Напишіть діловий лист клієнтам

Відеоролик: Как я делаю листья из фоамирана 🍁🍁🍁три МОЛДА какой Листик лучше/ Вырезаем зубчики, тонируем

Зміст

Крок
Частина 1 з 2: Складання ділового листа
Частина 2 з 2: Написання ділового листа
Поради

Коли ви керуєте бізнесом, вам, мабуть, доведеться писати листи своїм клієнтам. Можливо, вам доведеться розповісти їм про нові події чи спеціальні пропозиції, або, можливо, вам доведеться відповісти клієнту, який має скаргу від імені вашого бізнесу. Якою б не була причина вашого листа, завжди використовуйте професійний тон.

Крок

Частина 1 з 2: Складання ділового листа

Використовуйте професійний бланк. Діловий лист представляє вашу компанію. Тож він повинен виглядати самобутньо і бути якісним. На ньому також повинен бути логотип компанії або бренд.
- Ви можете зробити фірмовий бланк із макетами в Microsoft Word. Обов’язково використовуйте наявний логотип або бренд у бланку.
Відкрийте програму обробки текстів. Слід завжди створювати діловий лист на комп’ютері.
- Створіть новий документ і встановіть поля документа на 1 дюйм.
- Використовуйте шрифти із засечками, такі як Times New Roman, Georgia або Ariel. Обов’язково використовуйте шрифт розміром не більше 12, але не менше 10. Лист не повинен бути важким для читання через неправильний шрифт або розмір.
- Обов’язково використовуйте один інтервал.
Використовуйте форму блоку. Блокова форма - найпоширеніший формат ділових листів. З ним також найпростіше працювати. Кожен заголовок повинен бути проти лівого поля, і після кожного заголовка буде пробіл. Починаючи зверху вниз, ваш діловий лист повинен мати такі заголовки:
- Поточна дата або дата відправлення листа. Дата важлива, оскільки її можна використовувати для ваших записів та записів адресата. Тоді він також може використовуватися законно. Тож переконайтеся, що дата правильна.
- Адреса відправника. Це ваша адреса, відформатована у стандартному форматі адреси. Якщо ваша адреса вже на бланку, ви можете пропустити цей крок.
- Адреса адресата. Це складається з імені та адреси особи, якій ви пишете лист. Використання пана / пані необов’язково. Отже, якщо ви пишете, наприклад, Ніні де Фріз, ви можете опустити частину Меврова.
- Преамбула. Це може бути "Шановна місіс де Фріз" або "Шановна Ніна де Фріз". Якщо ви не впевнені, хто прочитає лист, використовуйте "Шановний пане чи пані". Ви також можете використовувати "L.S.", але в крайньому випадку, якщо ви не уявляєте, хто читатиме ваш лист.
- Тіло листа. Ми зупинимось на цьому далі в цій статті.
- Закриття листа з підписом. Це може бути "З повагою" або "З повагою".

