Зміст

• Кроки

Те, як ви вирішите відповісти комусь, може вплинути на те, як вони та інші сприймають вас. На щастя, знаючи, як і коли давати відгуки, можна навчитися вдосконалювати. Якщо ви розмовляєте з кимось віч-на-віч, головне - звернути на них увагу і дозволити їм висловити свої думки, перш ніж ви дасте обдуману відповідь. Під час спілкування з текстовими повідомленнями існує кілька мовчазних правил, яких потрібно дотримуватися для успішного спілкування. Електронна пошта - це більш офіційна форма спілкування з професійними умовами, якої потрібно дотримуватися, щоб ефективно спілкуватися та відповідати належним чином.

Кроки

Спосіб 1 з 3: Відповідь на текстові повідомлення

1. 

   Використовуйте щоденну мову, коли пишете текст. Електронна пошта, листування та навіть особистий чат можуть проходити більш офіційно.Через короткий і обмежений характер текстових повідомлень доречно використовувати більш спокійну мову, яка передає повідомлення про те, що розмова є більш особистою.
   • Наприклад, ви можете використовувати "b" замість "you", щоб заощадити місце, швидше надіслати повідомлення та висловити спокійний тон.
   • Правила пунктуації, як правило, зручніші при обміні текстовими повідомленнями. Наприклад, обов’язкове правило коми може змусити розмову почуватись бомбливою та офіційною.
   • Не завжди вважайте, що надсилання текстових повідомлень є нормальним, але якщо інша людина користується повсякденною мовою, відповідьте їй, щоб допомогти їй розслабитися.

2. 

   
   
   Задавайте відкриті питання для розвитку бесіди. Якщо ви хочете продовжувати текстовий чат, задавання відкритих питань допомагає іншій людині більше говорити та висловлювати свою думку на тему. Задаючи запитання, які дають стислий, відповідь «так» чи «ні» зробить розмову нудною.
   • Наприклад, якщо ви розмовляєте з кимось про свій бізнес, ви можете запитати: "Як ви ставитесь до нового проекту?"
   • Якщо ви хочете дізнатись більше про думки людини на якусь тему, спробуйте надіслати їм текстові повідомлення на зразок: "Я згоден з вами, але чому ви так думаєте?"

3. 

   
   
   Уникайте різких або однословних відповідей. Текстові повідомлення повинні бути порівняно короткими, але короткий або поспішний відповідь може передавати повідомлення про те, що ви злі або засмучені людиною. Якщо ви відповідаєте на чиєсь повідомлення, надішліть їм значущу відповідь, що містить принаймні 1 або 2 речення.
   • Іноді цілком прийнятно відповісти "ОК", якщо це має сенс у контексті. Однак уникайте надсилання слова "К" ще раз, оскільки воно здається грубим і грубим.

   Порада: Якщо ви зазвичай даєте короткі відповіді, ви можете продовжувати це робити.

   
   

4. 

   Використовуйте розділові знаки та смайли для передачі тону. Через об’єктивну природу текстових повідомлень люди можуть зрозуміти тон або емоції короткою мовою. Ви можете чітко передавати свої ідеї за допомогою пунктуації та смайлів, якщо ваше повідомлення виглядає неясним.
   • Наприклад, ви можете відповісти: «Я знаю, дякую. :) ”, тоді текст не здається таким, ніби вас дратують або різко сприймають людину.
   • Іноді, використовуючи крапки, здається, що ти злий. Наприклад, зручніше сказати: "Ні, його немає" замість того, щоб сказати "Ні". Це не має ".

5. 

   Перегляньте повідомлення перед надсиланням. Перш ніж надсилати повідомлення, слід швидко перевірити. Перевірте помилки друку та переконайтеся, що ви передаєте правильне повідомлення та використовуєте правильний тон.
   • Після того, як ви надішлете повідомлення, ви не зможете його отримати! Тому перед відправленням краще мати швидку перевірку.

6. 

   Не надсилайте наступну партію повідомлень. Пакети повідомлень та текстові повідомлення можуть дратувати та засмучувати інших. Надішліть відповідь, яка включає все, що ви хочете сказати, замість того, щоб надсилати багато коротких повідомлень.
   • Також нормально надсилати додатковий текст, якщо ви забули свою думку або вам потрібно щось пояснити.
   • Якщо хтось не відповідає на 2 повідомлення поспіль, швидше за все, вони не хочуть з вами говорити, або вони не телефонують. У будь-якому випадку, ви повинні дати їм час і простір для відповіді.

7. 

