали, які папери та інформація можуть знадобитися вашому начальнику, колегам та клієнтам. Зберігайте всю цю інформацію в різних папках - на робочому столі комп’ютера або на папері. Організуйте свою систему так, як вам найкраще підходить - якщо для цього вам потрібні неонові наліпки, це теж добре.
   • Організованість також означає, що ви можете мотивувати себе - вам не потрібно, щоб хтось розповідав вам, як щось робити, або щоб тримати вас на правильному шляху. Якщо ви добре організовані, ви точно знаєте, які завдання ви повинні виконати за день, і які справи мають пріоритет.
   • Переконайтеся, що у вас під рукою (багато) телефонних номерів, наприклад, номерів колег, підрядників, продавців, служб екстреної допомоги тощо. Вони вам знадобляться у певний час. Зберігайте номери телефонів у спеціальній комп'ютерній програмі або в Rolodex.
2. Переконайтесь, що у вас є трохи технічних знань. Найважливіша технологія, з якою доводиться мати справу портьє, - це телефон - і всі ті кнопки та лінії, пов’язані з ним. Комп’ютерні навички також незамінні - більшість працівників адміністрації повинні знати, як надсилати електронні листи, і добре володіти текстовим процесором. Також корисно, якщо ви знаєте, як створювати електронні таблиці та використовувати програми, характерні для компанії, в якій ви працюєте.
   • Пам’ятайте, що вам, швидше за все, також доведеться вміти працювати з копіром, сканером та принтером (і вирішувати проблеми, з якими стикаються ваші колеги при роботі з цими пристроями). Якщо ви знаєте, яке обладнання ви використовуєте, заглибіться в посібники, щоб вирішити найпоширеніші проблеми.
3. Будь довірливим. Очікується, що портьє завжди буде за своїм столом - компанія отримує погане ім’я, якщо ніхто не відповідає на дзвінки, або якщо час очікування дуже великий. Зробіть довіру вашим пріоритетом - якщо ваш начальник знає, що може покластися на вас і що ви завжди там, щоб допомогти, ви станете незамінним.
4. Будьте хорошим слухачем. Важливою частиною роботи адміністратора є прослуховування інших людей - по телефону, коли клієнт задає питання за столом або коли інформація передається вам. Якщо ви добре слухаєте, ви можете працювати ефективніше - ви зможете вирішити проблеми легше, якщо одразу зрозумієте, що хтось просить у вас, і ви можете краще направити клієнтів до відділу, де їм можна допомогти.
5. Все робіть нотатки. Коли начальник просить вас щось зробити, запишіть деталі. Коли клієнт телефонує, обов’язково запишіть його інформацію (ім’я, контактні дані, те, що він хоче тощо). Нотатки допомагають вам бути впорядкованими та нагадувати про всі дрібниці, які з’являються протягом дня. Запишіть свої нотатки в зошит або блокнот і постійно тримайте їх при собі. Ви будете здивовані, наскільки це корисно, особливо якщо ви хочете знати, чого хотів той, хто дзвонив п’ять годин тому.
   • Обов’язково випишіть докладно повідомлення та прочитайте написане. Повторюйте повідомлення та / або контактні дані, коли записуєте їх, щоб переконатися, що у вас є правильна інформація.
6. Відповідайте на телефон ввічливо стандартним привітанням, наприклад: "Доброго ранку, ви розмовляєте з ____ (ваше ім'я), від ____ (назва компанії), як я можу вам допомогти?Обов’язково відповідайте на телефонні дзвінки після одного-двох дзвінків. Не можна затримувати людей більше хвилини (це довше, ніж ви думаєте).
   • Уважно слухайте ім’я людини, про яку просить телефон. Повторіть, якщо хочете переконатися. Запитайте, чи може той, хто телефонує, написати ім’я, якщо це важко зрозуміти.
   • Акуратно перенесіть розмову за допомогою стандартної фрази, наприклад, "Зачекайте хвилину, я передам вас до містера Сміта". Або якщо особа веде бесіду: "Містер Сміт зараз веде бесіду. Чи хотіли б ви почекати, чи я повинен передати повідомлення?". Ввічливо подякуйте абоненту та перенесіть дзвінок.
7. Вітайте постачальників посилок з таким самим професіоналізмом та ввічливістю, як і будь-який інший відвідувач. Можливо, вам доведеться підписати для доставки. Переконайтеся, що ваш підпис розбірливий. Доставцеві можуть знадобитися вказівки, куди покласти пакунок. Обов’язково зв’яжіться з відповідними працівниками з таких питань.
8. Приймайте клієнтів, які приходять до бізнесу ефективно та ввічливо. Після того, як відвідувач скаже вам, хто вони і кого вони шукають, ви зв’язуєтеся з цією людиною і повідомляєте, хто там. Типовим реченням, яке ви можете використати для цього, є: "Містер Сміт, місіс Янсен з XYZ b.v. приїжджає на зустріч у 2 години". Завжди намагайтеся вказувати ім’я та прізвище та компанію, яку вони представляють. Корисно запитати, чи має він / вона зустріч. Потім пан Сміт дасть подальші вказівки щодо того, де змусити замовника чекати і як довго це займе. Потім ви можете сказати відвідувачеві: "Містер Сміт буде за хвилину". Або: "Містер Сміт каже, що закінчує зустріч і що він буде там через 5 хвилин. Будь ласка, сідайте".