Частина 2 з 2: Написання ділового листа

Визначте, хто ваша цільова аудиторія. Тон листа завжди повинен бути професійним, незалежно від вашої цільової аудиторії. Але, можливо, доведеться змінити мову або вибір слів залежно від одержувача. Якщо ви пишете в відділ кадрів іншої компанії, ви повинні бути більш офіційними на своїй мові. Але якщо ви пишете певному клієнту, ви можете використовувати трохи більш невимушену або невимушену мову.
- Визначення цільової групи також означає, що ви можете бути чіткими щодо цільової групи. Уникайте використання термінології, яку ваш читач не розуміє. Наприклад, клієнт, ймовірно, не знає абревіатур, що використовуються для космічної програми вашої компанії, тому не використовуйте їх у листі.
- Золоте правило написання хорошого ділового листа - бути чітким, стислим та ввічливим.
Вкажіть мету листа в першому реченні. Розгляньте мету листа. Це інформувати своїх клієнтів про ваше нове місце? Це нагадувати клієнту про несплачений рахунок або непогашений залишок? Або відповісти на скаргу замовника? З урахуванням цієї мети створіть проект для першого речення, який негайно дасть читачеві зрозуміти, про що йдеться у листі. Не будьте неясним щодо мети вашого листа. Будьте прямолінійними.
- Почніть із "Я", якщо ви хочете висловити свою думку як власник бізнесу. Використовуйте "Ми", коли пишемо від імені компанії чи організації.
- Зосередьтеся на прямому твердженні, наприклад: "Цим листом ми хочемо повідомити вас" або "Цим листом ми хочемо просити вас". Ви також можете використовувати заяву "Я", якщо ви пишете лист як власник бізнесу. Наприклад: "Я зв’язуюся з вами через" або "Нещодавно я чув, що ... і хотів би дізнатись більше про ..."
- Наприклад, якщо ви (як власник бізнесу) пишете Ніні де Фріз лист про несплачений рахунок минулого місяця, ви можете почати з: "Я зв’язуюся з вами через цей лист через непогашений залишок на вашому рахунку з березня 2015 року . "
- Або, як співробітник компанії, якщо ви відповісте на скаргу замовника щодо космічної програми компанії, ви можете розпочати лист з "Ми отримали вашу скаргу щодо нашої космічної програми на Марс".
- Можливо, ви пишете лист, щоб повідомити клієнта про те, що він виграв конкурс або місце на навчальному курсі. Почніть із речення на кшталт: "Я радий повідомити вас ..." або "Ми хотіли б повідомити вам, що ..."
- Якщо вам доводиться повідомляти погані новини, почніть із речення на кшталт: "Ми шкодуємо повідомити вас, що ..." або "Після ретельного розгляду я вирішив не ..."
Використовуйте активний голос замість пасивного. Загалом мовою ми часто використовуємо пасивну форму. Але пасивна форма робить те, що ви пишете, нудним і заплутаним. Активна форма набагато ефективніша у діловому листі, оскільки вона задає більш напористий тон.
- Прикладом пасивної форми є, наприклад: `` Які конкретні скарги я можу вирішити для вас? '' Тема речення, замовник (`` ти '') знаходиться в кінці речення, а не на початку речення.
- Прикладом активної форми є, наприклад, «Що я можу зробити для вирішення ваших скарг?» Ця версія пропозиції в активній формі набагато зрозуміліша та легша для розуміння читачем.
- Використання пасивної форми може бути чудовим способом передати своє повідомлення, не звертаючи уваги на помилку чи сумнівний момент. Але використовуйте лише це тоді. Загалом, активна форма набагато ефективніша у ділових листах.
Вкажіть попередню подію або розмову з читачем, якщо це можливо. Можливо, ви зв’язалися з Ніною де Фріз на початку цього місяця з попередженням про її несплачений рахунок. Або, можливо, клієнт висловив розчарування космічною програмою на конференції минулого місяця. Якщо ви вже спілкувались із читачем, визнайте це. Це нагадує читачеві про ваш попередній контакт і робить діловий лист більш актуальним і важливим.
- Використовуйте фразу, наприклад: "Продовжуючи мій лист про ваш несплачений рахунок" або "Дякую за ваш платіж у березні". Або "Дуже корисно було почути про вашу позицію щодо космічної програми на травневій конференції".
Зробіть запит або запропонуйте допомогу. Задайте позитивний тон читачеві, зробивши ввічливий запит або запропонувавши їм допомогу у формі спільних стосунків.
- Скажімо, ви власник бізнесу, який просить клієнта сплатити рахунок. Використовуйте фразу на кшталт: "Я вдячний, якщо ви якнайшвидше врегулюєте свій несплачений рахунок".
- Скажімо, ви пишете від імені вашої компанії. Використовуйте таке речення, як: "Ми б із задоволенням влаштували очну зустріч між вами та нашим співробітником з управління персоналом".
- Ви також можете запропонувати відповісти на будь-які запитання чи проблеми, які можуть виникнути у ваших читачів. Використовуйте таку фразу, як: "Я із задоволенням відповім на будь-які ваші запитання чи сумніви щодо вашого облікового запису." Або "Ви хочете, щоб ми надали вам докладнішу інформацію про програму?"
Закрийте лист. Додайте заклик до дії для себе та для читача. Це може бути запит на оплату до певної дати або примітка про офіційну зустріч із читачем.
- Додайте речення, де ви звертаєтесь до адресата в майбутньому. "Я з нетерпінням чекаю зустрічі з вами на засіданні бюджету наступного тижня". Або "я з нетерпінням чекаю подальшого обговорення цього питання з вами під час нашого візиту до штаб-квартири".
- Зверніть увагу на будь-які документи, які ви хочете додати до свого листа. Додайте таке речення, як "У вкладеннях ви знайдете несплачений рахунок" або "Вкладене ви знайдете копію нашої космічної програми".
- Закінчіть лист заключним реченням. Використовуйте "Щиро" для клієнтів або клієнтів.
- Використовуйте "Щиро" в офіційних листах людям, яких ви не знаєте.
- Використовуйте лише "З найкращими побажаннями" або "З найкращими побажаннями", коли пишете комусь, кого добре знаєте або з яким працюєте.
Прочитайте лист ще раз. Всі ваші точні форматування та слова будуть марними, якщо лист сповнений орфографічних помилок!
- Зверніть увагу на будь-яке використання пасивної форми та спробуйте змінити речення на активну.
- Зверніть увагу на будь-які довгі, незрозумілі та складні речення. У діловому листі, як правило, менше - це більше, тому, якщо це можливо, скоротіть тривалість своїх речень.