Зміст

• Крок
• Спосіб 1 з 3: Використання списку
• Метод 2 з 3: Використання розкладу
• Метод 3 з 3: Усунення відволікаючих факторів

Можливо, ви студент з повним графіком навантаження на навчання і намагаєтесь краще розпоряджатися своїм часом, або ви роботодавець, який хоче переконатись, що його працівники перестають витрачати час. Незалежно від вашої ролі, ви, мабуть, захочете зосередитись на тому, як створити режим дня, який гарантуватиме, що ви не витрачаєте час і отримуєте максимум від свого дня, що можете. Організаційні стратегії, такі як списки та розклади, можуть бути корисними, як і вжиття заходів для усунення будь-яких відволікаючих факторів, які забирають ваш цінний час.

Крок

Спосіб 1 з 3: Використання списку

1. Створіть список своїх завдань на день. Почніть з аркуша паперу та ручки. Подумайте про завдання, які ви хочете запланувати на день, або про зобов’язання, які у вас є, і запишіть їх усі. Це може бути такий список, як "продовольчі товари, пральня, прибирання, домашні завдання" або "звіти про стан клієнтів, електронні листи, зустрічі, оформлення документів".
   • Додайте до списку якомога більше завдань, від менших до більших. Спробуйте продумати кожне зобов’язання або завдання на день, щоб переконатися, що воно потрапило до вашого списку пріоритетів.
2. Організуйте завдання від найвищого до найменшого пріоритету. Один із способів працювати розумніше - це спочатку зосередитись на найвищому пріоритеті, а потім пройти шлях до списку до пунктів з найнижчим пріоритетом. Це називається правилом 80/20, згідно з яким діяльність, яка принесе вам найбільшу користь, повинна займати 80% вашого часу. Заходи, які приносять вам менше всього, повинні займати близько 20% вашого часу.
   • Перегляньте свій список і дайте кожному завданню номер від найвищого до найменшого пріоритету. Тоді ви повинні розташувати їх по порядку, щоб вони були упорядковані від вищого до найнижчого, з урахуванням пріоритету та того, що приносить вам кожне завдання.
3. Створіть групи пов’язаних завдань. Отримавши пронумерований і упорядкований список пріоритетів, створіть менші групи завдань, які складають певний процес. Наприклад, створіть групу завдань, таких як відповідь на електронні листи та дзвінки клієнтам, які складають одногодинний процес, і назвіть це «контакт із клієнтом». Тоді ви зможете легко і легко виконати будь-яке завдання протягом відведеного періоду часу.
   • Спробуйте зробити це для всіх своїх завдань, щоб вам не довелося переключатися між різними процесами або витрачати свій час, роздумуючи, яке завдання виконати далі. Завдання, пов’язані з групуванням, допоможуть вам покращити управління часом та зменшити стрес під час роботи зі списком пріоритетів.
4. Приділяйте собі менше часу для кожного завдання. Відповідно до закону Паркінсона, зменшення часу на виконання завдання зменшить час, необхідний для виконання цього завдання. Замість того, щоб перерозподіляти час, обмежте час, який ви звільняєте для кожного завдання, щоб вас змусили виконати це завдання швидше. Ви можете почати робити це обережно, поступово забираючи менше часу на кожне завдання, поки не досягнете ідеальної точки, коли ви не відчуваєте, що вам потрібно поспішати, але також не встигаєте затриматися або марнувати.
   • З часом у вас складеться гарне почуття управління часом, особливо якщо ви змушені витрачати на кожне завдання не більше обмеженої кількості часу. Це корисно, якщо ви схильні дотримуватися тієї ж рутини або якщо ви щодня маєте подібний перелік завдань.
5. Винагороджуйте себе, коли список буде завершено. Як тільки ви позначите всі завдання у вашому списку, як правило, наприкінці робочого дня, ви повинні дати собі невелику винагороду. Це може бути гарна вечеря, келих вина або час для розваг та відпочинку. Нагороджуючи себе, ви матимете мотивацію виконувати всі свої завдання щодня.
   • Ви також можете визначити, якою буде ваша винагорода перед початком дня, щоб ви могли використовувати винагороду як мотивацію для виконання своїх завдань. Наприклад, скажімо, вам доведеться вчитися на тест і плануєте вийти на вечерю з друзями. Тоді використовуйте ці плани на цю вечерю як привід продовжувати вчитися і виконувати це завдання сьогодні, щоб не пропустити вечерю.

