Зміст

• Крок
• Частина 1 з 3: Запит на відпустку у роботодавця
• Частина 2 з 3: Подання заяви на відпустку у вашому університеті чи школі
• Частина 3 з 3: Форматування вашого листа

Відпустка - це період, коли ви маєте дозвіл звільнитися від роботи чи школи. Відпустка може знадобитися з різних причин, наприклад, коли ви хворієте самі, або коли хворіє член сім'ї, або через тривалу відпустку. У деяких випадках за законом працівники мають право на певні форми відпусток, таких як декретні або відпустки, коли ви усиновлюєте дитину, або коли вам доводиться піклуватися про близького члена сім'ї. Визначення відпустки залежить від тривалості відсутності. У деяких випадках, таких як короткочасне відсутність на роботі чи в школі менше місяця, це не вважається відпусткою, тоді як в інших випадках навіть відсутність тижня вважається відпусткою. Перш ніж подавати заявку на відпустку, важливо визначити, що роботодавець або школа визначає як відпустку, оскільки запропонована вами відсутність може виявитися недостатньою для того, щоб ви могли офіційно просити про це.

Крок

Частина 1 з 3: Запит на відпустку у роботодавця

1. Заздалегідь попередьте свого керівника. Коли ви вимагаєте від роботодавця відпустки, важливо завчасно попередити. Звичайно, раннє попередження не завжди можливо за певних обставин, таких як несподівана смерть коханої людини. Однак, якщо можливе раннє попередження (наприклад, якщо вихідний час, який ви хочете, залишився лише за кілька тижнів або місяців), напишіть лист якомога раніше, щоб ваш роботодавець та члени команди на роботі могли це врахувати. Хорошим способом попереднього попередження є обговорення пропозиції про відпустку з вашим начальником перед тим, як подати заявку на відпустку. Таким чином, ви можете посилатися на свою попередню розмову у своєму першому реченні, і лист не стане несподіванкою для вашого начальника.
2. Вкажіть конкретну дату. Вкажіть конкретні дати, за якими ви збираєтесь триматися подалі. Не роздумуйте про те, коли ви хочете бути відсутнім. У деяких випадках можливо неможливо надати конкретні дані, але конкретні дані допоможуть вашому роботодавцю та вашим колегам заздалегідь спланувати, як вони можуть керувати вашою роботою у вашій відсутності. Тому, якщо це можливо, будьте якомога конкретніше у своєму листі про дати, в які ви плануєте триматися подалі від роботи.
3. Будьте прозорими щодо свого роботодавця. Будьте якомога прозорішими щодо того, чому ви хочете відпочити. Це не означає, що вам доведеться детально розглядати кожну дрібницю, чому ви хочете триматися подалі. У багатьох випадках ваш роботодавець навіть не має права знати певні подробиці про ваше приватне життя. Однак, якщо ви максимально прозорі та чесні щодо свого роботодавця щодо того, чому ви хочете отримати відпустку, мінімізується можливість конфлікту з керівництвом.
4. Обговоріть, як ваша робота буде передана у вашу відсутність. У своєму листі ви повинні зазначити, що ви усвідомлюєте свої обов’язки і розумієте, що перед тим, як піти, ви хотіли б обговорити, як ваша робота буде передана у вашу відсутність. Ви можете вказати у своєму листі детальну інформацію про те, як ви вважаєте, що ваша робота повинна бути передана (наприклад, залишаючи детальні примітки членам вашої команди про поточні проекти, які слід виконати у вашу відсутність, або надавши свої контактні дані, щоб члени групи могли зв’язатися з вами у надзвичайних ситуаціях).
5. Знайте, на які типи відпусток ви маєте право. Знайте, що ви маєте право на певні види відпусток за законом. Важливо розрізнити відпустку, на яку ви маєте право, та відпустку, яку може дозволити лише ваш роботодавець.
   • Наприклад, у Нідерландах ви маєте право як мінімум на 16 тижнів неоплачуваної декретної відпустки (але ви все одно можете отримати допомогу) після народження дитини або не пізніше 22 тижнів після усиновлення дитини.
   • Якщо ви пишете лист із проханням про відпустку, на яку ви маєте право згідно із законом, ви можете базуватись на цьому. Наприклад, ви можете сказати: "Як ми з вами знаємо, я маю право на відпустку. Я сподіваюся отримати вільний час між (ввести дати). Як ми можемо забезпечити продовження продуктивності? ". Крім того, запитання у роботодавця, як підтримувати продуктивність, свідчить про те, що ви дбаєте про добробут свого роботодавця, і це може зміцнити ваші позиції на роботі.
   • Якщо ви просите про відпустку, на яку ви не маєте автоматичного права згідно з вашим контрактом, відрегулюйте тон, щоб показати, що ви шкодуєте за незручності, і обіцяєте компенсувати втрачений час якнайкраще.
   • Повідомте свого начальника, якщо у вас нараховано дні відпусток чи дні хвороби.
   • Включення цієї інформації до листа також робить ситуацію зрозумілішою для кадровика, якщо ваш начальник вирішить відхилити вашу заявку і вам доведеться подати апеляцію.
6. Надайте ідеї щодо того, як ви хотіли б делегувати свою роботу за вашої відсутності. Хоча останнє слово з цього приводу має, можливо, ваш начальник, ви можете надати корисні пропозиції щодо того, хто із ваших співробітників вважає за краще взяти на себе різні аспекти вашої роботи за вашої відсутності. Однак не давайте все одній людині, оскільки це було б несправедливо щодо цього колеги.
7. Використовуйте поважний тон. Незалежно від обставин, важливо, щоб ви подавали заяву на відпустку ввічливо. Іншими словами, вам слід вимагати, а не вимагати, навіть якщо ви маєте на це право згідно із законом. Ввічливе прохання може запобігти конфронтації з керівництвом.