Метод 2 з 2: Частина 2: Будьте репрезентативними

1. Ставтеся позитивно. Як зазначалося вище, портьє є візитною карткою компанії - клієнти бачать вас першими і відповідають на запитання людей, які не можуть прийти в офіс. Ніхто не хоче, щоб його зустрічало кисле або сварливе обличчя. Завжди майте посмішку на обличчі та життєрадісну особистість. Будьте терплячі до складних клієнтів, навіть якщо вони вам нервують.
   • Навіть якщо у вас дуже складний клієнт, продовжуйте нагадувати собі, що у вас сильна, щаслива особистість. Скажіть собі, що вони змушують вас розчаруватися, але знайте, що поки ви робите все можливе, щоб задовольнити їх, ви не той, хто робить щось не так. Краще зберігати спокій, ніж вибухати.
2. Підготуйте привітання. Завжди важливо привітати клієнтів доброзичливо. Навіть якщо вам доведеться щось закінчити, перш ніж ви зможете допомогти клієнту, важливо привітати його, щоб вони знали, що їх бачили, і що їм допоможуть.
   • Наприклад, ви можете привітати: "Доброго ранку! Якщо ви сядете, я буду з вами!".
3. Бути ввічливими. Будь поважним. Ставтеся до всіх так, ніби вони сьогодні найважливіша людина, яка заходить до офісу. Це ваша робота - нікого не хвилює, що ви сьогодні вранці провели години в пробці або що ви просто полили кавою нові шкіряні черевики. Залиште особисті турботи вдома. Зробіть так, щоб клієнт почувався комфортно і насолоджувався спілкуванням з вами.
4. Представник сукні. Ви представляєте компанію, тому ви повинні виглядати охайно. Інвестуйте в одяг, який відповідає корпоративній культурі. Якщо ви є портьє у певному виді бізнесу (наприклад, торгова марка одягу), може бути добре носити одяг цієї марки. Схиляйтесь до консервативної сторони, якщо ви не працюєте в місці, де мода чи інші фактори важливі.
   • Перевірте, чи існує у вашій компанії конкретні правила щодо одягу. У вашої компанії може бути нормально офіційний робочий одяг, але ніколи не пам’ятайте про вас до одягайтеся офіційно (спортивні штани можуть не оцінити).
5. Завжди виглядайте акуратно.

Поради

• Тримайте особисті речі окремо від роботи. Це також означає, що ви не працюєте з особистими розмовами та електронними листами на роботі. ІТ-відділ може контролювати діяльність вашого комп’ютера.
• Будьте приємні з менеджерами, подивіться, чи можете ви допомогти їм, коли вам нічого робити.
• Пам’ятайте, хто виплачує вам зарплату, і будьте завжди з повагою до них.
• Знайдіть того, хто може стежити за робочим столом або телефоном, коли вам потрібно сходити у ванну, коли ви вийдете на обід, у відпустку і т. Д. Таким чином вас не будуть чекати розлючені люди, коли ви повернетесь.
• Запитайте колег, чи можете ви чим-небудь допомогти. Ви можете завести друзів краще, допомагаючи, ніж вороги, скаржившись.
• Обробка пошти також часто є частиною вашої роботи. У перший день негайно з’ясуйте, куди потрібно їхати, хто і коли його доставить.
• Завжди будьте готові вивчити нове завдання. Універсальність може принести вам багато.
• Напишіть повідомлення у двох примірниках і передайте копію особі, для якої воно призначене. Або скористайтеся щоденником, це полегшує пошук речей, особливо якщо ви шукаєте ім’я чи номер телефону.

Попередження

• Ніколи не кажіть "не буду". Тоді ви швидко втратите роботу.
• Не вдавай, що ти приємний. Люди це бачать. Будьте щиро зацікавленими, ввічливими та поважними. Якщо ви не можете цього зробити, вам не слід стати портьє. Ви руйнуєте репутацію компанії. Тоді скоріше шукайте офісну роботу, де вам не потрібно виходити на публіку.
• Не сперечайтеся з клієнтом чи абонентом. Направляйте його / її до вищого начальника.