Зміст

• кроки
• Поради

Уміння скласти довідковий документ може виявитися корисним навиком для студентів, ділових людей, політиків і громадських діячів. Як правило, в довідковому документі описується певна проблема і її передумови, висуваються пропозиції щодо її вирішення, перераховуються вже використані кошти і рекомендації щодо поліпшення ситуації. Якісний довідковий документ повинен бути коротким, добре структурованим, в ньому повинні описуватися найважливіші факти і чудові рішення. Ось послідовне опис процесу складання довідкового документа.

кроки

1. 1 Опишіть проблему.
   • Виділіть причини і симптоми. Розуміння причини допоможе вирішити проблему. Наприклад, на перший погляд може здатися, що молоді сільські дівчата не бажають відвідувати школу. При більш ретельному розгляді з'ясовується, що у них немає транспорту, щоб дістатися до школи, або що дорога до школи занадто небезпечна.
   • Резюмуйте будьте готовими описати проблему. Будьте короткі. Спочатку опишіть причину проблеми, а потім її симптоми. Наприклад, розкажіть про відсутність громадського транспорту і небезпечних дорогах. Потім поясніть, як ці проблеми впливають на низьку відвідуваність школи учнями, і, нарешті, про те, що низький рівень освіти створює несприятливі економічні перспективи для дівчат.
2. 2 Ідіть назустріч вашої аудиторії.
   • Пишіть простою доступною мовою. Враховуйте інтереси читачів вашого довідкового документа і їхнє ставлення до проблеми. Використовуйте стиль мовлення, який буде їм доступний, уникаючи технічних термінів і деталей, які можуть бути їм незрозумілі.
   • Відповідайте на питання ваших читачів. Подумайте про те, які питання можуть виникнути у читачів, і постарайтеся відповісти на них у вашому документі довідки. Якщо в проблемі задіяні складні процеси, опишіть найважливіші їх аспекти.
3. 3 Запропонуйте рішення або комплекс можливих заходів.
   • Переконайте вашу аудиторію. Можливо, у вас є рішення, яке, на ваш погляд, може вирішити проблему. Опишіть його і роз'ясніть, чому це рішення є найкращим. Наведіть задокументовані відомості і факти в підтримку ваших аргументів.
   • Уявіть публіці кілька можливих рішень. Якщо це нова або складна проблема, можливо, вам не вдасться відразу знайти ефективне рішення. Обміркуйте кілька можливостей і уявіть кожну як варіант вирішення проблеми. Наведіть кілька прикладів того, як кожне із запропонованих засобів виявилося ефективним в інших подібних випадках.
   • Опишіть можливі наслідки. Деякі рішення можуть обійтися дорого. Поясніть, будь витрат зажадає проблема від окремих осіб або спільнот, залучених в її рішення. Будьте конкретні і перерахуйте всі необхідні факти, щоб переконати публіку в тому, що ви ретельно досліджували питання.
4. 4 Напишіть висновок. Коротко резюмуйте будьте готовими описати проблему, ваш аналіз і рекомендації.
5. 5 Оформіть ваш довідковий документ. Як правило, довідковий документ містить опис проблеми, її передумов, можливих рішень і укладення. Якщо необхідно, додайте до документа додаток, що містить важливі статистичні дані або діаграми. Якщо ви складаєте довідковий документ в рамках домашнього шкільного завдання, виконуйте вимоги викладача до формату і обсягу.

Поради

• Почитайте довідкові документи, складеними видатними лідерами і відомими вченими, щоб ознайомитися з їх ефективними методами.