Частина 2 з 3: Подання заяви на відпустку у вашому університеті чи школі

1. Знайдіть форму запиту на відпустку. Студенти, які хочуть подати заявку на відпустку у своєму університеті чи школі, як правило, повинні заповнити форму. Завантажте форму заявки на відпустку з веб-сайту вашого університету. Ці форми також повинні бути доступні на кафедрі вашої навчальної програми.
2. Заповнити форму. У формі запитується така інформація, як ваше ім’я, номер студента, ваша адреса та ваша навчальна програма.
   • У формі, можливо, також буде вказано ваше громадянство або візу. Відпустка може вплинути на візу іноземних студентів. Це тому, що якщо ви іноземний студент, вам видали візу для навчання. Якщо ви відмовляєтесь від навчання на тривалий час, вас можуть попросити повернутися у свою країну та подати заявку на візу, якщо ви хочете повернутися. Дізнайтеся, який вплив може мати відпустка на вашу візу, якщо ви іноземний студент, який має студентську візу. Ця політика відрізняється залежно від країни і визначається урядом.
   • В університетах США у формі запитується, чи отримуєте Ви фінансову підтримку від уряду. Якщо ви студент у США і отримуєте допомогу, ви, як правило, вимагаєте відвідування, щоб отримати цю допомогу. Відпустка може вплинути на ваше право на цю допомогу, тому важливо зв’язатися з Управлінням допомоги та поговорити з фінансовим консультантом про те, як найкраще подати заявку на відпустку. У Нідерландах, будучи учнем у школі, ви також повинні вимагати відпустки через відвідування навчального закладу або обов’язкову освіту.
3. Напишіть лист для прохання про відпустку як підтверджуючу документацію. До заяви про відпустку зазвичай додаються супровідні документи, які ваш університет потребує для затвердження вашого запиту. Якщо ви подаєте заяву на військову відпустку, ви повинні додати свій військовий наказ. Якщо ви подаєте заяву на відпустку з медичних причин, ви повинні додати лист від лікаря або медичного працівника.Однак, якщо ви подаєте заявку на відпустку з особистих причин, ви повинні написати лист із запитом на відпустку із зазначенням обставин та причин вашої заяви.
4. Будьте прозорими щодо своїх причин. Якщо ваше клопотання про відпустку стосується особистих причин, важливо бути максимально прозорим щодо свого відділу, щоб ваш відділ міг визначити, чи маєте ви право на відпустку у вашій конкретній ситуації.
5. У своєму листі згадайте будь-яку роботу, яку ви хочете зробити, поки вас немає. Наприклад, ви можете бути студентом-дослідником, який подає заяву на відпустку для завершення свого дослідницького проекту у віддаленому місці. Докторанти, як правило, мають право на такий вид відпустки. Однак вони повинні обговорити свої плани з консультантами своїх викладачів перед тим, як буде призначена відпустка, щоб радник з навчання міг підтвердити кафедрі, що ви (студент) досягаєте своїх цілей дослідження. У своєму запиті на відпустку вкажіть будь-яку роботу, яку ви плануєте зробити під час вашої відсутності.

Частина 3 з 3: Форматування вашого листа

1. Вкажіть адресу відправника. Може здатися непотрібним вказувати власну адресу, якщо ви працюєте в одній будівлі з роботодавцем, але це забезпечить повернення листа на правильну адресу у випадку, якщо поштове відділення помилиться з доставкою. Відділ кадрів також легко заархівує ваш лист, якщо на ньому написана ваша адреса.
2. Використовуйте дату заповнення листа. Часто люди датують свій лист, коли його починають, але якщо вам потрібно кілька днів, щоб закінчити лист, не забудьте змінити дату на дату, коли лист був заповнений та підписаний.
3. Вкажіть адресу адресата. Вкажіть ім’я адресата та їх особисте звання (наприклад, д-р Сміт, проф. Луйтен).
4. Використовуйте ім’я одержувача для привітання. Навіть якщо ви добре знаєте свого начальника, зверніться до неї офіційно за професійним чи особистим званням, а потім - за прізвищем.
5. Визначтесь, який стиль форматування ви хочете використовувати для абзаців. Популярний стиль форматування дотримується таких звичаїв:
   • Абзаци розташовані з пробілом.
   • Правила суперечать лівому полю.
   • Замість відступу абзацу, всі рядки повинні бути проти лівого поля.
   • Між абзацами є пробіл.
6. Закінчіть свій лист ввічливим завершенням, наприклад, "Щиро" або "З найкращими побажаннями".
   • Поставте пробіл між останнім абзацом та закриттям "Щиро".
   • Залиште чотири білі рядки між "Щиро" та вашим підписом.
7. Підпишіть лист. Коли ви надрукували лист, підпишіться пером у проміжку між чотирма білими лініями.