Автор:
Randy Alexander
Дата Створення:
28 Квітень 2021
Дата Оновлення:
1 Липня 2024
Зміст
Електронна пошта, як і будь-який інший засіб спілкування, має свої конвенції та соціальні протоколи. Якщо вам потрібно написати електронний лист, який вимагає зворотного зв’язку під час роботи чи навчання, або щодо чернетки, вам слід подумати, як найкраще скласти своє речення, час та структуру електронної пошти під час складання електронного листа. може. Ввічливий, стислий і конкретний електронний лист допоможе вам отримати потрібну відповідь.
Кроки
Метод 1 з 4: Прохання про зворотній зв'язок на роботі
Визначте найбільш кваліфіковану особу, яка коментуватиме вашу роботу. Зазвичай це буде ваш безпосередній менеджер. У будь-якому випадку, вам слід спочатку звернутися до свого керівника або старшого колеги або колеги-однолітка. Вони матимуть досвід, який допоможе вам та надасть вам зворотний зв’язок.
Будьте ввічливими та скромними під час написання електронних листів. Слід дотримуватися цих загальних правил під час написання електронної пошти на роботі. Скромність стає в нагоді, коли ви просите про відгук, але не будьте настільки скромними, що ваш начальник або менеджер вважають, що ви нічого не знаєте про свою роботу. Натомість ставте запитання, в яких зазначається ваш прогрес під час роботи над проектом чи завданням. Це допоможе начальнику зрозуміти, що ви не просто пасивно чекаєте зворотного зв’язку. Також слід пам’ятати поради, наведені нижче.- Ви можете написати щось на кшталт: «Я роблю презентацію на завтра, але у мене є проблема з форматуванням - я не впевнений, чи роблю я стандартний корпоративний формат. Я додав свою презентацію. Чи є у вас пропозиції щодо дизайнерської частини? Спасибі вам за вашу підтримку ".
- Не забудьте подякувати їм у електронному листі.
Будьте конкретні, коли запитуєте про відгук. Це може допомогти вам уникнути переважних відгуків, але це не допомагає вашій роботі. Слід уникати питань "Так" або "Ні", якщо це не потрібно. Натомість вам слід зосередитися на конкретних частинах проекту, які вам потрібно зробити. Не «тероризуйте» свого начальника або колегу зразу всіма запитаннями, які ви хочете задати щодо вашої роботи.- Наприклад, ви можете написати щось на зразок: «Я не впевнений, як обробляються файли Eastman. Клієнт ще не відповів на мої електронні листи, і оскільки це проект із високим пріоритетом, я вважаю, що найкраще, якщо б я надіслав йому електронного листа, щоб запитати, що я повинен робити ”.
- Якщо ви очікуєте загальних відгуків у формі огляду чи звіту, будьте конкретні. Будьте максимально чемними, лаконічними та максимально конкретними. Наприклад, ви можете попросити звіт про свою ефективність чи креативність у роботі. Якщо ви вимагаєте відгуків у своїх підлеглих, вам потрібно провести анонімне опитування.
Надсилайте електронні листи з вдячністю, коли інші відгукуються. Якщо відгуки говорять про те, що вам потрібно значно покращитись або ваша робота не дуже хороша, напишіть коротке речення про те, як ви покращатиметесь. Вам потрібно дати собі час переробити свої емоції, перш ніж негайно відповісти.- Не забудьте відповісти протягом 1-2 днів.
Метод 2 з 4: Прохання про зворотній зв’язок у навчанні
Представтеся. Ваші викладачі можуть навчати сотні студентів, особливо якщо вони викладачі в університеті. Вам потрібно буде вказати своє ім’я та прізвище (ім’я та прізвище), свій клас та курс. Якщо ви старшокласник, вам знадобиться інформація про ваш клас або про час навчання. Таким чином, ви не втратите час своїх вчителів, думаючи, хто ви, натомість вони витратять більше часу, відповідаючи на потрібну вам інформацію.