   Попросіть телефонного дзвінка, якщо розмова стає занадто складною для обміну текстовими повідомленнями. Текстові повідомлення повинні бути короткими та стислими. Якщо текстова розмова стає занадто незграбною до того, що ви не можете правильно висловити свої думки, запитайте, чи може людина зателефонувати вам, щоб ви могли детально поговорити або правильно обговорити свої думки. Повна заява дисертації.
   • Спробуйте надіслати повідомлення в такий спосіб: «Це буде простіше пояснити по телефону. Ви можете мені зателефонувати, дякую! "
   реклама

Спосіб 2 з 3: Поспілкуйтеся безпосередньо з кимось

1. 

   Уважно слухайте, коли хтось розмовляє з вами. Щоразу, коли хтось розмовляє з вами, встановіть зоровий контакт і зверніть увагу на те, що вони говорять. Це показує, що ви слухаєте і розумієте, що вони говорять.
   • Приділіть повну увагу динаміку, щоб їм було комфортно розмовляти з вами.
   • Нахиліться ближче або запитайте свого партнера, чи можете ви переїхати в тихіше місце, якщо вам важко чути чітко.

2. 

   Зверніть увагу на невербальні сигнали оратора. Мова тіла може передати не лише слова людини. Поки хтось розмовляє, спостерігайте за мовою їх тіла, щоб побачити, як ви повинні реагувати.
   • Наприклад, якщо хтось продовжує озиратися навколо або рухати ногами вперед-назад, він може хвилюватися або боятися. Запитайте їх, чи добре з ними, замість того, щоб відповідати на те, що вони говорять.
   • Слід також слухати, як вони говорять. Якщо вони говорять вголос або образливо, вони, мабуть, засмучені або розсерджені розмовою. Вам потрібен буде інший підхід при реагуванні, щоб уникнути подальшого стресу.

3. 

   Уникайте відповіді, поки хтось говорить. Якщо ви занадто схвильовані або захоплені відповідями, перш ніж хтось закінчить розмову, вони помітять і можуть засмутитися. Зачекайте, поки вони закінчать розмову, і ви почуєте все, що вони хочуть сказати, перш ніж дати будь-яку відповідь.
   • Було б грубо втручатися у ваші власні думки, поки хтось інший говорить.

   Порада: Слухайте і пам’ятайте про основні моменти, на які ви плануєте відповісти, поки хтось говорить, але не ігноруйте те, що вони говорять згодом, щоб ви могли дати розумніші або швидші відповіді. швидко.

4. 

   Зачекайте, поки вони закінчать говорити, перш ніж ви заговорите. Коли ви розмовляєте з кимось, нехай він закінчить свої думки, перш ніж ви відповісте. Таким чином, ви будете знати всі факти та інформацію, яку вони хочуть передати, щоб ви могли дати проникливі та проникливі відповіді.
   • Іноді люди додають трохи більше інформації після закінчення розмови. Наприклад, вони можуть сказати: "О, почекай, я забув це сказати". Нехай говорять все, що хочуть сказати.

5. 

   Подумайте про відповідь, щоб ви могли говорити з упевненістю. Перш ніж відповісти, знайдіть хвилинку, щоб розглянути всю інформацію, яку ви вже знаєте. Якщо ви дасте відповідь поза темою, інша людина подумає, що ви насправді не слухали те, що вони сказали.
   • Витративши хвилинку на роздуми над тим, як відповісти, ви також гарантуєте розумну відповідь.

6. 

   Задавайте запитання, якщо вам потрібні пояснення або додаткова інформація. Якщо ви не можете почути або зрозуміти, що хтось говорить, не намагайтеся відповісти нерозумінням або помилковим уявленням. Запитайте їх, що вони сказали або що вони мали на увазі, щоб ви могли відповісти відповідним чином.
   • Якщо ви не впевнені в намірах когось або хочете, щоб вони пояснили своє справжнє значення перед тим, як відповісти, задайте відкрите запитання: "Що ви маєте на увазі?"
   • Це нормально запитати когось ще раз, якщо ви не можете почути або повністю зрозуміти, що вони сказали.

7. 

   Говоріть прямо та чітко, коли відповідаєте. Після зважування отриманої інформації та обдумування того, що ви хочете сказати, говоріть чітко і впевнено. Не використовуйте двозначну або суперечливу мову, щоб намагатися виглядати швидше чи розумніше. Люди цінують правду, тому дайте чесний відгук, щоб продемонструвати, що ви дбаєте про них і розумієте їх.
   • Переконайтеся, що вони звертають увагу, щоб вам не довелося їх повторювати.
   • Знайте, чи хоче хтось інший поговорити, і дайте їм можливість поговорити.
   • Нехай інша людина реагує на те, що ви сказали. Не залишайте і не закінчуйте розмову, бо у вас була можливість поговорити.