Метод 2 з 3: Використання розкладу

1. Складіть графік на кожну годину дня. Напишіть це на аркуші паперу або скористайтеся календарем на комп’ютері, щоб створити вікна для кожної години робочого дня або години дня, коли ви не спите. Це може бути від дев'яти до п'яти або від десяти до семи. Хоча вам не потрібно заповнювати кожен часовий проміжок з точністю до хвилин, корисно переконатися, що кожна година вашого дня включена у ваш графік.
   • Почніть із заповнення кожної години дня необхідним завданням на цей день. Ви можете розпочати з найважливіших завдань, а потім продовжувати працювати, поки не дійдете до найменш важливих завдань. Якщо ви вважаєте себе ранковою людиною, ви можете вирішити запланувати складніші завдання раніше дня, але якщо ви знаєте, що зазвичай починаєте тільки після обіду, то можете вирішити виконувати більш складні завдання трохи пізніше дня ... день. Спробуйте пристосувати свій графік до власних потреб та робочих звичок, оскільки таким чином, якщо ви почнете його використовувати, шанси на успіх графіку будуть вищими.
   • Ви можете створити шаблон для свого розкладу на дошці або календарі (на своєму мобільному пристрої), щоб ви могли оновлювати його щодня, залежно від вашого розкладу на цей день.
2. Дайте собі 10-хвилинну перерву кожні одну-дві години. Може бути важко зосередитись на завданні або групі завдань більше 1-2 годин. Обов’язково робіть 10-хвилинну перерву щогодини або кожні дві години, щоб не відчувати перевтоми чи перевтоми. Під час цієї міні-перерви вам слід встати і прогулятися по кабінету або поговорити з колегою в їдальні. Ви можете взяти чашку кави або зробити невелику прогулянку на вулиці. Намагайтеся робити перерви не довше 10 хвилин або менше, щоб ваш графік не порушився.
   • Ви також можете робити 10 глибоких вдихів щогодини, щоб очистити розум і зробити перерву. Це може допомогти вам по-іншому поглянути на завдання, яке ви виконуєте чи будете виконувати, і на деякий час зосередити увагу на собі, незважаючи на напружений робочий день.
3. Спробуйте перший раз правильно виконати кожне завдання. Краще не поспішайте і одразу виконуйте кожне завдання правильно, ніж перебирати календар і не пропускати погляд на кожне завдання. Швидкий перегляд електронних листів може призвести до постійного обміну електронною поштою, особливо якщо ви надсилаєте загадкові або заплутані електронні листи клієнтам. Натисніть на гальмо і не поспішайте писати чисті електронні листи або читати свої примітки зі школи. Правильне отримання завдання з першого разу може заощадити вам багато втраченого часу в довгостроковій перспективі.
4. Попросіть друга чи колегу тримати вас зосередженими раз у раз. Іноді нам потрібна підтримка інших, щоб зосереджуватися на завданнях, які потрібно виконати. Попросіть час від часу перевірити ваш графік у близького друга, батька, брата або сестри чи колеги.
   • Потім вони можуть принести вам чашку кави або сказати щось приємне, щоб ви могли взяти хвилинку для посмішки чи сміху, а потім повернутися до своїх повсякденних завдань. Хоча ви можете бути зайнятими, просто спілкування з другом може покращити ваш настрій та призвести до кращого управління часом.

Метод 3 з 3: Усунення відволікаючих факторів

1. Уникайте випадкової перевірки електронних листів. Випадкова перевірка електронної пошти може створити шаблон "старт-стоп-старт" у вашому робочому дні та призвести до втрати часу. Уникайте постійного відкриття програми електронної пошти протягом дня, особливо якщо вам слід зосередитись на зовсім іншому завданні. Заплануйте 3 рази протягом дня, щоб перевірити свою електронну пошту: рано вранці, після обіду та в середині дня. Це гарантує, що вас не відволікатиме безперервний потік електронних листів протягом усього дня і що ви виділите час, який потрібно витратити на обробку електронних листів.
   • Той самий принцип можна застосувати до інших форм спілкування, таких як голосова пошта, текстові повідомлення чи телефонні дзвінки. Не намагайтеся бути доступними постійно, якщо ви не очікуєте важливого повідомлення чи телефонного дзвінка. Це обмежує будь-які перебої у вашому робочому процесі та допомагає дотримуватися вашого розкладу.
2. Вимкніть телефон та Інтернет. Якщо можливо, виберіть принаймні годину робочого дня, коли телефон і Інтернет-з’єднання будуть вимкнені. Таким чином, ви можете повністю сконцентруватися на своїй роботі, де це необхідно, не відволікаючи увагу на телефон або Інтернет.
   • Збереження цього відволікання може також допомогти вам написати дипломну роботу або вичерпний звіт. Вимикаючи звук телефону, ви переконуєтесь, що не маєте приводу перевіряти телефон кожні п’ять хвилин або втягуватися в прокрутку соціальних мереж.
3. Повідомте оточуючим, що ви не хочете, щоб вас турбували. Намагайтеся не заохочувати інших відволікати вас чи не відволікати увагу інших, даючи зрозуміти всім навколо, що ви працюєте.Це може означати закриття дверей або встановлення таблички з повідомленням, що ви не хочете, щоб вас турбували. Ви також можете надіслати електронне повідомлення по офісу, щоб нагадати всім, що певний час - тихий робочий час.
4. Постарайтеся не відволікатися від своєї рутини. Склавши перелік завдань (або графік роботи), включаючи заходи безпеки, щоб не відволікатися, використовуйте силу волі та зосередженість, щоб дотримуватися свого розпорядку дня. Більшість людей знає різницю між добре використаним часом і витраченим часом, тому будьте обережні, щоб не потрапити в пастку, яка витрачає час. Використовуйте свій графік як підтримку, і в кінці дня ви насолоджуватиметесь почуттям успіху та добре проведеним часом.