Бути ввічливими. Іноді студенти відчувають труднощі з першим електронним листом, надісланим вчителю. Ви можете почати з "Привіт, сину вчителю" або "Шановний Ко Тхань". Навіть якщо викладач надіслав вам електронний лист, не використовуйте менш офіційну мову, ніж раніше. Зберігайте свій тон стандартним. Замість того, щоб писати: «Привіт, як ти думаєш, яким є мій есе? Це найкращий твір, чи не так? "Напишіть так:" Я не впевнений, чи правильно розумію вимоги до призначення. У мене є кілька питань, пов’язаних з есе.
Будьте короткими. Вам не потрібно пояснювати весь контекст питання, якщо тільки контекст не потрібен для правильного розуміння питання. Наприклад, якщо ви просите про відгук щодо можливого продовження терміну, вашому вчителю знадобиться причина для цього. Однак, якщо ви просто запитуєте про домашнє завдання, не повідомляйте їм про те, як пізно ваша собака змушувала вас працювати, чому ви надіслали їм електронний лист зараз (якщо це не близько до дати подання) або якщо ви цього не зробите щось інше, не пов’язане з домашнім завданням.
Не чекайте до ночі перед тестом або датою здачі, щоб запитати відгук. Вчитель не тільки не відповість, коли подання буде близьким, але й розсердиться, бо ви чекали до останньої хвилини, щоб проконсультуватися з ними. Якщо вам потрібно надіслати запитання в останню хвилину, будьте короткими, конкретними та вибачте. Таким чином, більш імовірно, що викладач відповість вам, якщо вони побачать електронний лист у потрібний час.
Використовуйте формат файлу, який вимагає викладач. Зазвичай ваш викладач під час вступу до навчальної програми повідомляє вам, який формат файлу він прийме для виконання завдань або надішле по електронній пошті. Наприклад, якщо викладач вказав файл .doc, не надсилайте формат .df або .pages. Якщо ви сумніваєтесь, ви можете надіслати .rtf або.pdf або звернутися до свого вчителя.
Попросіть про відгук щодо поданого вами есе чи вікторини. Просто напишіть своєму професорові та будьте ввічливими. Якщо професор викладає в школі, ви можете прийти до них або домовитись про зустріч. Ви можете сказати: "Шановний професоре Хоа, я не пройшов тестування так добре, як очікувалося. Ви можете провести мене через помилки, які я зробив, щоб я міг скласти майбутній тест. Чи краще? " Часто ваш професор відповість на цей запит приємно. реклама
Метод 3 з 4: Попросіть про відгук щодо рукопису
Спочатку напишіть знайомому. Якщо ви хочете отримати ефективний відгук, найкращою людиною буде ваш знайомий, бажано друг або колега. Надсилаючи електронною поштою знайомих з проханням про відгук, обов’язково регулярно надсилайте їм електронні листи. Якщо ви дзвоните їм регулярно, вам, мабуть, слід зателефонувати. Не поспішайте надсилати рукопис у першому електронному листі, якщо ви не знаєте, що вони погодяться (когось, хто чув, що ви читаєте проект, чи когось попросили допомогти вам прочитати його).
- Ви можете включити короткий опис або підсумок, залежно від того, надсилаєте ви електронного листа другу чи колезі.
Надішліть експерту електронного листа. Якщо вам дійсно потрібна професійна порада, надішліть електронного листа експерту, якого ви знаєте, і поясніть проект та навіщо вам потрібен відгук. Не поспішайте, але ввічливо подякуйте їм за турботу і скажіть: "Я розумію, якщо ви не встигнете відповісти". Ви навіть можете запитати, чи знають вони когось іншого, хто має час і досвід, щоб допомогти вам у випадку, якщо вони не можуть вас підтримати.
Не надсилайте кому-небудь рукопис без повідомлення. Одержувач, як правило, не відповідає на такі електронні листи, якщо ви чітко не вказали, що заплатите, якщо вони допоможуть. Якби вони були відомим автором, вони б не відповідали на такі електронні листи, оскільки отримали стільки подібних електронних листів. Натомість спочатку зверніться до друзів, колег, професорів тощо. Вони допоможуть вам і прагнуть підтримати вас.
Будьте конкретні щодо того, що ви хочете отримати за відгуками. Якщо ви просто хочете отримати позитивний відгук, повідомте своїх читачів. Вам потрібно сказати їм, чи потрібна вам детальна інформація, локальна чи глобальна інформація, або якщо ви хочете отримати відповідь, написану правильно, граматично правильно чи структуровано. Це допоможе вашим читачам зрозуміти, чого від них чекати.