8. 

   Будьте готові, коли хтось заперечує. Навіть якщо ви обміркували те, що хочете сказати, завжди є шанс, що хтось заперечить проти ваших слів. Це теж добре! Будьте готові на випадок, якщо хтось сперечається або намагається зневажати те, що ви говорите.
   • Залишайтеся спокійними і не зліться, якщо хтось намагається вас спровокувати.
   • Нехай інші підтверджують свої переконання та думки. Не намагайтеся змусити їх прийняти вашу точку зору.
   реклама

Спосіб 3 з 3: Зворотній зв'язок електронною поштою

1. 

   Відповідайте на електронні листи протягом 48 годин. Своєчасна відповідь на електронну пошту важлива для прояву ввічливості та професіоналізму.Вам не потрібно відповідати негайно, але ви повинні відповісти принаймні протягом 2 днів.
   • Незалежно від того, чи електронний лист для вас невідповідний, або помилково, надішліть відповідь відправнику, щоб повідомити, що він надіслав не ту особу.

2. 

   Використовуйте професійне привітання у електронному листі з відповіддю. Електронна пошта часто є більш офіційною, ніж текстові повідомлення або телефонні дзвінки. Відповідайте "Привіт" або "Привіт" перед іменем людини, щоб правильно надіслати електронний лист.
   • Якщо особа, якій ви відповідаєте, має особливу перевагу для привітання або хоче, щоб ви називали її по імені, зробіть, як потрібно. Наприклад, якщо вони хочуть, щоб ви називали їх коротким ім'ям, наприклад "Боб" замість "Роберт", використовуйте це ім'я.

3. 

   Обмежте використання знаків оклику. Відповідь повинна мати належну граматику, орфографію та пунктуацію. Однак використання занадто великого знака оклику може змусити вас здатися нещирим або надмірно агресивним. Уникайте їх використання, якщо це не доречно.
   • Окличні знаки - чудовий спосіб привітати когось або передати хвилювання, але якщо зловживати, вони будуть неефективними.

4. 

   Уникайте шрифтів, які важко побачити під час надсилання електронних листів. Виберіть основний шрифт, щоб ваша електронна пошта виглядала професійно. Не використовуйте барвистий шрифт або шрифт, як Comic Sans, коли ви надсилаєте електронні листи з відгуками.
   • Основним вибором є розмір 10 або 12 для шрифту Arial або Times New Roman.

5. 

   Зверніть увагу на одержувача у електронному листі з відповіддю. Іноді допомагає залучити до відповіді когось іншого, щоб ви могли залучити їх до обговорення. Однак, якщо його надіслати непов’язаному консультанту чи колезі, це справді засмутить або розсердить людину, на яку ви реагуєте.
   • Якщо вам потрібно включити когось іншого в електронну пошту, скористайтеся функцією «BCC», що означає надсилання електронних листів багатьом людям, але інформація про цих людей залишатиметься приватною.

6. 

   Вкажіть, кому ви хочете відповісти у груповому електронному листі. Якщо відповідь усім у групі була правильною, виберіть "Відповісти всім", коли ви надсилаєте її назад. Однак, якщо вам потрібно задати або пояснити конкретну тему чи проблему з людиною, надішліть її безпосередньо цій людині.
   • Якщо в електронній пошті є велика група людей, але вам потрібно відповісти лише кільком людям, вам просто потрібно відповісти цим людям.

7. 

   Не надсилайте лист-подяку, якщо це не потрібно. Короткий електронний лист, який не є корисним для розмови, не буде необхідним. Якщо відправник не попросить вас підтвердити, що ви отримали та зрозуміли електронне повідомлення, надсилання електронних листів із повідомленням «Дякую» буде зайвим і дратує.

   Порада: Якщо хтось надсилає вам "переглянуте" повідомлення, підтвердьте, що ви отримали електронне повідомлення, клацнувши на повідомлення, щоб надіслати їм сповіщення.

8. 

   Прочитайте електронне повідомлення ще раз і перевірте одержувача перед відправкою. Орфографічні чи граматичні помилки можуть зробити ваш електронний лист непрофесійним. Перш ніж надсилати, знайдіть хвилинку, щоб перечитати відповідь. Перевірте правильність написання та граматики та переконайтеся, що ви надсилаєте потрібну особу.
   • Не залежать від перевірки правопису, щоб знайти всі помилки!
   • Спробуйте прочитати електронне повідомлення вголос перед надсиланням, щоб ви могли чітко почути вміст.
   • Програми або програми електронної пошти часто заповнюють адреси електронної пошти автоматично під час введення полів даних одержувачів, що може призвести до випадкової надсилання електронних листів не тій людині.
   реклама