- Позитивні відгуки повинні бути корисними. Якщо ваш читач пояснить, чому вони люблять певну річ, ви дізнаєтесь багато нового про свій рукопис.
- Якщо ви отримаєте негативні відгуки, дайте собі час відповісти. Якщо вони ваші друзі, можливо, вони просто хочуть вам допомогти. Якщо вони фахівець, яким би сердитим чи розчарованим ви не були, не відповідайте негативно. Натомість подякуйте їм за підтримку і рухайтеся далі. Через деякий час ви, мабуть, виявите, що їх відгуки корисні, навіть якщо спосіб спілкування не працює.
Дайте читачеві час відповісти. Якщо ви вимагаєте детального відгуку про новий проект, не чекайте відповіді через день чи навіть тиждень.Читачам потрібен час, щоб відредагувати такий довгий рукопис. Якщо у вас є кінцевий термін подання рукопису, повідомте свого читача. Ви також можете запитати, чи можуть вони подати зміни на певну дату. Пам’ятайте, що у них своє життя та обов’язки.
Дякую за твою допомогу. Якщо ви звернетесь до друга, ви можете придбати їм подарунок, як коробку цукерок, або просто допомогти їм повернутись, коли їм це буде потрібно. Якщо вони є експертами, ви можете написати електронний лист із вдячністю, щоб повідомити, що цінуєте їхню підтримку та час. Забуття подяки вашому читачеві може змусити їх почувати себе скористаними та / або не оціненими, а також зробити їх менш готовими допомогти вам у майбутньому. реклама
Метод 4 з 4: Запит відгуку від Замовника
Не ставте занадто багато питань. Сучасні клієнти переповнені такою кількістю опитувань багатьох компаній. Ви можете бути впевнені, що клієнт негайно видалить ваш електронний лист під час його читання, якщо він містить занадто багато запитань. Якщо ви хочете, щоб ваші клієнти зацікавилися, просто задайте питання чи два, і все.
Задавайте відкриті питання. Замість того, щоб використовувати запитання «Так / Ні», задавайте питання, що дають більш значущі відповіді. Замість того, щоб запитати: "Чи можете ви познайомити нас зі своїм другом?", Ви повинні запитати "Як би ви познайомили нас зі своїм другом?" Ці типи запитань дають більш інформативну відповідь, ніж запитання Так / Ні.
Повідомте своїх клієнтів, що ви негайно зв’яжетесь з ними. Це допомагає клієнтам відчути, що їх думку оцінять замість того, щоб надсилати їх на поштову скриньку, яку ніхто не буде читати чи хвилювати. Ви також отримаєте щирий відгук, якщо вони знатимуть, що ви відповісте.
- Відповідаючи, будьте чесними та професійними. У сьогоднішній всепроникній інтернет-культурі ви негайно знищите репутацію компанії, якщо відповісте без професіоналізму та щирості.
Не вставляйте спалахи або щось інше, що призводить до повільного завантаження електронних листів. Якщо клієнт відчуває повільне з’єднання, він негайно видаляє електронне повідомлення, коли не може завантажити вміст. Пам’ятайте, що зворотний зв’язок часто важливіший за ці функції.
Використовуйте правильні шрифти та формати. Створіть електронну пошту професійно та чітко. Електронний лист із поганою картинкою та шрифтом Comic Sans зазвичай не вражає клієнта. Замість цього використовуйте стандартний шрифт, такий як Times New Roman або Arial, якщо ви вагаєтесь щодо використання шрифту, і забезпечте якість зображення.
Переконайтесь, що електронний лист розроблений ефективно. Форматування вмісту одного стовпця ефективніше, ніж формат розділеного стовпця. Виберіть шрифт не занадто малий. Вам слід налаштувати електронну пошту для повного відображення на ноутбуці, телефоні або планшеті. Оскільки багато людей перевіряють електронну пошту на своїх телефонах, вам потрібно правильно відформатувати електронну пошту. реклама
Порада
- Трохи смирення дуже вам допоможе.
- Не заважайте іншим за відгуки.
- Дотримуйтесь контекстних правил написання електронної пошти.
